PAGE內(nèi)蒙古機關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強內(nèi)蒙古機關(guān)檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于內(nèi)蒙古機關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機關(guān)檔案由專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則。檔案應(yīng)如實反映機關(guān)各項工作活動，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得篡改、偽造檔案。3.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.方便利用原則。建立健全檔案利用制度，簡化利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為機關(guān)各項工作提供及時、有效的服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置設(shè)立機關(guān)檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責(zé)機關(guān)檔案的統(tǒng)一管理工作。根據(jù)工作需要，可在各部門設(shè)立兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并接受機關(guān)檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)機關(guān)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為機關(guān)工作提供檔案信息服務(wù)。4.負責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的檔案保護設(shè)備，確保檔案的安全存放。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機關(guān)工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。6.對各部門兼職檔案員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保檔案工作的規(guī)范開展。7.做好與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流工作。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門文件材料的收集、整理和初步分類，定期向機關(guān)檔案管理部門移交檔案。2.協(xié)助機關(guān)檔案管理部門開展檔案整理、編目等工作，提供相關(guān)檔案信息。3.遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。4.積極參加機關(guān)檔案管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理業(yè)務(wù)能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍機關(guān)在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括但不限于以下幾類：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本機關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機關(guān)制發(fā)的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。3.機關(guān)內(nèi)部各部門之間的來往文件、函件、簡報等。4.機關(guān)召開會議形成的會議文件、記錄、紀要等。5.機關(guān)開展業(yè)務(wù)活動形成的合同、協(xié)議、報表、統(tǒng)計資料、調(diào)查研究報告等。6.機關(guān)干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.機關(guān)的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。8.機關(guān)的基建檔案，包括工程規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等。9.機關(guān)獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等實物檔案。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對重要文件材料應(yīng)實行跟蹤收集，確保不遺漏關(guān)鍵信息。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。4.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類。對每份文件進行編號、編目，填寫文件目錄。將文件材料按照分類順序裝訂成冊，編寫頁碼。2.人事檔案整理按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂。建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理。3.財務(wù)檔案整理按照會計檔案管理的要求，對會計憑證、賬簿、報表等進行分類整理。定期將財務(wù)檔案移交檔案管理部門保管。4.基建檔案整理按照工程項目建設(shè)程序，對工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等進行分類整理。繪制工程竣工圖，確?？⒐D與實際工程相符。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案等應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.將審核后的檔案移交機關(guān)檔案管理部門，檔案管理部門進行再次審核和驗收。3.驗收合格的檔案進行編目、上架，正式歸檔保管。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。具體劃分按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合國家規(guī)定標準。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.對檔案進行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，并做好記錄。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。5.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍機關(guān)工作人員因工作需要，可查閱、利用本機關(guān)保管的檔案。外單位因工作需要查閱本機關(guān)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并登記復(fù)印、摘錄的內(nèi)容和用途。3.利用電子檔案應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進行查閱，不得擅自拷貝電子檔案數(shù)據(jù)。（三）借閱手續(xù)1.機關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和借閱期限，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱本機關(guān)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和借閱期限，經(jīng)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)按時歸還，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)利用檔案的行為，應(yīng)及時制止并采取相應(yīng)措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行審核，確定是否可以銷毀。3.對擬銷毀的檔案進行登記造冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。4.經(jīng)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，對檔案進行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案圖像，并進行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接。對電子文件進行規(guī)范整理，確保電子文件的格式統(tǒng)一、內(nèi)容完整。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立檔案管理信息平臺，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。開發(fā)檔案檢索功能，方便用戶快速查找所需檔案信息。建立檔案權(quán)限管理機制，確保不同人員對檔案的訪問權(quán)限符合規(guī)定。3.數(shù)據(jù)安全管理采取數(shù)據(jù)備份、存儲加密、網(wǎng)絡(luò)安全防護等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。定期對檔案數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）信息化管理要求