PAGE檔案管理制度細(xì)則借檔函一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范借檔行為，確保檔案的安全與完整，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及因工作需要借閱公司檔案的外部單位或個(gè)人。（三）基本原則1.檔案借檔應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行。2.確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，包括借檔管理制度細(xì)則。2.集中統(tǒng)一管理公司各類(lèi)檔案，建立健全檔案目錄和檢索體系。3.負(fù)責(zé)審核借檔申請(qǐng)，辦理借檔手續(xù)，監(jiān)督借檔過(guò)程。4.定期對(duì)檔案借檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）借檔部門(mén)職責(zé)1.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案借檔工作，按照規(guī)定填寫(xiě)借檔申請(qǐng)。2.嚴(yán)格遵守檔案借檔規(guī)定，妥善保管所借檔案，按時(shí)歸還。3.不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、標(biāo)記等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案內(nèi)容和存放位置，為借檔人員提供準(zhǔn)確的檔案信息。2.認(rèn)真審核借檔申請(qǐng)，對(duì)不符合規(guī)定的申請(qǐng)予以拒絕，并說(shuō)明理由。3.辦理借檔登記手續(xù)，詳細(xì)記錄借檔時(shí)間、借檔人、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息。4.監(jiān)督借檔人員在指定地點(diǎn)查閱檔案，確保檔案安全。5.及時(shí)催還到期檔案，對(duì)逾期未還的檔案進(jìn)行追查。三、借檔申請(qǐng)與審批（一）借檔申請(qǐng)1.內(nèi)部借檔部門(mén)需填寫(xiě)《內(nèi)部借檔申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借檔目的、所需檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借檔時(shí)間等信息。2.外部單位或個(gè)人借檔需提交《外部借檔申請(qǐng)表》，同時(shí)提供單位介紹信、身份證明等相關(guān)證明材料。申請(qǐng)表應(yīng)加蓋申請(qǐng)單位公章，并注明借檔用途、歸還時(shí)間等。（二）審批流程1.內(nèi)部借檔申請(qǐng)由借檔部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門(mén)審核。檔案管理部門(mén)根據(jù)借檔申請(qǐng)的合理性和必要性進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后辦理借檔手續(xù)。2.外部借檔申請(qǐng)由檔案管理部門(mén)初審，初審?fù)ㄟ^(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門(mén)方可辦理借檔手續(xù)。（三）特殊情況處理如遇緊急借檔需求，可通過(guò)電話、郵件等方式向檔案管理部門(mén)說(shuō)明情況，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，先行借檔，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦正式申請(qǐng)和審批手續(xù)。四、借檔手續(xù)辦理（一）借檔登記1.檔案管理人員根據(jù)審批通過(guò)的借檔申請(qǐng)，在《檔案借檔登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括借檔日期、借檔人姓名（或單位名稱(chēng)）、身份證號(hào)碼（或組織機(jī)構(gòu)代碼）、聯(lián)系方式、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等。2.為借檔人員開(kāi)具《檔案借檔函》，注明借檔檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借檔期限等信息，并加蓋檔案管理部門(mén)公章。（二）檔案交付1.檔案管理人員按照借檔申請(qǐng)所列檔案名稱(chēng)和數(shù)量，從檔案庫(kù)房中取出相應(yīng)檔案，與借檔人員進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)。2.核對(duì)無(wú)誤后，將檔案交付借檔人員，并要求借檔人員在《檔案借檔登記簿》上簽字確認(rèn)。（三）借檔期限1.借檔期限根據(jù)實(shí)際工作需要確定，但一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借檔期限，借檔人員應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.對(duì)于重要、機(jī)密檔案，借檔期限應(yīng)從嚴(yán)控制，原則上不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。五、借檔期間檔案管理（一）借閱場(chǎng)所借檔人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。如需在其他地點(diǎn)查閱，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可前往。（二）查閱方式借檔人員只能查閱與借檔目的相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。查閱檔案時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、涂改、折疊等操作。如需摘錄、復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。摘錄、復(fù)印的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。（三）檔案保護(hù)借檔人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得損壞、丟失、轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)立即向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）保密要求1.