PAGE小學美術室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強小學美術室檔案管理，確保美術室檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在美術教學、創(chuàng)作、研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校美術室檔案的管理，包括美術教學資料、學生作品、教師創(chuàng)作成果、設備器材檔案、活動記錄等各類與美術室相關的檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：美術室檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映美術室的工作實際情況。3.保密性原則：對涉及學校機密、個人隱私等檔案信息予以保密。4.方便利用原則：檔案的整理、分類和保管應便于查詢和使用。二、檔案管理人員職責（一）檔案管理員基本職責1.負責美術室檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案進行定期檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為美術教學、創(chuàng)作等提供服務。（二）具體工作內(nèi)容1.收集工作定期收集美術教學過程中產(chǎn)生的各類資料，如教案、課件、學生作業(yè)等。收集學生的美術作品，包括繪畫、手工、書法等，做好作品的登記和標注。收集教師的創(chuàng)作成果資料，如參展作品照片、獲獎證書等。收集美術室設備器材的采購合同、使用說明書、維修記錄等檔案材料。收集美術室組織或參與的各類活動的相關資料，如活動方案、照片、總結等。2.整理工作按照檔案類別和時間順序對收集到的檔案進行分類整理。對每份檔案進行編號、編目，編制檔案目錄索引，方便查詢。對學生作品進行分類擺放，可按年級、作品類型等進行區(qū)分。對電子檔案進行規(guī)范命名和存儲，建立電子檔案庫。3.歸檔工作將整理好的檔案及時歸檔到相應的檔案柜或電子存儲設備中。建立檔案借閱登記冊，記錄檔案的借閱情況。對重要檔案進行備份，防止檔案丟失或損壞。4.保管工作確保檔案存放環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對受潮的檔案進行干燥處理，對破損的檔案進行修復。對電子檔案進行定期維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。5.利用工作為美術教師的教學研究提供檔案資料支持，協(xié)助教師查閱相關教案、學生作品等。為學校組織的美術活動提供檔案參考，如展示以往優(yōu)秀作品、活動記錄等。按照規(guī)定為學生、家長及其他相關人員提供檔案查閱服務。三、檔案分類及歸檔要求（一）美術教學資料1.教案收集美術教師每學期的教學教案，包括教學目標、教學重難點、教學方法、教學過程等內(nèi)容。按照課程類別（如繪畫、手工、書法等）和年級進行分類歸檔。教案應書寫規(guī)范、內(nèi)容完整，如有修改應注明修改日期和原因。2.課件：收集美術教學使用的課件，包括PPT、動畫、視頻等。按照課程和年級分類，注明課件名稱、制作時間、作者等信息。3.學生作業(yè)收集學生的美術課堂作業(yè)、課后作業(yè)等。按年級和學期進行分類，可將同一班級的作業(yè)放在一起，并標注作業(yè)主題、完成時間等。對優(yōu)秀作業(yè)可單獨整理成冊，進行展示和保存。（二）學生作品1.繪畫作品按學生年級、班級分類存放繪畫作品，標注作品名稱、作者、創(chuàng)作時間等信息?？筛鶕?jù)作品類型（如水彩畫、油畫棒畫、素描等）進一步細分。對于有代表性的繪畫作品，可拍照留存電子檔案，并在紙質(zhì)作品上注明電子檔案的存儲位置。2.手工作品將手工作品按年級、班級分類，如剪紙、折紙、陶藝、編織等不同手工類型分別整理。標注作品名稱、作者、材料、制作方法、創(chuàng)作時間等詳細信息。對于大型或易損壞的手工作品，可采取特殊的保護措施，如制作展示架或進行包裝。3.書法作品按書法字體（楷書、行書、隸書等）和年級、班級分類書法作品。注明作者、書寫內(nèi)容、創(chuàng)作時間等?？蓪?yōu)秀書法作品進行裝裱，提高保存質(zhì)量。（三）教師創(chuàng)作成果1.參展作品收集教師參加各類美術展覽的作品資料，包括作品照片、展覽邀請函、參展證書等。按展覽名稱、時間順序進行整理歸檔，注明作品名稱、作者、尺寸、創(chuàng)作材料等信息。2.獲獎作品整理教師獲得的美術獎項相關資料，如獲獎證書、獎杯照片、獲獎作品照片等。按獎項級別和時間分類，記錄獲獎作品名稱、作者、頒獎機構、獲獎時間等。（四）設備器材檔案1.采購檔案收集美術室設備器材的采購合同、發(fā)票、驗收報告等。按設備器材名稱分類，記錄采購時間、規(guī)格型號、數(shù)量、價格等信息。2.使用說明書將設備器材的使用說明書收集整理，與相應設備器材檔案一同存放。確保使用說明書的完整性和準確性，方便教師和學生正確使用設備器材。3.維修記錄記錄設備器材的維修時間、故障原因、維修內(nèi)容、維修人員等信息。