PAGE幼兒園行政檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強幼兒園行政檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園管理、教育教學、歷史研究等方面的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于幼兒園各部門及全體教職工在行政管理活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園行政檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門應指定專人負責檔案的收集、整理和移交，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映幼兒園行政管理活動的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集、整理幼兒園行政管理活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及幼兒園機密、教職工個人隱私等內(nèi)容的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為幼兒園各項工作提供便捷、高效的檔案利用服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善幼兒園行政檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園行政檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案等各類檔案。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。5.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全完整。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。7.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為幼兒園的管理決策、教育教學研究、歷史文化傳承等提供檔案資料支持。8.負責對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。（二）部門檔案管理員1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的及時、完整。2.按照幼兒園檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.配合綜合檔案室做好檔案管理的各項統(tǒng)計工作，及時反饋本部門檔案管理工作的情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與幼兒園行政管理有關(guān)的文件、指示、通知、通報等。2.幼兒園制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、請示報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等。3.幼兒園與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。4.教職工的人事檔案材料，包括入職登記表、履歷表、考核材料、獎懲材料、工資變動材料、職稱評定材料等。5.幼兒園的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.幼兒園基建項目的立項文件、設計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。7.幼兒園設備采購及管理檔案，包括設備購置申請、合同、驗收報告等。8.幼兒園組織的各類活動資料，如運動會、文藝匯演、家長會等的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等。9.幼兒園的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。10.其他與幼兒園行政管理有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于重要文件和資料，應及時收集并妥善保管，不得延誤或丟失。3.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或損毀。4.對于電子文件，應按照規(guī)定格式和存儲要求進行收集，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。將每年形成的文書檔案按照保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三類，然后按照機構(gòu)或問題進行分類，編制案卷目錄。2.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立個人檔案盒，將檔案材料按照規(guī)定順序排列，編制檔案目錄。3.財務檔案：按照會計檔案管理辦法進行整理，將會計憑證、賬簿、報表等分別裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.基建檔案：按照項目建設程序進行整理，將立項文件、設計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等按照順序排列，編制基建檔案目錄。5.設備檔案：按照設備類別進行整理，將設備購置申請、合同、驗收報告等設備相關(guān)資料集中歸檔，編制設備檔案目錄。6.其他檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點，采用相應的整理方法進行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類。2.人事檔案：按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別進行分類，如履歷類、考核類、獎懲類、工資類、職稱類等。3.財務檔案：按照會計檔案的種類進行分類，如會計憑證、會計賬簿、財務報告等。4.基建檔案：按照項目建設階段進行分類，如項目前期文件類、設計文件類、施工文件類、竣工驗收文件類等。5.設備檔案：按照設備的類別進行分類，如教學設備、辦公設備、后勤設備等。（二）編號方法1.文書檔案：采用年度保管期限流水號的編號方法。例如，2023年永久保存的第1卷文書檔案編號為2023永久001。2.人事檔案：采用個人檔案編號，編號應具有唯一性，便于識別和管理。3.財務檔案：按照會計年度和檔案類別進行編號，如2023年會計憑證第1冊編號為2023憑證001。4.基建檔案：按照項目編號和檔案類別進行編號，如某幼兒園教學樓建設項目的施工文件第1卷編號為JX2023施工001。5.設備檔案：按照設備編號和檔案類別進行編號，如某臺教學設備的驗收報告編號為SB2023001驗收。五、檔案的保管與保護（一）保管期限1.永久保管：凡是反映幼兒園主要職能活動和歷史面貌的，對幼兒園有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如幼兒園的重要規(guī)章制度、重大活動記錄、機構(gòu)演變文件、重要人事任免文件等。2.長期保管：凡是反映幼兒園一般工作活動，在較長時間內(nèi)對幼兒園工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為30年。如幼兒園的年度工作計劃、工作總結(jié)、一般人事檔案、財務報表等。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對幼兒園工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限為10年。如幼兒園的一般性文件、臨時性活動資料等。（二）保管要求1.檔案庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，延長檔案的使用壽命。5.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期進行檢查和更新，防止電子檔案信息丟失。（三）保護措施1.建立檔案保護制度，明確檔案保護的責任和措施。2.加強對檔案管理人員的培訓，提高檔案保護意識和技能。3.采用先進的檔案保護技術(shù)和設備，如防火設備、防潮設備、防蟲藥品、檔案修復工具等，確保檔案的安全和完整。4.對檔案庫房進行定期維護和保養(yǎng)，保持庫房環(huán)境的整潔和適宜。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.幼兒園內(nèi)部各部門在開展行政管理、教育教學、科研等工作中需要查閱檔案資料的。2.幼兒園教職工因個人工作需要查閱本人人事檔案或其他相關(guān)檔案的。3.外單位因工作需要，經(jīng)幼兒園批準查閱相關(guān)檔案的。（二）借閱程序1.內(nèi)部借閱：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息。將申請表提交至所在部門負責人審核簽字。持申請表到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員核實申請表信息后，將檔案借給借閱人，并在《檔案借閱登記簿》上登記。2.外單位借閱：外單位借閱人需提前向幼兒園提交書面借閱申請，說明借閱目的、內(nèi)容、時間等，并加蓋單位公章。幼兒園相關(guān)部門對借閱申請進行審核，審核通過后報分管領(lǐng)導批準。外單位借閱人持批準后的借閱申請到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員按照規(guī)定辦理借閱登記，并告知借閱人檔案利用的相關(guān)規(guī)定和注意事項。（三）利用要求1.借閱人應愛護檔案，不得擅自涂改、剪裁、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。2.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理人員應及時催還。3.檔案一般不得帶出檔案庫房查閱，如有特殊情況需要帶出的，須經(jīng)綜合檔案室負責人批準，并辦理登記手續(xù)，限期歸還。4.利用檔案時，如需復印、拍照、摘錄等，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復印、拍照、摘錄的檔案資料應妥善保管，不得用于與借閱目的無關(guān)的其他用途。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準為依據(jù)，結(jié)合幼兒園的實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度等方面進行綜合分析，準確判斷檔案的保存價值。3.嚴格履行鑒定程序，確保鑒定工作的公正性和嚴肅性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、相關(guān)部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對擬銷毀的檔案進行審核和鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的重要性、完整性、時效性等，確定檔案的保存價值。2.查閱檔案的形成背景、歷史沿革、利用情況等相關(guān)資料，輔助判斷檔案的價值。3.征求有關(guān)部門和人員的意見，對檔案的價值進行綜合評估。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出擬銷毀檔案的清單，包