PAGE保證金管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保證金管理，規(guī)范保證金的收取、使用、退還等行為，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營活動(dòng)中涉及的各類保證金管理。（三）基本原則1.合法性原則：保證金的管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格規(guī)范保證金的收取、使用、退還流程，確保操作有序。3.安全性原則：保障保證金資金的安全，防止資金損失。4.效益性原則：在確保保證金安全的前提下，提高資金使用效益。二、保證金的分類及定義（一）投標(biāo)保證金1.定義：投標(biāo)人按照招標(biāo)文件的要求向招標(biāo)人出具的，以一定金額表示的投標(biāo)責(zé)任擔(dān)保。2.目的：保證投標(biāo)人在投標(biāo)有效期內(nèi)不撤銷投標(biāo)文件，中標(biāo)后按照規(guī)定簽訂合同并提交履約保證金。（二）履約保證金1.定義：中標(biāo)人按照合同約定，向招標(biāo)人提交的保證其履行合同義務(wù)的擔(dān)保。2.目的：確保中標(biāo)人全面履行合同約定的各項(xiàng)義務(wù)，保障招標(biāo)人的利益。（三）質(zhì)量保證金1.定義：在合同履行過程中，為保證產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量，由供應(yīng)商或服務(wù)提供商向采購方預(yù)留的一定金額的保證金。2.目的：促使供應(yīng)商或服務(wù)提供商重視產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量，在質(zhì)保期內(nèi)對出現(xiàn)的質(zhì)量問題承擔(dān)責(zé)任。（四）其他保證金根據(jù)公司經(jīng)營活動(dòng)的特殊需要，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)設(shè)立的其他類型的保證金，如租賃保證金等。三、保證金的收?。ㄒ唬┦杖∫罁?jù)1.投標(biāo)保證金：依據(jù)招標(biāo)文件的明確要求收取。2.履約保證金：根據(jù)中標(biāo)合同的約定收取。3.質(zhì)量保證金：按照采購合同或服務(wù)協(xié)議的規(guī)定收取。4.其他保證金：依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定及與對方簽訂的協(xié)議收取。（二）收取標(biāo)準(zhǔn)1.投標(biāo)保證金：一般不超過投標(biāo)總價(jià)的2%，但最高不得超過規(guī)定的金額上限。具體標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和招標(biāo)文件要求確定。2.履約保證金：通常為中標(biāo)合同金額的一定比例，比例范圍根據(jù)行業(yè)慣例和項(xiàng)目情況在合同中明確約定，一般在5%10%之間。3.質(zhì)量保證金：按照合同金額的一定比例預(yù)留，比例一般為合同金額的5%10%，質(zhì)保期屆滿后無質(zhì)量問題予以退還。4.其他保證金：根據(jù)具體業(yè)務(wù)情況，由公司管理層參照市場行情和風(fēng)險(xiǎn)評估確定合理的收取標(biāo)準(zhǔn)。（三）收取方式1.現(xiàn)金繳納：原則上不接受現(xiàn)金繳納保證金，特殊情況需經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)。2.銀行轉(zhuǎn)賬：要求保證金繳納人通過銀行轉(zhuǎn)賬方式將保證金足額匯入公司指定的銀行賬戶，并在轉(zhuǎn)賬備注中注明保證金的類型、項(xiàng)目名稱等相關(guān)信息。3.銀行保函：對于符合條件的業(yè)務(wù)，可接受以銀行保函形式繳納保證金。銀行保函應(yīng)符合公司要求的格式和內(nèi)容，由具有良好信譽(yù)的銀行出具。（四）收取流程1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)向保證金繳納人發(fā)出保證金繳納通知，明確保證金的類型、金額、繳納方式、繳納期限等要求。2.保證金繳納人按照通知要求辦理繳納手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門收到保證金后，進(jìn)行核對確認(rèn)，并開具收款憑證。收款憑證應(yīng)注明保證金的類型、金額、繳納人名稱、項(xiàng)目名稱等信息。4.財(cái)務(wù)部門將收款情況及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤保證金繳納情況，確保足額按時(shí)繳納。四、保證金的使用（一）使用范圍1.投標(biāo)保證金：如投標(biāo)人在投標(biāo)有效期內(nèi)撤銷投標(biāo)文件，或中標(biāo)后無正當(dāng)理由不與招標(biāo)人簽訂合同，招標(biāo)人有權(quán)沒收其投標(biāo)保證金。2.履約保證金：在中標(biāo)人未能按照合同約定履行義務(wù)時(shí)，招標(biāo)人可根據(jù)合同約定扣除部分或全部履約保證金，用于彌補(bǔ)因中標(biāo)人違約給招標(biāo)人造成的損失。3.質(zhì)量保證金：在質(zhì)保期內(nèi)，如產(chǎn)品或服務(wù)出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購方有權(quán)扣除相應(yīng)的質(zhì)量保證金用于維修、更換、賠償?shù)荣M(fèi)用支出。4.其他保證金：按照公司與對方簽訂的協(xié)議約定的使用范圍執(zhí)行。（二）使用審批1.涉及保證金使用的部門應(yīng)填寫保證金使用申請表，詳細(xì)說明使用原因、金額、支付對象等信息。2.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門審核申請表的合規(guī)性和資金支付情況后，報(bào)公司管理層審批。4.公司管理層審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見辦理保證金支付手續(xù)。（三）使用記錄1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對保證金的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用時(shí)間、金額、支付對象、使用原因等信息。2.使用記錄應(yīng)定期進(jìn)行核對和整理，確保記錄準(zhǔn)確無誤。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好保證金使用記錄的核對工作，及時(shí)提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息。五、保證金的退還（一）退還條件1.投標(biāo)保證金：在投標(biāo)有效期屆滿后，如投標(biāo)人未出現(xiàn)違規(guī)行為，招標(biāo)人應(yīng)及時(shí)退還投標(biāo)保證金。