PAGE單位對個人檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強單位對個人檔案的管理，確保檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在單位人力資源管理、員工職業(yè)發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位全體員工個人檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須如實反映員工的真實情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，能夠全面反映員工的工作經歷、業(yè)績、獎懲等情況。3.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息，未經授權不得泄露。4.動態(tài)管理原則：根據員工的工作變動、個人發(fā)展等情況，及時更新檔案內容。二、檔案內容（一）個人基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。（二）學歷學位材料學歷證書、學位證書、成績單、學歷認證報告等。（三）工作經歷材料勞動合同、離職證明、工作業(yè)績報告、培訓記錄等。（四）職業(yè)資格證書各類專業(yè)技術資格證書、職業(yè)技能證書等。（五）獎懲材料獎勵證書、處罰決定等。（六）其他材料如體檢報告、個人總結、推薦信等。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責發(fā)放個人檔案建立所需的材料清單，并指導員工填寫相關表格。2.員工應按照要求如實填寫個人基本信息，并提交學歷學位、工作經歷、職業(yè)資格證書等相關材料原件及復印件。3.人力資源部門對員工提交的材料進行審核，確保材料真實、完整后，將其整理歸檔，建立個人檔案。（二）檔案材料收集1.人力資源部門定期收集員工的各類檔案材料，如學歷學位變更證明、工作業(yè)績報告、獎懲材料等。2.各部門應及時將涉及員工的相關材料報送至人力資源部門，確保檔案信息的及時更新。3.員工本人如有需要補充或更新檔案材料，應及時向人力資源部門提交。四、檔案保管（一）保管部門單位設立專門的檔案保管室，由人力資源部門指定專人負責檔案的保管工作。（二）保管要求1.檔案保管室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全存放。2.檔案應分類存放，建立檔案索引，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的完整性和可讀性。4.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全的介質上，防止數(shù)據丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限l.人力資源部門負責人因工作需要可查閱員工檔案。2.涉及員工績效考核、晉升、調崗等人力資源管理工作的相關人員，經人力資源部門負責人批準后可查閱相關員工檔案。3.司法機關、政府部門等因工作需要依法查閱員工檔案的，應出具相關證明材料，經單位負責人批準后，由人力資源部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等。2.《檔案查閱申請表》經批準后，查閱人員在檔案保管人員的陪同下查閱檔案。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。（三）借閱權限1.因特殊情況需要借閱員工檔案的，須經單位負責人批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等。2.《檔案借閱申請表》經批準后，借閱人員向檔案保管人員辦理借閱手續(xù)，領取檔案。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得泄露檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。六、檔案轉遞（一）轉遞原因1.員工離職、退休、調動等原因需要轉遞檔案。2.按照國家有關規(guī)定需要將檔案轉遞至其他單位或部門。（二）轉遞程序1.人力資源部門根據員工的轉遞需求，開具《檔案轉遞通知單》。2.《檔案轉遞通知單》應注明轉遞原因、轉遞單位、轉遞內容等。3.檔案保管人員按照《檔案轉遞通知單》的要求，將檔案整理密封，并通過機要交通或專人送取等方式轉遞至接收單位。4.檔案轉遞后，人力資源部門應及時與接收單位確認檔案是否收到，并做好記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的個人檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。（二）信息化管理要求1.對檔案材料進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據庫。2.電子檔案應與紙質檔案內容一致，并進行定期備份。3.嚴格設置電子檔案的訪問權限，確保檔案信息安全。4.利用信息化管理系統(tǒng)對檔案信息進行分類、檢索、統(tǒng)計分析，為單位人力資源管理提供決策支持。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案保管人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應采取特殊的保密措施。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定。（二）安全管理1.加強檔案保管室的安全防范工作，配備必要的安全設施，如監(jiān)控設備、報警裝置等。2.定期對檔案保管室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對因自然災害、突發(fā)事件等原因可能影響檔案安全的情況，應制定應急預案，確保檔案的安全。九、檔案審核與清理（一）審核機制1.定期對員工檔案進行審核，確保檔案內容的真實性、完整性和準確性。2.審核內容包括檔案材料的真實性、檔案整理的規(guī)范性等。3.在員工晉升、調崗、離職等關鍵節(jié)點，對檔案進行重點審核。（二）清理規(guī)定1.對已超過保管期限、無保存價值的檔案材料，按照規(guī)定進行清理銷毀。2.清理銷毀檔案材料應填寫《檔案清理銷毀申請表》，經批準后，由專人負責實施。3.檔案清理銷毀過程應進行記錄，確保檔案信息的安全。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.偽造、篡改檔案材料。2.擅自查閱、借閱、轉遞檔案。3.泄露檔案內容。4.未按規(guī)定保管、整理檔案。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職