PAGE檔案管理需建立哪些制度檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面收集、整理，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查詢和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的期限保管檔案，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)向公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。3.對(duì)本部門檔案的安全和保密負(fù)責(zé)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、行政公文等。2.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。4.項(xiàng)目檔案：針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。5.其他檔案：如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）檔案編號(hào)1.采用分類編號(hào)法，對(duì)各類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)格式為：[檔案類別代碼][年份][流水號(hào)]。例如，行政檔案的編號(hào)為“XZ[2023]001”，其中“XZ”為行政檔案類別代碼，“2023”為年份，“001”為流水號(hào)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)形成和完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后，及時(shí)將辦理完畢的文件材料整理歸檔，并移交檔案管理部門。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，檔案形成部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)。2.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值確定保管期限。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施。3.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。2.檔案管理部門根據(jù)鑒定意見，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案采用格式化或刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。（五）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并將銷毀記錄歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時(shí)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（二）檔案移交1.公司/組織因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)編制《檔案移交清冊(cè)》，注明檔案的名稱