PAGE2023檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值，為公司的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀公司各部門(mén)形成的檔案。3.建立健全公司檔案管理體系，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作，對(duì)兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，編制檔案檢索工具，提供檔案查閱服務(wù)，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供依據(jù)。5.做好檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。6.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理工作效率和水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定一名兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)收集、整理本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整，并定期向綜合管理部移交。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，積極配合綜合管理部做好檔案查閱和利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供支持。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，保守檔案機(jī)密，確保檔案的安全。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類(lèi)。1.文書(shū)檔案主要包括公司在行政管理、黨群工作、經(jīng)營(yíng)管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案指公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。3.會(huì)計(jì)檔案是公司在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料。4.人事檔案包括公司員工的個(gè)人基本信息、履歷材料、考核材料、任免材料、工資福利材料、教育培訓(xùn)材料、黨團(tuán)材料等。5.業(yè)務(wù)檔案指公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、客戶(hù)檔案、合同檔案、招投標(biāo)檔案等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)每類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“年度+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.文書(shū)檔案編號(hào)格式為：[年度]WS+[流水號(hào)]，其中“[年度]”為公元紀(jì)年的四位數(shù)字，“WS”為文書(shū)檔案類(lèi)別代碼，“[流水號(hào)]”為該年度文書(shū)檔案的順序號(hào)。例如：2023WS001，表示2023年度的第1份文書(shū)檔案。2.科技檔案編號(hào)格式為：[年度]KJ+[項(xiàng)目代碼]+[流水號(hào)]，其中“[年度]”為公元紀(jì)年的四位數(shù)字，“KJ”為科技檔案類(lèi)別代碼，“[項(xiàng)目代碼]”為該科技項(xiàng)目的代碼，“[流水號(hào)]”為該項(xiàng)目科技檔案的順序號(hào)。例如：2023KJ01001，表示2023年度的第1個(gè)科技項(xiàng)目的第1份科技檔案。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)格式為：[年度]KZ+[類(lèi)別代碼]+[流水號(hào)]，其中“[年度]”為公元紀(jì)年的四位數(shù)字，“KZ”為會(huì)計(jì)檔案類(lèi)別代碼，“[類(lèi)別代碼]”根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的具體類(lèi)別設(shè)定，如“1”表示會(huì)計(jì)憑證，“2”表示會(huì)計(jì)賬簿等，“[流水號(hào)]”為該類(lèi)別會(huì)計(jì)檔案的順序號(hào)。例如：2023KZ1001，表示2023年度的第1冊(cè)會(huì)計(jì)憑證。4.人事檔案編號(hào)格式為：[年度]RS+[員工編號(hào)]，其中“[年度]”為公元紀(jì)年的四位數(shù)字，“RS”為人事檔案類(lèi)別代碼，“[員工編號(hào)]”為該員工的唯一編號(hào)。例如：2023RS001，表示2023年度的第1位員工的人事檔案。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)格式為：[年度]YW+[業(yè)務(wù)類(lèi)別代碼]+[流水號(hào)]，其中“[年度]”為公元紀(jì)年的四位數(shù)字，“YW”為業(yè)務(wù)檔案類(lèi)別代碼，“[業(yè)務(wù)類(lèi)別代碼]”根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的具體業(yè)務(wù)類(lèi)別設(shè)定，如“SC”表示市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案，“HT”表示合同檔案等，“[流水號(hào)]”為該業(yè)務(wù)類(lèi)別檔案的順序號(hào)。例如：2023YWSC001，表示2023年度的第1份市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)兼職檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，不得積壓或丟失。3.公司員工在辦理完畢相關(guān)業(yè)務(wù)后，應(yīng)將工作中形成的文件材料及時(shí)移交本部門(mén)兼職檔案管理人員。（二）檔案整理1.綜合管理部負(fù)責(zé)制定檔案整理方案，明確檔案整理的原則、方法和要求。2.各部門(mén)兼職檔案管理人員按照檔案整理方案的要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。3.文書(shū)檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理，同一事由的文件應(yīng)集中排列；科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目階段、專(zhuān)業(yè)類(lèi)別等進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性；會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別分別整理；人事檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別進(jìn)行整理；業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程和類(lèi)別進(jìn)行整理。4.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件材料，確保檔案的精煉和準(zhǔn)確。5.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和檢索。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放各類(lèi)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不得存放易燃、易爆、腐蝕性等物品，嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照不同類(lèi)別、不同保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，檔案盒和檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、重要會(huì)議紀(jì)要、重大合同協(xié)議等。2.長(zhǎng)期保管凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。如一般性的業(yè)務(wù)文件、年度工作計(jì)劃和總結(jié)等。3.短期保管凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如臨時(shí)性的通知、報(bào)表等。（四）檔案清查1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，并提出改進(jìn)措施。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，確認(rèn)檔案已銷(xiāo)毀。3.嚴(yán)禁個(gè)人私自銷(xiāo)毀檔案，銷(xiāo)毀檔案應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保檔案信息不被泄露。七、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守公司檔案管理制度的規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部。2.綜合管理部檔案管理人員根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱、借閱和對(duì)外提供。2.重要檔案的查閱和借閱，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案利用過(guò)程中，如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門(mén)提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等安全措施，確保檔案信息的安全。