PAGE加強采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強公司采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，提高采購效率，確保公司采購活動合法、合規(guī)、有效，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購活動，包括物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)定和流程進(jìn)行采購操作。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.制衡性原則：采購業(yè)務(wù)的決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)相互分離、相互制約，防止權(quán)力濫用。5.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保供應(yīng)商公平參與競爭，采購結(jié)果公正合理。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門采購部門是公司采購活動的執(zhí)行主體，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求和市場情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護供應(yīng)商關(guān)系。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管，建立采購信息管理系統(tǒng)，及時更新采購數(shù)據(jù)。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購前期的需求調(diào)研和技術(shù)規(guī)格制定，對采購標(biāo)的物的質(zhì)量、性能等方面進(jìn)行驗收。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，對采購成本進(jìn)行核算和分析，參與采購合同的審核。3.審計部門：對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性、采購合同的執(zhí)行情況等，提出審計意見和建議。三、采購流程控制（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、生產(chǎn)運營等實際需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購標(biāo)的物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容。2.采購申請表需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請表后，結(jié)合公司庫存情況和采購預(yù)算，對采購需求進(jìn)行分析和評估。2.根據(jù)評估結(jié)果，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、采購責(zé)任人等，并報采購決策委員會審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.供應(yīng)商篩選：根據(jù)公司制定的供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。3.供應(yīng)商評估：采購部門組織相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和綜合評估，填寫供應(yīng)商評估報告，評估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。4.供應(yīng)商選擇：根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。5.供應(yīng)商管理：采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤和評估，建立供應(yīng)商績效評價體系，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判，爭取最有利的采購條件。談判過程中，采購人員應(yīng)做好記錄，確保談判內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確。2.合同簽訂：談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，經(jīng)法律部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。合同簽訂應(yīng)遵循法律法規(guī)和公司合同管理規(guī)定，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、合法有效。（五）采購執(zhí)行與驗收1.采購執(zhí)行：采購部門按照采購合同約定，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.驗收：貨物到達(dá)后，采購部門組織需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，填寫驗收報告，辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補救措施或退換貨物。（六）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，附上相關(guān)憑證，報財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度和資金審批流程，對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部門辦理付款手續(xù)，確保采購資金的安全、準(zhǔn)確支付。四、采購風(fēng)險管理控制（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.采用定性與定量相結(jié)合方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險：選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)、明確的采購合同，約定違約責(zé)任和賠償條款。加強對供應(yīng)商的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。同時，可要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函。2.質(zhì)量風(fēng)險：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強驗收環(huán)節(jié)的管理。對重要物資可進(jìn)行抽檢或委托專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行檢驗。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，要求其對產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)，如出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的退換貨、賠償?shù)蓉?zé)任。3.價格波動風(fēng)險：關(guān)注市場價格動態(tài)，建立價格預(yù)警機制。對于價格波動較大的物資，可采用套期保值、簽訂長期合同、分批采購等方式進(jìn)行應(yīng)對。同時，加強采購成本分析和控制，提高采購效益。4.合同風(fēng)險：加強合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行操作。合同簽訂前，由法律部門對合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法有效。合同執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)及時跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。五、采購信息管理（一）采購信息收集采購部門應(yīng)廣泛收集與采購活動相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動態(tài)信息等。信息來源可包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)報告、供應(yīng)商提供的資料、市場調(diào)研等。（二）采購信息分析與利用對收集到的采購信息進(jìn)行分析和整理，提取有價值的信息，為采購決策、供應(yīng)商管理、采購成本控制等提供支持。例如，通過分析市場價格信息，制定合理的采購價格策略；通過分析供應(yīng)商信息，優(yōu)化供應(yīng)商選擇和管理。（三）采購信息系統(tǒng)建設(shè)建立完善的采購信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購流程的信息化、自動化。采購信息系統(tǒng)應(yīng)涵蓋采購需求管理、采購計劃制定、供應(yīng)商管理、采購合同管理、采購執(zhí)行與驗收、采購付款等各個環(huán)節(jié)，提高采購工作效率和管理水平。同時，確保采購信息的安全、保密，防止信息泄露。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購成本的合理性、采購合同的執(zhí)行情況等。審計部門應(yīng)出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合政府部門開展的采購專項檢查、審計等工作。2.主動接受社會監(jiān)督，如供應(yīng)商、客戶等對公司采購活動的