PAGE幼兒圖書館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒圖書館檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒圖書館全體工作人員及與圖書館業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒圖書館在業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由圖書館綜合檔案室集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映圖書館的業(yè)務(wù)活動和歷史面貌。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及機密的檔案嚴格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.負責制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理圖書館各類檔案，進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和維護。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等工作。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓，提高工作人員的檔案管理水平。7.積極提供檔案利用服務(wù)，為圖書館的決策、教學、科研等工作提供支持。（二）各部門職責1.負責本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合檔案室。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。3.配合綜合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案利用需求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括圖書館的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、會議記錄、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)工作類檔案：如幼兒圖書采購計劃、圖書編目數(shù)據(jù)、讀者借閱記錄、閱讀活動方案及總結(jié)等。3.設(shè)備設(shè)施類檔案：圖書館的建筑圖紙、設(shè)備購置合同、設(shè)備維護記錄等。4.聲像類檔案：圖書館舉辦活動的照片、視頻、錄音等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實、準確、完整，不得涂改、偽造。3.對重要的檔案材料應(yīng)進行備份，以防丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為行政管理、業(yè)務(wù)工作、設(shè)備設(shè)施、聲像等類別，并在各類別下進一步細分二級類目。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整理裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管措施1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，定期進行檢查和維護。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。4.定期對檔案進行清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與臺賬記錄一致。（三）安全管理1.嚴格遵守檔案庫房的安全管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。2.加強對檔案庫房的安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。五、檔案的利用（一）利用范圍1.圖書館工作人員因工作需要查閱檔案。2.幼兒家長及相關(guān)單位因合理需求查閱與幼兒閱讀相關(guān)的檔案。3.因教學、科研等需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交綜合檔案室審核。3.綜合檔案室根據(jù)審核情況，確定是否提供查閱，并安排專人協(xié)助查閱。4.查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意。（三）利用登記1.對檔案的查閱、復印、摘錄等利用行為進行詳細登記，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析和慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各部門負責人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，判斷其保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合圖書館實際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)圖書館領(lǐng)導審批后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為圖書館的發(fā)展提供有力支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備和檔案管理軟件，滿足檔案信息化管理的需求。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強對電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案被篡改或丟失。4.定期對電子檔案進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）信息化利用1.利用檔案信息