PAGE城建辦檔案管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)城建辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于城建辦各部門及全體工作人員在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等各種形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：城建辦檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映城建辦各項工作的實際情況，保持其原始性和完整性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善城建辦檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管城建辦各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等。6.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，對各部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。7.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為城建辦各項工作提供服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理的要求，定期將本部門的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案保管情況，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出改進(jìn)建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.城建辦在各項工作中形成的文件、通知、報告、會議記錄、決議、合同、協(xié)議、圖紙、圖表、照片（底片）、錄音帶（錄像帶）、光盤等各種形式的材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與城建辦工作有關(guān)的文件、資料。3.城建辦與其他單位往來的文件、函件、合同等。4.城建辦工作人員在工作中形成的個人業(yè)務(wù)檔案，如工作成果、獲獎情況等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署齊全，符合檔案管理的要求。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。4.收集的文件材料應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時移交綜合檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、聲像檔案類等。2.編號：對分類后的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用全宗號、目錄號、案卷號、件號等多級編號方式。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映城建辦主要職能活動和基本歷史面貌的，對城建辦工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映城建辦一般工作活動，在較長時間內(nèi)對城建辦工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映城建辦短期工作活動，在較短時間內(nèi)對城建辦工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.對電子檔案應(yīng)采取備份存儲、異地存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.檔案庫房管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，做好庫房的日常管理工作。3.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。4.定期對庫房進(jìn)行清潔衛(wèi)生，保持庫房整潔。5.做好庫房溫濕度的記錄和調(diào)控工作，確保庫房溫濕度符合檔案保管要求。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本制度適用于城建辦內(nèi)部工作人員、上級主管部門、相關(guān)單位及個人因工作需要查閱城建辦檔案的情況。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合檔案室審核。3.綜合檔案室根據(jù)申請內(nèi)容，確定是否提供查閱，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。4.查閱人員憑有效證件到綜合檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。（三）利用方式1.查閱人員可在綜合檔案室現(xiàn)場查閱檔案，如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.對涉及機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還綜合檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（四）利用登記綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、復(fù)印、拍照、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、利用方式、歸還日期等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點，以維護(hù)檔案的歷史真實性和完整性為原則，準(zhǔn)確判定檔案的價值，確保檔案的科學(xué)管理和有效利用。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件逐頁進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關(guān)檔案進(jìn)行比較，分析其異同點，判斷檔案的價值。3.效益評估法：從檔案對城建辦工作的實際效益出發(fā)，評估檔案的利用價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定失去保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核，報城建辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、查閱、利用、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案庫房的溫濕度、安全狀況等情況。（二）統(tǒng)計要求1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案工作情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，不得虛報、瞞報、漏報。3.定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（三）移交規(guī)定1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，定期將本部門形成的檔案移交綜合檔案室。移交時間一般為每年的[具體時間]。2.移交檔案時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管