PAGE水行政執(zhí)法檔案管理制度一、總則（一）目的為加強水行政執(zhí)法檔案管理，規(guī)范水行政執(zhí)法行為，提高水行政執(zhí)法工作質(zhì)量和效率，保障水法律法規(guī)的正確實施，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水法》等相關法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位在水行政執(zhí)法活動中形成的各類檔案的管理，包括但不限于水行政許可、水資源管理、水環(huán)境保護、河道管理、水土保持等方面的執(zhí)法檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則水行政執(zhí)法檔案由本單位檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.依法管理原則嚴格按照國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準進行檔案管理，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位水行政執(zhí)法檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用水行政執(zhí)法檔案，確保檔案的安全和完整。3.對本單位各部門形成的水行政執(zhí)法檔案進行定期檢查和指導，確保檔案質(zhì)量。4.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。5.按照規(guī)定向有關部門移交檔案。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門水行政執(zhí)法檔案的收集、整理和初步立卷工作，確保檔案材料的真實、完整、準確。2.在檔案形成過程中，及時將檔案材料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.對檔案進行定期檢查和核對，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.按照規(guī)定為檔案利用者提供查閱、借閱等服務，做好利用登記工作。5.負責檔案管理設備的維護和管理，確保設備正常運行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.水行政許可檔案：包括許可申請書、申請人身份證明、申請材料、審查意見、許可決定、送達回執(zhí)等。2.水資源管理檔案：包括取水許可申請及審批文件、水資源費征收記錄、水資源監(jiān)測數(shù)據(jù)等。3.水環(huán)境保護檔案：包括環(huán)境影響評價文件、水污染防治設施驗收文件、水質(zhì)監(jiān)測報告、環(huán)境違法行為查處記錄等。4.河道管理檔案：包括河道巡查記錄、河道清障記錄、河道采砂許可及監(jiān)管文件等。5.水土保持檔案：包括水土保持方案審批文件、水土保持設施驗收文件、水土流失監(jiān)測數(shù)據(jù)等。6.水行政執(zhí)法檢查檔案：包括檢查計劃、檢查記錄、現(xiàn)場照片、詢問筆錄、責令改正通知書等。7.水行政處罰檔案：包括立案審批表、調(diào)查取證材料、行政處罰決定書、送達回執(zhí)、執(zhí)行情況記錄等。8.行政復議和行政訴訟檔案：包括復議申請書、答辯狀、判決書、裁定書等。9.其他與水行政執(zhí)法有關的文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應在水行政執(zhí)法活動結(jié)束后及時將檔案材料收集齊全，移交檔案管理部門。2.檔案材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應按照相關標準進行收集和整理，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照水行政執(zhí)法的業(yè)務類別進行分類，如分為水行政許可、水資源管理、水環(huán)境保護等類別。2.組卷根據(jù)檔案材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，將同一類別的檔案材料組成若干卷。卷內(nèi)材料應按照一定的順序排列，如批復在前，請示在后；正文在前，附件在后等。3.編目對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號、文件題名、文號、責任者、日期、頁號等項目。同時，編制案卷目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)等項目。4.裝訂對卷內(nèi)材料進行裝訂，去除金屬物，破損的材料應進行修補或復制。裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房內(nèi)應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（二）保管期限水行政執(zhí)法檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及重大水事違法案件、水行政復議和行政訴訟案件、具有重要歷史價值和查考利用價值的檔案材料。2.長期保管保管期限為30年，主要包括一般性水行政許可、水資源管理、水環(huán)境保護等方面的檔案材料。3.短期保管保管期限為10年，主要包括臨時性水行政執(zhí)法活動形成的檔案材料。（三）檔案的整理與上架檔案整理完成后，應及時上架保管。上架應按照案卷目錄的順序排列，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放位置。（四）檔案的定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等方面，并做好檢查記錄。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理，確保檔案的安全和完整。五、檔案的利用（一）利用范圍本單位內(nèi)部工作人員因工作需要可以查閱、借閱水行政執(zhí)法檔案。外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)本單位工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱時應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱手續(xù)本單位工作人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。（四）檔案的復制因工作需要復制檔案材料的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。復制時應保證復制件與原件一致，并注明復制日期、復制人姓名等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)本單位負責人批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行。銷毀時應確保檔案信息徹底銷毀，不得泄露。4.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀審批表》上注明銷毀日期、銷毀人姓名等信息，并將《檔案銷毀審批表》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立水行政執(zhí)法檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和網(wǎng)絡化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的相關標準。2.電子檔案管理建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編目、存儲、檢索等管理。電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步更新，確保兩者內(nèi)容一致。3.檔案信息安全加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信