合同審查與管理標(biāo)準(zhǔn)模板工具一、工具說明本工具旨在為企業(yè)或組織提供標(biāo)準(zhǔn)化的合同審查與管理流程通過規(guī)范操作步驟、明確責(zé)任分工、統(tǒng)一管理要求，幫助用戶有效控制合同風(fēng)險(xiǎn)，提升合同管理效率，保證合同簽訂與履行過程的合規(guī)性、安全性。工具適用于各類民商事合同（如采購合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、勞動(dòng)合同等）的審查、審批、簽署及后續(xù)管理全流程，可根據(jù)企業(yè)規(guī)模、行業(yè)特性進(jìn)行個(gè)性化調(diào)整。二、哪些場景下適用本模板日常業(yè)務(wù)合作：與企業(yè)外部供應(yīng)商、客戶、合作伙伴簽訂采購、銷售、服務(wù)、技術(shù)開發(fā)等合同時(shí)需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程審查條款、控制履約風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部協(xié)議管理：涉及部門間協(xié)作、項(xiàng)目分工、資源調(diào)配等內(nèi)部協(xié)議的起草與審核，保證權(quán)責(zé)清晰、符合公司制度。重大合同專項(xiàng)處理：對標(biāo)的額較大、法律關(guān)系復(fù)雜或影響企業(yè)核心利益的合同（如并購、融資、長期戰(zhàn)略合作等），可借助本模板細(xì)化審查要點(diǎn)，組織專項(xiàng)評審。合同履約跟蹤：已簽署合同的履行進(jìn)度監(jiān)控、變更管理、糾紛預(yù)警等過程管理，保證合同目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。合規(guī)與審計(jì)需求：應(yīng)對內(nèi)外部審計(jì)、合規(guī)檢查時(shí)，提供合同全流程管理的標(biāo)準(zhǔn)化記錄與證據(jù)支持。三、合同審查與管理全流程操作指引（一）合同發(fā)起與起草發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購、服務(wù)、銷售等），填寫《合同立項(xiàng)申請表》，明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、金額、履行期限等核心要素，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后啟動(dòng)起草流程。起草要求：參考國家相關(guān)法律法規(guī)（如《民法典》《公司法》等）及行業(yè)示范文本，結(jié)合交易特點(diǎn)擬定合同條款；明確合同主體（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表等）、標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）、價(jià)款/報(bào)酬（金額、支付方式、稅費(fèi)承擔(dān)等）、履行期限/地點(diǎn)/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心內(nèi)容；涉及技術(shù)保密、知識產(chǎn)權(quán)、特殊資質(zhì)等要求的，需增加專項(xiàng)條款（如保密協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等）。（二）合同審查審查主體與職責(zé)：業(yè)務(wù)部門初審：審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務(wù)需求、條款是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確（如標(biāo)的數(shù)量、價(jià)格、日期等），保證與前期溝通一致。法務(wù)部門/法務(wù)專員*復(fù)審：重點(diǎn)審查法律合規(guī)性，包括：主體資格：合作方是否具備相應(yīng)民事行為能力、資質(zhì)許可（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等），必要時(shí)需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)；條款合法性：是否存在違反法律強(qiáng)制性規(guī)定、顯失公平或無效條款（如“霸王條款”）；權(quán)利義務(wù)對等性：雙方責(zé)任、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)是否合理，違約責(zé)任是否明確且可執(zhí)行；爭議解決方式：是否明確約定仲裁或訴訟管轄地，是否符合企業(yè)偏好（如優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院）。財(cái)務(wù)部門會簽：審查價(jià)款/報(bào)酬的合理性、支付方式對企業(yè)現(xiàn)金流的影響，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及稅務(wù)處理是否合規(guī)。分管領(lǐng)導(dǎo)/高管終審：針對重大合同（如金額超過萬元或戰(zhàn)略級合作），從企業(yè)整體戰(zhàn)略、資源匹配度、風(fēng)險(xiǎn)承受能力等角度進(jìn)行最終把關(guān)。審查輸出：審查人需填寫《合同審查表》，明確“審查通過”“修改后通過”或“不通過”的結(jié)論，并標(biāo)注具體修改意見（如“第3.2條需明確逾期付款的違約金計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)”）。起草部門根據(jù)意見修訂合同，直至所有審查環(huán)節(jié)通過。（三）合同審批與簽署審批流程：一般合同：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*→法務(wù)部門*→財(cái)務(wù)部門*→分管領(lǐng)導(dǎo)*；重大合同：在上述流程基礎(chǔ)上增加總經(jīng)理/董事長*審批，必要時(shí)提交決策委員會審議。審批人需在《合同審批表》中簽署明確意見，嚴(yán)禁“先簽后批”或越權(quán)審批。