PAGE水利項(xiàng)目部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水利項(xiàng)目部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水利項(xiàng)目建設(shè)、管理及維護(hù)中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本水利項(xiàng)目部在項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收及運(yùn)行管理等全過(guò)程中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：項(xiàng)目部設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)項(xiàng)目各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映水利項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集項(xiàng)目建設(shè)各階段形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全、完整。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。（四）檔案管理職責(zé)1.項(xiàng)目部檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本項(xiàng)目部檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)項(xiàng)目部各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。指導(dǎo)項(xiàng)目部各部門做好檔案資料的形成、積累和整理工作。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、總結(jié)和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。2.項(xiàng)目部各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定時(shí)間移交項(xiàng)目部檔案管理機(jī)構(gòu)。配合檔案管理機(jī)構(gòu)做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和督促檢查。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、水土保持方案、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等相關(guān)圖紙、文件及計(jì)算書。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.設(shè)備文件：設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)等。6.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書、工程竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。7.其他文件：與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、請(qǐng)示報(bào)告、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照水利項(xiàng)目建設(shè)的不同階段和文件的性質(zhì)、內(nèi)容，將檔案分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用“項(xiàng)目名稱檔案類別流水號(hào)”的方式。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂。4.編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式多份。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.設(shè)計(jì)文件在設(shè)計(jì)任務(wù)完成后歸檔。3.施工文件隨工程進(jìn)度同步歸檔，分部分項(xiàng)工程完工后及時(shí)整理歸檔。4.監(jiān)理文件按監(jiān)理工作階段及時(shí)歸檔。5.設(shè)備文件在設(shè)備到貨驗(yàn)收合格后歸檔。6.竣工驗(yàn)收文件在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對(duì)本部門形成的檔案資料進(jìn)行初步整理，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案資料移交項(xiàng)目部檔案管理機(jī)構(gòu)。2.項(xiàng)目部檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，符合要求的予以接收，不符合要求的退回原部門重新整理。3.檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔號(hào)、題名、保管期限等信息。4.將整理好的檔案資料按照檔案庫(kù)房的布局和分類要求，上架存放，并建立檔案臺(tái)賬。（三）保管期限1.水利項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)依據(jù)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、水土保持方案、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收鑒定書、工程竣工決算報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案：設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件等，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：一般性文件材料，保管期限為[X]年。2.保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，如有特殊情況需延長(zhǎng)或縮短保管期限的，應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。5.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的安全和有效利用。2.凡利用檔案的單位和個(gè)人，必須遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本項(xiàng)目部檔案管理制度。（二）利用范圍1.本項(xiàng)目部?jī)?nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門等因辦案需要查閱檔案。（三）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交項(xiàng)目部檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、數(shù)量等信息。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理機(jī)構(gòu)，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（四）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交項(xiàng)目部檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明檔號(hào)、題名、借閱時(shí)間、借閱期限、借閱人等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理機(jī)構(gòu)申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理機(jī)構(gòu)，并在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定工作應(yīng)在項(xiàng)目部檔案管理機(jī)構(gòu)的組織下，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同參與。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無(wú)缺頁(yè)、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的時(shí)效性：判斷檔案是否已失去保存價(jià)值，是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用意義。4.檔案的密級(jí)：審查檔案的密級(jí)是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，是否需要調(diào)整密級(jí)。（三）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.組織鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見。3.對(duì)鑒定為失去保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、檔號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。4.對(duì)鑒定為仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并調(diào)整檔案保管位置。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、檔號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，一式兩份，一份留存檔案管理機(jī)構(gòu)，一份歸檔保存。3.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或贈(zèng)送他人。六、檔案信息化管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案整理要求。3.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息化管理系