PAGE檔案室設備設施保養(yǎng)制度一、總則（一）目的為了確保檔案室設備設施的正常運行，延長其使用壽命，保證檔案資料的安全存儲與有效利用，特制定本保養(yǎng)制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案室所有設備設施，包括但不限于檔案存儲架、溫濕度調(diào)控設備、消防設備、照明設備、通風設備、防蟲防鼠設備以及各類檔案管理軟件及硬件系統(tǒng)等。（三）職責分工1.檔案室管理人員負責制定設備設施保養(yǎng)計劃，并組織實施日常保養(yǎng)工作。定期檢查設備設施的運行狀況，及時發(fā)現(xiàn)并記錄問題，向相關部門或人員報告。協(xié)助專業(yè)維修人員進行設備設施的維修和保養(yǎng)工作。2.專業(yè)維修人員負責對檔案室設備設施進行定期巡檢，提供專業(yè)的維修和保養(yǎng)服務。對設備設施的故障進行診斷和修復，確保設備設施正常運行。指導檔案室管理人員正確使用和維護設備設施，提供技術培訓和支持。3.財務部門負責審核設備設施保養(yǎng)費用預算，確保保養(yǎng)資金的合理安排。對設備設施保養(yǎng)費用的支出進行監(jiān)督和管理，確保費用使用合規(guī)。4.采購部門負責根據(jù)設備設施保養(yǎng)需求，及時采購所需的保養(yǎng)材料、配件等物資。確保采購的物資符合質(zhì)量要求和相關標準。二、設備設施保養(yǎng)計劃（一）年度保養(yǎng)計劃1.檔案室管理人員應于每年年底根據(jù)設備設施的使用情況、性能狀況以及相關法律法規(guī)和行業(yè)標準要求，制定下一年度的設備設施保養(yǎng)計劃。2.年度保養(yǎng)計劃應包括設備設施的名稱、型號、規(guī)格數(shù)量、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)時間、責任人等詳細信息。3.保養(yǎng)內(nèi)容應涵蓋設備設施的清潔、潤滑、緊固、檢查、調(diào)試、維修、更換易損件等方面，確保設備設施處于良好的運行狀態(tài)。（二）月度保養(yǎng)計劃1.檔案室管理人員應根據(jù)年度保養(yǎng)計劃，結合當月實際工作情況，制定月度保養(yǎng)計劃。2.月度保養(yǎng)計劃應明確當月需要進行保養(yǎng)的設備設施清單以及具體的保養(yǎng)工作安排。3.在月度保養(yǎng)計劃執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)設備設施存在異常情況或突發(fā)故障，應及時調(diào)整保養(yǎng)計劃，優(yōu)先進行維修處理。（三）臨時保養(yǎng)計劃1.當設備設施出現(xiàn)故障或運行異常時，檔案室管理人員應及時填寫《設備設施故障報修單》，報告給專業(yè)維修人員。2.專業(yè)維修人員接到報修單后，應立即對設備設施進行檢查和診斷，確定故障原因和維修方案，并制定臨時保養(yǎng)計劃。3.臨時保養(yǎng)計劃應明確維修時間、維修人員、維修內(nèi)容、所需材料和配件等信息，確保維修工作能夠及時、有效地進行。三、設備設施日常保養(yǎng)（一）檔案存儲架保養(yǎng)1.每天對檔案存儲架進行清潔，清除架體上的灰塵、雜物等，保持架體整潔。2.定期檢查存儲架的連接部件，如螺栓、螺母等，確保連接牢固，無松動現(xiàn)象。3.檢查存儲架的表面涂層，如有脫落、生銹等情況，應及時進行修補或更換。4.按照檔案分類存放的要求，定期對檔案進行整理和上架，確保檔案存放有序，便于查找和利用。（二）溫濕度調(diào)控設備保養(yǎng)1.每天檢查溫濕度調(diào)控設備的運行狀態(tài)，記錄溫濕度數(shù)據(jù)，確保檔案室的溫濕度符合相關標準要求（溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%）。2.定期清潔溫濕度傳感器，確保其測量準確。3.檢查空調(diào)系統(tǒng)的濾網(wǎng)，每月至少清洗一次，保證通風良好。4.對除濕機和加濕機進行定期維護，清理水箱、排水管道等，防止積水和堵塞。（三）消防設備保養(yǎng)1.每日檢查消防設備的外觀，確保設備完好無損，標識清晰。2.檢查滅火器的壓力指針是否在正常范圍內(nèi)，如壓力不足，應及時聯(lián)系專業(yè)人員進行充裝。3.每月對消防栓進行檢查，確保栓口、水帶、水槍等部件齊全完好，閥門開啟靈活。4.定期對火災自動報警系統(tǒng)進行測試，確保其功能正常，報警靈敏。5.每年組織一次消防設備的全面檢查和維護，包括設備的性能檢測、維修保養(yǎng)等，確保消防設備處于良好的備用狀態(tài)。（四）照明設備保養(yǎng)1.每天檢查照明燈具的工作情況，及時更換損壞的燈泡。2.定期清潔照明燈具的燈罩，保持照明效果良好。3.檢查照明線路，確保線路無破損、漏電等安全隱患。（五）通風設備保養(yǎng)1.每日檢查通風設備的運行狀況，確保通風良好。2.定期清潔通風口、風道等部位，防止堵塞。3.檢查通風設備的電機、風扇等部件，如有異常噪音或振動，應及時進行維修。（六）防蟲防鼠設備保養(yǎng)1.定期檢查防蟲防鼠設備的放置位置和使用效果，如防蟲網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等。2.及時清理防蟲防鼠設備上的雜物和死蟲、死鼠等，保持設備清潔。3.根據(jù)實際情況，適時更換防蟲網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等，確保防蟲防鼠效果。（七）檔案管理軟件及硬件系統(tǒng)保養(yǎng)1.