簽署規(guī)范：合同文本需為最終版本，騎縫章、簽字頁（或蓋章頁）完整；企業(yè)方由法定代表人或其授權(quán)代表*簽署，需提供《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、期限）；合作方簽署時(shí)，需核對其證件號碼明文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、證件號碼復(fù)印件等），保證與合同主體信息一致；合同一式多份（如正本X份、副本Y份），正本由雙方各執(zhí)一份，副本由企業(yè)法務(wù)、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)部門分別存檔。（四）合同履行與歸檔履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，建立《合同履行臺賬》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付日期、驗(yàn)收時(shí)間、付款進(jìn)度等），定期向法務(wù)、財(cái)務(wù)部門反饋履行情況；發(fā)覺對方可能違約（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）或己方可能無法按約履行時(shí)，應(yīng)及時(shí)上報(bào)并啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對預(yù)案（如發(fā)函催告、協(xié)商變更/解除等）。變更與解除：合同履行過程中需變更的，由雙方協(xié)商一致并簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，履行原審查審批流程；解除合同的需書面通知對方，明確解除事由（如不可抗力、違約情形等），并保留相關(guān)證據(jù)（如溝通記錄、書面函件等）。歸檔管理：合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同正本、審批文件、審查表、履行記錄等資料整理成冊，移交檔案管理部門*；檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號歸檔，電子版同步至合同管理系統(tǒng)，保證資料完整、可追溯；合同保存期限：一般合同不少于10年，重大合同（如涉及不動(dòng)產(chǎn)、知識產(chǎn)權(quán)等）不少于20年，保存期滿按規(guī)定銷毀。四、核心工具表格模板（一）合同審查表審查項(xiàng)目審查內(nèi)容審查意見（請勾選或填寫）合同基本信息合同名稱、編號、簽約主體、標(biāo)的、金額、履行期限等是否完整、準(zhǔn)確□通過□需修改：修改內(nèi)容：_________________________主體資格合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)許可、授權(quán)委托書等是否有效、與合同主體一致□通過□需修改：修改內(nèi)容：_________________________核心條款標(biāo)的、價(jià)款、支付方式、履行要求、違約責(zé)任、爭議解決等是否明確、合法□通過□需修改：修改內(nèi)容：_________________________風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是否存在格式條款爭議、知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)、不可抗力條款缺失等□無風(fēng)險(xiǎn)□低風(fēng)險(xiǎn)□中風(fēng)險(xiǎn)□高風(fēng)險(xiǎn)：風(fēng)險(xiǎn)描述：_________________________綜合結(jié)論□審查通過□修改后通過（需完成修改并重新提交）□不通過（說明理由：___________）審查人：___________日期：______年_月_日（二）合同審批表合同名稱合同編號合作方合同金額人民幣______元履行期限自______年_月_日至______年_月_日業(yè)務(wù)部門意見部門負(fù)責(zé)人*：□同意□不同意（理由：_________________________）簽字：___________日期：______年_月_日法務(wù)部門意見法務(wù)專員*：□同意□不同意（理由：_________________________）簽字：___________日期：______年_月_日財(cái)務(wù)部門意見財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人*：□同意□不同意（理由：_________________________）簽字：___________日期：______年_月_日分管領(lǐng)導(dǎo)意見分管領(lǐng)導(dǎo)*：□同意□不同意（理由：_________________________）簽字：___________日期：______年_月_日總經(jīng)理/董事長意見總經(jīng)理/董事長*：□同意□不同意（理由：_________________________）簽字：___________日期：______年_月_日（三）合同履行臺賬合同編號合同名稱合作方標(biāo)的總金額履行狀態(tài)（□未開始□進(jìn)行中□已完成□已解除）關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交付/驗(yàn)收/付款日期）實(shí)際履行情況備注（如違約、變更記錄）五、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作要點(diǎn)主體審查“三查”原則：一查合作方營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否匹配）；二查資質(zhì)許可（如行業(yè)特殊資質(zhì)、安全生產(chǎn)許可證等）；三查授權(quán)委托（非法定代表人簽署時(shí)，需核對授權(quán)委托書是否明確授權(quán)范圍、期限，避免無權(quán)代理風(fēng)險(xiǎn)）。條款避免“模糊表述”：合同中“盡快”“合理”“approximately（大約）”等模糊詞匯需替換為具體標(biāo)準(zhǔn)（如“收到貨物后3個(gè)工作日內(nèi)”“按國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)GB/TX-執(zhí)行”），防止履行爭議。違約責(zé)任“對等明確”：雙方違約責(zé)任需對等，避免僅約定單方責(zé)任；違約金金額需合理（一般不超過實(shí)際損失的30%，過高可能被法院調(diào)減），同時(shí)明確違約金計(jì)算方式（如“按逾期付款金額的每日萬分