PAGE雞西市檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)雞西市檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于雞西市各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案借閱管理工作。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持安全保密原則，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.遵循方便利用、提高效率的原則，在確保檔案安全的前提下，為檔案利用者提供便捷服務(wù)。二、檔案借閱的范圍與條件（一）可借閱檔案的范圍1.與單位工作相關(guān)，確需查閱檔案資料以開展業(yè)務(wù)工作、解決實(shí)際問題的。2.因工作需要進(jìn)行資料收集、研究、編史修志等，需查閱檔案的。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法履行職責(zé)，需要查閱單位檔案的。（二）借閱條件1.借閱人必須是單位內(nèi)部工作人員，或經(jīng)單位授權(quán)的外部人員。2.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。3.涉及重要檔案或機(jī)密檔案借閱的，需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。三、檔案借閱的流程（一）申請(qǐng)借閱人需登錄單位檔案管理系統(tǒng)或到檔案管理部門領(lǐng)取《檔案借閱申請(qǐng)表》，如實(shí)填寫相關(guān)信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。（二）審核1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查借閱目的、用途是否合理，借閱期限是否適當(dāng)?shù)?。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于涉及重要檔案或機(jī)密檔案的借閱申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人提交單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見。（三）登記檔案管理部門根據(jù)審核通過的《檔案借閱申請(qǐng)表》，對(duì)借閱檔案的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱人姓名、部門、借閱日期、檔案名稱、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等。（四）借閱1.檔案管理人員根據(jù)登記信息，按照規(guī)定程序?yàn)榻栝喨颂峁n案。借閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。2.對(duì)于珍貴檔案或易損檔案，一般不予外借，確需外借的，需經(jīng)特別批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保護(hù)措施。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、檔案借閱的期限與限制（一）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。2.特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。（二）借閱限制1.同一檔案在同一時(shí)間內(nèi)只能由一人借閱。如需多人同時(shí)借閱，應(yīng)分別辦理借閱手續(xù)。2.借閱人不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定另行辦理手續(xù)。3.涉及機(jī)密、絕密檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，借閱人必須遵守保密承諾，不得泄露檔案內(nèi)容。五、檔案借閱的安全與保密要求（一）安全要求1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案存放場(chǎng)所的安全，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.借閱人在查閱檔案過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員報(bào)告。（二）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容用于與工作無關(guān)的目的，不得私自傳播檔案信息。3.對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，借閱人應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，確保信息安全。六、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行自查，檢查借閱手續(xù)是否齊全、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常等。2.單位內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案借閱管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，及時(shí)改進(jìn)檔案借閱管理工作。2.對(duì)于司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法進(jìn)行的檔案查閱監(jiān)督檢查，應(yīng)積極配合，如實(shí)提供相關(guān)檔案資料。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定辦理借閱手續(xù)擅自查閱檔案的。2.轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容未按規(guī)定辦理手續(xù)的。3.超過借閱期限未歸還檔案且未辦理延期手續(xù)的。4.擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所的。5.泄露檔案機(jī)密信息的。6.其他違反檔案借閱管理制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于一般違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向借閱人發(fā)出書面警告，要求其立即改正。2.對(duì)于情節(jié)較重的違規(guī)行為，給予借閱人所在部門通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令借閱人作出書面檢討。3.對(duì)于造成檔案損壞、丟失或泄露機(jī)密信息等嚴(yán)重后果的違規(guī)行為，依法依規(guī)追究借閱人的責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或行政處罰。