定期對檔案管理軟件進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.每周檢查檔案管理硬件系統(tǒng)的運行情況，如服務器、計算機、存儲設備等，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。3.及時更新檔案管理軟件的補丁程序，提高系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。4.定期清理計算機設備的灰塵，保持設備散熱良好。四、設備設施定期保養(yǎng)（一）季度保養(yǎng)1.每季度對檔案存儲架進行一次全面檢查，包括架體的整體結構、承載能力等，如有問題及時進行維修或加固。2.對溫濕度調(diào)控設備進行深度清潔和維護，檢查壓縮機、風機等關鍵部件的運行狀況，進行必要調(diào)整和維修。3.對消防設備進行全面檢查，包括設備的性能測試、維護保養(yǎng)記錄檢查等，確保消防設備完好有效。4.檢查照明設備的線路和開關，進行必要的維修和更換。5.對通風設備進行整體檢查，包括風道的密封性、風機的傳動部件等，確保通風系統(tǒng)正常運行。6.檢查防蟲防鼠設備的有效性，根據(jù)實際情況進行調(diào)整和補充。7.對檔案管理軟件及硬件系統(tǒng)進行性能評估，優(yōu)化系統(tǒng)設置，清理系統(tǒng)垃圾文件。（二）半年保養(yǎng)1.每半年對檔案存儲架進行一次防腐處理，對架體表面進行防銹漆涂刷或其他防腐措施，延長架體使用壽命。2.對溫濕度調(diào)控設備的制冷劑系統(tǒng)進行檢查，如有必要進行補充或更換。3.對消防設備進行功能測試，模擬火災場景，檢查報警系統(tǒng)、滅火設備等的聯(lián)動情況，確保消防設備在緊急情況下能夠正常工作。4.對照明設備進行全面檢查，包括燈具的老化程度、亮度均勻性等，如有不符合要求的燈具及時進行更換。5.對通風設備的電機進行檢修，檢查電機的絕緣性能、軸承磨損情況等，進行必要的維修或更換。6.檢查防蟲防鼠設備的使用效果，對損壞或失效的設備進行更換。7.對檔案管理軟件進行數(shù)據(jù)完整性檢查，修復可能存在的數(shù)據(jù)錯誤或丟失問題。（三）年度保養(yǎng)1.每年對檔案存儲架進行一次全面評估，根據(jù)使用情況和損壞程度，確定是否需要進行整體更換或部分改造。2.對溫濕度調(diào)控設備進行全面檢修，包括設備的整體性能檢測、部件更換等，確保設備運行效率和精度。3.對消防設備進行全面維護保養(yǎng)，包括設備的外觀翻新、功能升級等，確保消防設備符合最新的法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。4.對照明設備進行全面更新，根據(jù)檔案室的實際需求和照明效果評估，更換更節(jié)能、更高效的照明燈具。5.對通風設備進行全面升級改造，如更換風機、優(yōu)化風道設計等，提高通風系統(tǒng)的性能和可靠性。6.對防蟲防鼠設備進行全面更新和完善，采用更先進、更有效的防蟲防鼠措施。7.對檔案管理軟件及硬件系統(tǒng)進行全面升級，確保系統(tǒng)能夠滿足不斷變化的檔案管理需求，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。五、設備設施維修管理（一）維修申請1.檔案室管理人員在發(fā)現(xiàn)設備設施出現(xiàn)故障或異常情況時，應及時填寫《設備設施故障報修單》，詳細描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、可能原因等信息。2.《設備設施故障報修單》應提交給專業(yè)維修人員，同時抄送檔案室負責人。（二）維修審批1.專業(yè)維修人員接到報修單后，應立即對設備設施進行初步檢查，判斷故障類型和維修難度。2.對于一般性故障，維修人員可直接進行維修；對于較為復雜或涉及較大費用的維修項目，維修人員應填寫《設備設施維修申請審批表》，提交給檔案室負責人和相關部門進行審批。3.《設備設施維修申請審批表》應包括維修項目、維修原因、維修預算、維修時間等內(nèi)容，經(jīng)審批通過后方可進行維修。（三）維修實施1.維修人員應按照維修方案和操作規(guī)程進行維修工作，確保維修質(zhì)量和安全。2.在維修過程中，如發(fā)現(xiàn)原維修方案需要調(diào)整或變更，應及時向檔案室負責人報告，并重新填寫《設備設施維修申請審批表》，經(jīng)審批通過后繼續(xù)進行維修。3.維修人員應做好維修記錄，記錄維修時間、維修內(nèi)容、更換的零部件等信息，并在維修完成后及時填寫《設備設施維修記錄單》。（四）維修驗收1.維修工作完成后，維修人員應通知檔案室管理人員進行驗收。2.檔案室管理人員應按照維修要求和標準，對設備設施進行檢查和測試，確認維修工作是否達到預期效果。3.驗收合格后，檔案室管理人員應在《設備設施維修記錄單》上簽字確認；如驗收不合格，應要求維修人員重新進行維修，直至驗收合格為止。六、設備設施保養(yǎng)記錄與檔案管理（一）保養(yǎng)記錄1.檔案室管理人員應建立設備設施保養(yǎng)記錄檔案，對每次保養(yǎng)工作的內(nèi)容、時間、人員等信息進行詳細記錄。2.保養(yǎng)記錄應包括設備設施的名稱、型號、規(guī)格、保養(yǎng)日期、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員簽名等內(nèi)容，確保記錄真實、準確、完整。3.保養(yǎng)記錄應采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，紙質(zhì)記錄應裝訂成冊，電子記錄應進行備份存儲，以便查閱和追溯。（二）檔案管理