PAGE單位印章管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強單位印章管理，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風(fēng)險，保障單位合法權(quán)益，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門及所屬分支機構(gòu)在經(jīng)濟活動、行政管理等工作中涉及的各類印章管理。（三）印章種類及定義1.公章：單位法定名稱章，代表單位對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任，具有最高法律效力。2.財務(wù)專用章：用于單位財務(wù)核算、資金收付等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。3.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟合同，明確合同雙方權(quán)利義務(wù)。4.法定代表人章：由法定代表人個人使用，在特定業(yè)務(wù)場景中代表法定代表人行使職權(quán)。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于部門內(nèi)部業(yè)務(wù)往來及文件簽署等。（四）基本原則1.合法性原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.安全性原則：確保印章存放安全，使用過程可追溯，防止印章被盜用、冒用、偽造等風(fēng)險。3.規(guī)范性原則：明確印章管理各環(huán)節(jié)流程及操作規(guī)范，做到有章可循、規(guī)范有序。4.審慎性原則：嚴(yán)格審核印章使用申請，確保用印事項合法合規(guī)、真實有效。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制申請1.各部門因工作需要刻制印章時，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.申請表提交至單位辦公室，辦公室對申請事項進行初步審核，審核通過后報單位領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）印章刻制1.經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由辦公室統(tǒng)一辦理印章刻制手續(xù)。選擇具有合法資質(zhì)、信譽良好的印章制作單位進行刻制。2.印章制作單位應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定和單位要求進行印章刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。制作完成后，應(yīng)將印章樣本交單位辦公室留存?zhèn)浒?。（三）印章啟?.新印章刻制完成后，由辦公室組織相關(guān)部門及人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括印章外觀質(zhì)量、文字圖案清晰度、尺寸規(guī)格等是否符合要求。2.驗收合格后，填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、啟用范圍等信息，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后正式啟用。3.印章啟用后，辦公室應(yīng)及時將印章啟用信息通知各相關(guān)部門，并在單位內(nèi)部進行公示，確保全體員工知曉。三、印章的保管（一）保管責(zé)任1.單位公章、財務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人章由辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管；部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守印章保管規(guī)定，確保印章安全。（二）保管方式1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實行雙人保管、雙鎖管理，鑰匙分別由保管人員各自持有。2.保險柜或保管箱應(yīng)放置在安全、保密的場所，如辦公室內(nèi)具備防盜、防火、防潮等功能的區(qū)域。（三）保管要求1.印章保管人員不得擅自將印章交他人保管或帶出保管場所。因工作需要攜帶印章外出時，必須經(jīng)過嚴(yán)格審批，并采取必要的安全措施，確保印章安全。外出期間，印章應(yīng)始終處于保管人員視線范圍內(nèi)，不得隨意放置。2.印章保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)立即報告辦公室，并采取相應(yīng)措施進行處理。3.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因不再負(fù)責(zé)印章保管時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責(zé)任明確。四、印章的使用（一）使用申請1.各部門及人員需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.申請表提交至印章保管部門或人員，印章保管人員對申請事項進行初步審核，審核內(nèi)容包括用印事項是否符合單位規(guī)定、申請手續(xù)是否齊全等。（二）審核審批1.對于一般性用印事項，經(jīng)印章保管人員審核通過后，報辦公室負(fù)責(zé)人審批。2.對于重要合同簽訂、重大事項決策等涉及單位重大利益的用印事項，需經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程應(yīng)嚴(yán)格按照單位內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，確保審批環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。（三）用印操作1.印章保管人員在審核審批通過后，應(yīng)按照規(guī)定的用印流程進行操作。用印時，應(yīng)將印章放置在安全、平整的表面，確保印章清晰、完整地加蓋在文件規(guī)定位置。2.加蓋印章后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記表》上詳細記錄用印時間、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印申請人等信息，并要求用印申請人簽字確認(rèn)。（四）特殊情況用印1.因緊急情況無法事先填寫《印章使用申請表》的，用印申請人應(yīng)電話向部門負(fù)責(zé)人及印章保管人員說明情況，經(jīng)同意后方可用印。事后應(yīng)及時補辦申請手續(xù)。2.對于異地用印或通過傳真、掃描等方式用印的情況，應(yīng)嚴(yán)格按照單位規(guī)定進行審批，并采取必要的安全措施，確保用印的真實性和合法性。五、印章的停用與銷毀（一）停用情形1.單位名稱變更、機構(gòu)撤銷、印章?lián)p壞等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂脮r，應(yīng)及時辦理印章停用手續(xù)。2.印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章存在被盜用、冒用、偽造等風(fēng)險時，可以先采取臨時停用措施，并及時報告單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門進行處理。（二）停用申請與審批1.各部門或人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至辦公室。2.辦公室對申請事項進行審核，審核通過后報單位領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，正式辦理印章停用手續(xù)。（三）印章銷毀1.對于停用的印章，由辦公室統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、熔化等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。3.銷毀完成后，辦公室應(yīng)將《印章銷毀申請表》及銷毀記錄存檔，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.單位內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對印章管理情況進行審計監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章管理制度執(zhí)行情況、印章保管與使用記錄、印章安全防范措施等。2.辦公室應(yīng)加強對印章管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正印章管理過程中存在的問題，確保印章管理工作規(guī)范有序。（二）違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因印章管理不善導(dǎo)致單位遭受經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)