2.履約保證金：中標(biāo)人按照合同約定全面履行義務(wù)，且質(zhì)保期屆滿無質(zhì)量問題，招標(biāo)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)退還履約保證金。3.質(zhì)量保證金：質(zhì)保期屆滿，產(chǎn)品或服務(wù)未出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購方應(yīng)退還質(zhì)量保證金。4.其他保證金：按照公司與對方簽訂的協(xié)議約定的退還條件執(zhí)行。（二）退還流程1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)核實(shí)保證金退還條件是否滿足，并填寫保證金退還申請表，提交至公司財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)保證金繳納情況及使用記錄后，報(bào)公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見辦理保證金退還手續(xù)。4.對于以銀行轉(zhuǎn)賬方式繳納的保證金，財(cái)務(wù)部門應(yīng)將保證金足額退還至原繳納賬戶；對于以銀行保函形式繳納的保證金，應(yīng)及時(shí)辦理保函注銷手續(xù)。（三）退還記錄1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對保證金的退還情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括退還時(shí)間、金額、退還對象等信息。2.退還記錄應(yīng)定期進(jìn)行核對和整理，確保記錄準(zhǔn)確無誤。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門做好保證金退還記錄的核對工作，及時(shí)提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息。六、保證金的賬戶管理（一）賬戶設(shè)置1.公司設(shè)立專門的保證金賬戶，用于存放各類保證金資金。2.保證金賬戶應(yīng)按照銀行賬戶管理規(guī)定進(jìn)行開戶、銷戶等操作，并確保賬戶信息的安全。（二）賬戶監(jiān)管1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)保證金賬戶的日常管理和監(jiān)管，定期核對賬戶余額、收支情況等。2.嚴(yán)禁將保證金賬戶資金挪作他用，確保保證金資金專款專用。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對保證金賬戶進(jìn)行審計(jì)檢查，確保賬戶管理規(guī)范、資金安全。（三）賬戶信息變更1.如保證金賬戶信息發(fā)生變更，如賬戶名稱、賬號(hào)、開戶行等，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理變更手續(xù)，并通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門和保證金繳納人。2.變更手續(xù)應(yīng)按照銀行規(guī)定辦理，并留存相關(guān)資料作為檔案管理。七、保證金的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對保證金業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，關(guān)注保證金繳納人信用狀況、經(jīng)營情況等變化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對保證金賬戶資金的監(jiān)控，關(guān)注資金流動(dòng)情況，識(shí)別資金安全風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.公司應(yīng)建立保證金風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制，對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)評估應(yīng)綜合考慮保證金金額、繳納人信用狀況、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等因素。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)，應(yīng)加強(qiáng)管理和監(jiān)控，采取必要的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。2.如發(fā)現(xiàn)保證金繳納人存在違約風(fēng)險(xiǎn)或資金安全風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)采取措施，如要求繳納人補(bǔ)充擔(dān)保、提前收回保證金等。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施及時(shí)調(diào)整保證金管理策略，確保保證金資金安全。八、保證金的檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.保證金繳納通知、繳納憑證、收款憑證等相關(guān)資料。2.保證金使用申請表、審批文件、支付憑證等使用記錄資料。3.保證金退還申請表、審批文件、退還憑證等退還記錄資料。4.與保證金相關(guān)的合同、協(xié)議、銀行保函等文件資料。（二）檔案整理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對保證金檔案進(jìn)行整理，按照業(yè)務(wù)類型和時(shí)間順序進(jìn)行分類歸檔。2.檔案應(yīng)確保資料完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）檔案保管1.保證金檔案應(yīng)妥善保管，保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備安全、防火、防潮等條件，確保檔案安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱保證金檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。3.查閱完畢后，檔案查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對保證金管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查保證金的收取、使用、退還流程是否合規(guī)，賬戶管理是否規(guī)范，檔案管理是否完整等。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受國家相關(guān)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，積極配合監(jiān)管部門的