PAGE局切實(shí)制定檔案管理制度[公司/組織名稱(chēng)]檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。2.完整準(zhǔn)確原則。檔案的形成過(guò)程和內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，能夠全面反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立綜合管理部門(mén)作為檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管公司/組織各類(lèi)檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定向國(guó)家有關(guān)部門(mén)移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，忠于職守，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記工作，及時(shí)收回借出的檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施加以解決，確保檔案的安全。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門(mén)檔案的完整和準(zhǔn)確。2.在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求及時(shí)整理歸檔，不得積壓或自行銷(xiāo)毀。3.積極配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件材料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、變更登記申請(qǐng)書(shū)等。2.公司/組織的各類(lèi)會(huì)議文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.公司/組織的各類(lèi)業(yè)務(wù)文件材料，包括合同、協(xié)議、訂單、報(bào)價(jià)單、發(fā)票、發(fā)貨單、收貨單等。4.公司/組織的各類(lèi)人事文件材料，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。5.公司/組織的各類(lèi)財(cái)務(wù)文件材料，包括財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票存根等。6.公司/組織的各類(lèi)技術(shù)文件材料，包括技術(shù)研發(fā)報(bào)告、技術(shù)方案、技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等。7.公司/組織的各類(lèi)行政文件材料，包括工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、請(qǐng)示與批復(fù)、通知、通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等。8.公司/組織獲得的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。9.其他與公司/組織工作活動(dòng)相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，不得遺漏、篡改或偽造。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.各部門(mén)應(yīng)定期將收集的文件材料移交檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理方法1.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類(lèi)別，如文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、技術(shù)檔案等。2.對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行細(xì)分，如文書(shū)檔案可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)等；業(yè)務(wù)檔案可分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)、生產(chǎn)管理類(lèi)、質(zhì)量管理類(lèi)等。3.按照檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀和安全。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放公司/組織的各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司章程、股東名冊(cè)、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、公司年度財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、重要合同協(xié)議等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括公司的一般性業(yè)務(wù)文件、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括公司的臨時(shí)性文件、一般性會(huì)議文件等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、形成時(shí)間、保存價(jià)值等因素，確定每份檔案的保管期限，并在檔案目錄中注明。（三）檔案的存放與排列1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.同一類(lèi)檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)的順序排列，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰，不得重復(fù)或遺漏。3.檔案密集架應(yīng)合理安排存放空間，確保檔案存放整齊、有序，便于通風(fēng)和查閱。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整，存放位置正確。2.清點(diǎn)和檢查的內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤，檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況。3.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施加以解決。如檔案有損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)；如檔案有丟失，應(yīng)查明原因并進(jìn)行追查。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司/組織外部人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或損壞檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)借閱。2.借閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司/組織外部人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，填寫(xiě)檔案借閱登記表，注明借閱檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)借閱申請(qǐng)表和借閱登記表，將檔案借給借閱人員，并開(kāi)具檔案借閱憑證。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、保存價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案徹底銷(xiāo)毀，無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷(xiāo)毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為檔案管理工作的決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司/組織應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向國(guó)家檔案館或其他有關(guān)部門(mén)移交