按設備器材分類歸檔，便于跟蹤設備器材的維修情況，及時安排后續(xù)維修和保養(yǎng)。（五）活動記錄1.美術室組織活動整理美術室組織的各類活動資料，如繪畫比賽、手工制作大賽、藝術展覽等。包括活動方案、通知、參賽作品、評委打分表、活動照片、活動總結等。按活動名稱和時間順序進行歸檔，全面記錄活動的組織過程和成果。2.參與學校其他活動收集美術室參與學校其他活動中與美術相關的資料，如學校文藝匯演中的美術設計、舞臺布置等相關材料。整理歸檔，注明活動名稱、美術室承擔的工作內(nèi)容、參與時間等。四、檔案保管（一）檔案存放環(huán)境1.美術室檔案應存放在專門的檔案柜中，檔案柜應放置在干燥、通風、避光的房間內(nèi)。2.保持室內(nèi)溫度適宜，一般在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。3.定期對檔案存放環(huán)境進行清潔和消毒，防止灰塵、蟲害等對檔案的損害。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應分類存放在檔案柜的不同抽屜或隔層中，按照檔案類別和時間順序排列。2.建立檔案存放位置索引，標明各類檔案在檔案柜中的具體位置，方便查找。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備中，進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.對電子檔案進行分類文件夾管理，文件夾命名應規(guī)范、清晰，便于識別和查找。（三）檔案安全防護1.安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設施設備，如滅火器、防盜門、除濕機、防蟲藥等。2.對檔案進行定期檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，及時采取措施進行處理。3.限制非檔案管理人員進入檔案存放區(qū)域，檔案管理人員離開時應確保門窗關閉，設備斷電。4.對重要檔案和電子檔案設置訪問權限，防止未經(jīng)授權的人員查閱和修改。五、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.本校美術教師因教學研究需要，可借閱美術教學資料、學生作品等相關檔案。2.學校其他部門因工作需要，經(jīng)檔案管理人員同意，可借閱與美術室相關的活動記錄等檔案。3.學生、家長及其他校外人員因特殊原因需要查閱學生作品等檔案，需經(jīng)學校相關部門批準，并在檔案管理人員陪同下查閱。（二）借閱手續(xù)1.借閱人需填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱用途等信息。2.檔案管理人員對借閱申請表進行審核，符合借閱條件的予以批準，并登記借閱信息。3.借閱人憑借閱申請表到檔案管理人員處領取檔案，檔案管理人員應向借閱人當面清點檔案數(shù)量，并告知借閱注意事項。（三）借閱期限1.美術教師借閱教學資料等檔案，一般借閱期限為兩周，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.學校其他部門借閱檔案，借閱期限根據(jù)工作需要確定，一般不超過一周。3.學生、家長及校外人員查閱學生作品等檔案，借閱期限為半天，不得將檔案帶出學校。（四）借閱歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期應提前向檔案管理人員說明情況。2.檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應責任。3.檔案管理人員在借閱登記冊上記錄檔案歸還情況，注銷借閱信息。（五）檔案利用1.鼓勵檔案管理人員積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，如編制美術教學案例集、學生作品選集等。2.利用檔案舉辦美術教學成果展、學生作品展覽等活動，展示美術室的工作成果。3.為學校的美術教育決策提供參考依據(jù)，如通過分析學生作品檔案了解學生的美術水平和發(fā)展趨勢。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定和標準，結合本校美術室檔案的實際情況進行鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和科學性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由美術室負責人、檔案管理人員及相關美術教師組成。鑒定小組負責對美術室檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否反映美術室的工作重點和特色，是否具有歷史研究價值和現(xiàn)實利用價值。2.檢查檔案的完整性和準確性，如是否有缺頁、破損、字跡模糊等情況。3.根據(jù)檔案的形成時間、保管期限等因素，判斷檔案是否仍需保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單報學校相關部門審批，經(jīng)批準后進行銷毀。