借檔人員應(yīng)對(duì)所借檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，借檔人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度的規(guī)定。2.借檔人員在借檔期間如需對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保密處理，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如簽訂保密協(xié)議、采取加密措施等。六、檔案歸還（一）歸還時(shí)間借檔人員應(yīng)在借檔期限屆滿前歸還所借檔案。如因特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還手續(xù)1.借檔人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)與檔案管理人員進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)。核對(duì)內(nèi)容包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、完整性等。2.檔案管理人員檢查檔案無(wú)損壞、無(wú)缺失、無(wú)泄密等情況后，在《檔案借檔登記簿》上記錄歸還日期，并由借檔人員簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員將歸還的檔案及時(shí)歸還原位，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。（三）逾期處理1.如借檔人員逾期未歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還。催還無(wú)效的，檔案管理部門(mén)應(yīng)向借檔部門(mén)或借檔人發(fā)出《檔案催還通知書(shū)》，明確要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。2.對(duì)于逾期仍未歸還檔案的借檔部門(mén)或借檔人，檔案管理部門(mén)有權(quán)暫停其借檔資格，并視情節(jié)輕重追究其相應(yīng)責(zé)任。如因逾期未還檔案給公司造成損失的，借檔部門(mén)或借檔人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)借與復(fù)?。ㄒ唬┺D(zhuǎn)借規(guī)定借檔人員未經(jīng)檔案管理部門(mén)書(shū)面同意，不得擅自將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要確需轉(zhuǎn)借，應(yīng)向檔案管理部門(mén)重新提交借檔申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。轉(zhuǎn)借手續(xù)與原借檔手續(xù)相同，轉(zhuǎn)借期限不得超過(guò)原借檔期限。（二）復(fù)印規(guī)定1.借檔人員如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理人員提出申請(qǐng)，說(shuō)明復(fù)印用途、復(fù)印內(nèi)容范圍等。申請(qǐng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)印。2.復(fù)印檔案應(yīng)使用檔案管理部門(mén)統(tǒng)一提供的設(shè)備，并由檔案管理人員進(jìn)行操作或監(jiān)督。復(fù)印完成后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)印件進(jìn)行核對(duì)，確保復(fù)印件與原件一致，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章。3.復(fù)印的檔案復(fù)印件應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，不得隨意丟棄或泄露。八、檔案安全與保密（一）安全保障1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全隱患應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。3.在檔案借檔過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注檔案安全情況，防止因借檔人員操作不當(dāng)或其他原因?qū)е聶n案安全事故發(fā)生。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密。不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案信息，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、限制查閱權(quán)限等。3.借檔人員應(yīng)簽訂保密承諾書(shū)，承諾對(duì)所借檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密。如違反保密承諾，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案借檔情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查借檔手續(xù)是否齊全、借檔期限是否合規(guī)、檔案歸還是否及時(shí)等。2.檔案管理部門(mén)定期對(duì)借檔檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核實(shí)檔案數(shù)量、完整性等情況，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見(jiàn)和建議及時(shí)整改落實(shí)。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定程序申請(qǐng)借檔或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借檔的。2.轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案未按規(guī)定辦理手續(xù)的。3.逾期未歸還檔案或未按要求辦理續(xù)借手續(xù)的。4.在借檔期間損壞、丟失檔案的。5.泄露檔案內(nèi)容，違反保密規(guī)定的。6.其他違反檔案借檔管理制度細(xì)則的行為。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對(duì)情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、通報(bào)批評(píng)等處理，并要求違規(guī)人員立即整改。3.對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，如造成檔案丟失、泄密等重大損失的，除追究直接責(zé)