PAGE日常檔案管理制度及方案一、總則（一）目的為加強公司日常檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和有效保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在日常工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作流程。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.組織開展檔案的查閱、借閱、利用工作，為公司各部門和員工提供檔案服務(wù)。6.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案庫房的安全、整潔和溫濕度適宜。7.對公司各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責1.負責本部門日常工作中形成的各類檔案的收集、整理和歸檔工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交綜合管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理和維護，確保檔案的安全和完整。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱、利用等工作，按照規(guī)定填寫檔案查閱、借閱登記表。4.遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得違規(guī)查閱、借閱和傳播檔案信息。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管、鑒定、統(tǒng)計等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，能夠快速準確地為公司各部門和員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.嚴格遵守檔案保密制度，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全和完整。6.積極參加檔案管理培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件，包括上級文件、公司發(fā)文、部門發(fā)文、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告等。2.公司各類合同協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。3.公司各類項目資料，包括項目立項報告、可行性研究報告、項目實施方案、項目驗收報告等。4.公司各類財務(wù)資料，包括財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。5.公司各類人事資料，包括員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。6.公司各類行政事務(wù)資料，包括辦公用品采購記錄、固定資產(chǎn)清單、車輛使用記錄、會議紀要、工作簡報等。7.公司各類技術(shù)資料，包括技術(shù)研發(fā)報告、技術(shù)圖紙、技術(shù)方案、技術(shù)標準等。8.公司各類市場資料，包括市場調(diào)研報告、市場推廣方案、客戶信息等。9.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在日常工作中形成的各類檔案，并進行初步整理。3.對于重要文件和資料，應(yīng)及時進行備份，防止丟失或損壞。4.檔案收集人員應(yīng)將收集到的檔案定期移交綜合管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書檔案、合同檔案、項目檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、行政事務(wù)檔案、技術(shù)檔案、市場檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，溫濕度應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進行檢查和維護。5.建立檔案保管臺賬，對檔案的收進、移出、保管情況等進行詳細記錄。（三）檔案的清點與檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.清點和檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。3.每年應(yīng)對檔案進行一次全面清查，編制檔案清查報告，對檔案管理中存在的問題提出改進措施。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從公司的實際情況出發(fā)，準確判定檔案的價值。3.便于保管和利用，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人等組成，負責檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的價值。2.根據(jù)檔案的保管期限表，結(jié)合檔案的實際情況，確定檔案的保管期限。3.對已過保管期限且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成檔案銷毀清冊，報公司領(lǐng)導審批。2.經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由綜合管理部門負責組織檔案的銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，查閱申請人應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人、綜合管理部門負責人和公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機密的檔案，借閱申請人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人、綜合管理部門負責人和公司分管領(lǐng)導批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位或個人因工作需要借閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由綜合管理部門安排專人陪同借閱，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，則需重新申請。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、偽造、抽取、撤換、損壞檔案。2.查閱和借閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱和借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告綜合管理部門。4.檔案查閱、借閱登記表應(yīng)詳細記錄查閱和借閱的時間、內(nèi)容、申請人、批準人等信息，以備查詢。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司領(lǐng)導和相關(guān)部門，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。3.根據(jù)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作中存在的問題，及時采取改進措施，提高檔案管理水平。（二）移交工作1.公司