PAGE江西省事業(yè)單位檔案制度一、總則（一）目的為加強江西省事業(yè)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在事業(yè)單位各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我省事業(yè)單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于江西省行政區(qū)域內(nèi)各級各類事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則事業(yè)單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映事業(yè)單位的各項工作活動，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理事業(yè)單位在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）檔案管理機構(gòu)1.各事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立獨立的檔案管理機構(gòu)，負責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理機構(gòu)可根據(jù)實際情況，設(shè)置綜合檔案室、專門檔案室等。2.檔案管理機構(gòu)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和設(shè)施，滿足檔案管理工作的需要。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確因工作需要變動時，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理交接手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映事業(yè)單位職能活動和歷史沿革的文件材料，包括上級機關(guān)文件、本單位文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.事業(yè)單位在各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，如科研項目文件、教學(xué)文件、醫(yī)療文件、財務(wù)文件等。3.事業(yè)單位在基本建設(shè)、設(shè)備購置等活動中形成的文件材料，如項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、招投標(biāo)文件等。4.事業(yè)單位在人事管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理等方面形成的文件材料，如人員任免文件、工資報表、資產(chǎn)登記文件等。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案管理的要求。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其真實性、完整性和可讀性，并按照電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行存儲和管理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索、保管和統(tǒng)計。（四）整理方法1.文書檔案的整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案的整理按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，編制檔案目錄。3.會計檔案的整理按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，編制會計檔案目錄。4.電子檔案的整理按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進行備份。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.各部門應(yīng)在每年的上半年將上一年度形成的文件材料進行整理歸檔，并向檔案管理機構(gòu)移交。2.歸檔的文件材料應(yīng)編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案移交，一份留存本部門備查。（二）移交1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期對各部門移交的檔案進行檢查和驗收，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。2.經(jīng)檢查驗收合格的檔案，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.檔案管理機構(gòu)應(yīng)按照檔案的分類和編號順序，將檔案上架存放，并建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查找和利用。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則反映事業(yè)單位主要職能活動和歷史沿革的文件材料，應(yīng)列為永久保管。在各項業(yè)務(wù)活動中形成的一般性文件材料，應(yīng)列為定期保管。具有查考利用價值的文件材料，應(yīng)根據(jù)其重要程度和保存價值確定保管期限。（二）保管要求1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)上，異地存放。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。5.對已到保管期限的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進行鑒定和銷毀。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)本單位檔案管理機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理機構(gòu)指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出檔案管理機構(gòu)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆卷等。4.外單位查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱的檔案不得擅自轉(zhuǎn)借他人。5.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱、借閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理機構(gòu)應(yīng)對檔案的利用情況進行登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、單位、利用目的、查閱檔案名稱及卷號等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.各事業(yè)單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，負責(zé)檔案的鑒定工作。檔案鑒定小組由檔案管理機構(gòu)負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對已到保管期限的檔案，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行全面分析，判斷其是否仍具有保存價值。2.對具有重要歷史價值、科學(xué)研究價值、文化價值或其他特殊價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組應(yīng)提出檔案銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，一式兩份，一份留存檔案管理機構(gòu)，一份報本單位負責(zé)人審批。2.經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理機構(gòu)應(yīng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案的統(tǒng)計與統(tǒng)計分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管、利用等工作情況。3.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計要求1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案工作進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。3.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時間要求報送。（三）統(tǒng)計分析1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案工作經(jīng)驗