PAGE工程合約管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程合約管理，規(guī)范合約簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合約風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程合約的管理，包括但不限于建筑工程、安裝工程、裝飾裝修工程、市政工程等各類工程項目所涉及的合約。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：工程合約的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合約合法有效。2.風(fēng)險防控原則：建立健全合約風(fēng)險評估和防控機(jī)制，對合約簽訂、履行過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別、評估和控制，降低合約風(fēng)險。3.全面管理原則：涵蓋工程合約從談判、起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程管理，確保各環(huán)節(jié)緊密銜接，責(zé)任明確。4.協(xié)同合作原則：合約管理涉及公司多個部門，各部門應(yīng)密切配合、協(xié)同工作，形成管理合力，共同推進(jìn)合約管理工作。二、合約管理組織與職責(zé)（一）合約管理委員會1.組成公司設(shè)立合約管理委員會，由公司高層管理人員、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、工程管理部門負(fù)責(zé)人等組成。委員會主任由公司總經(jīng)理擔(dān)任。2.職責(zé)（1）審議重大工程合約的簽訂、變更、終止等事項；（2）協(xié)調(diào)解決合約管理過程中的重大問題；（3）監(jiān)督合約管理制度的執(zhí)行情況。（二）合約管理部門公司指定法務(wù)部門為合約管理部門，負(fù)責(zé)工程合約的統(tǒng)一管理工作。其主要職責(zé)如下：1.制定和完善工程合約管理制度；2.參與工程合約的談判、起草、審核等工作；3.負(fù)責(zé)工程合約的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的具體管理工作；4.建立工程合約臺賬，對合約執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督；5.協(xié)調(diào)解決合約糾紛，處理合約違約事宜；6.組織開展合約管理培訓(xùn)和宣傳工作。（三）其他部門職責(zé)1.工程管理部門（1）負(fù)責(zé)工程項目的前期調(diào)研、可行性研究、規(guī)劃設(shè)計等工作；（2）參與工程合約的談判，提供技術(shù)支持和工程要求；（3）負(fù)責(zé)工程項目的組織實施和現(xiàn)場管理，確保合約按約履行；（4）及時向合約管理部門反饋工程進(jìn)展情況和合約執(zhí)行中存在的問題。2.財務(wù)部門（1）參與工程合約的經(jīng)濟(jì)條款審核，提供財務(wù)方面的專業(yè)意見；（2）負(fù)責(zé)工程款項的支付審核和財務(wù)管理，確保資金安全和合理使用；（3）協(xié)助合約管理部門進(jìn)行合約成本核算和效益分析。3.其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)，配合合約管理部門做好工程合約管理的相關(guān)工作。三、合約簽訂管理（一）合約談判1.談判團(tuán)隊組建工程合約談判由合約管理部門牽頭，組織工程管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成談判團(tuán)隊。談判團(tuán)隊?wèi)?yīng)明確分工，各司其職。2.談判準(zhǔn)備（1）收集與合約相關(guān)的資料，包括項目背景、技術(shù)要求、市場行情、法律法規(guī)等；（2）分析對方的資信狀況、履約能力和談判意圖；（3）制定談判策略和方案，明確談判目標(biāo)和底線。3.談判過程（1）遵循平等、自愿、公平、誠信的原則，與對方進(jìn)行充分溝通和協(xié)商；（2）對合約條款進(jìn)行詳細(xì)討論和談判，確保條款明確、具體、合理，避免模糊不清或歧義條款；（3）記錄談判過程中的重要事項和雙方達(dá)成的共識，形成談判紀(jì)要。（二）合約起草1.起草主體合約談判達(dá)成初步意向后，由合約管理部門負(fù)責(zé)起草工程合約文本。2.起草要求（1）合約文本應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，明確雙方的權(quán)利義務(wù)；（2）條款應(yīng)完整、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)漏洞和歧義；（3）語言應(yīng)規(guī)范、簡潔、易懂，便于雙方理解和執(zhí)行。（三）合約審核1.審核流程（1）合約管理部門將起草好的合約文本提交給工程管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行初審；（2）各相關(guān)部門對合約文本進(jìn)行審核，重點審核合約條款的合法性、合理性、完整性以及對本部門利益的影響，并提出審核意見；（3）合約管理部門匯總各部門的審核意見，對合約文本進(jìn)行修改完善；（4）修改后的合約文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核；（5）法務(wù)部門對合約文本進(jìn)行全面的法律審查，確保合約合法有效，并出具法律審核意見；（6）合約管理部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，對合約文本進(jìn)行最終修改，形成送審稿。2.審核內(nèi)容（1）合法性審核：審查合約是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定；（2）合理性審核：評估合約條款是否公平合理，是否符合公司利益；（3）完整性審核：檢查合約條款是否齊全，有無遺漏重要內(nèi)容；（4）風(fēng)險防控審核：分析合約履行過程中可能存在的風(fēng)險，并提出相應(yīng)的防控措施。（四）合約簽訂1.簽約主體資格審查在簽訂工程合約前，合約管理部門應(yīng)審查對方的簽約主體資格，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等，確保對方具有合法的簽約能力。2.簽約流程（1）合約送審稿經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由合約管理部門與對方當(dāng)事人簽訂工程合約；（2）簽訂合約時，應(yīng)確保雙方當(dāng)事人在合約上簽字（蓋章）齊全，合約文本一式多份，雙方各執(zhí)一份，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.合約備案與存檔合約簽訂后，合約管理部門應(yīng)及時將合約副本送公司檔案室備案存檔，并建立合約臺賬，記錄合約的基本信息、簽訂時間、履行情況等。四、合約履行管理（一）合約交底1.交底主體與內(nèi)容合約簽訂后，合約管理部門應(yīng)組織工程管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行合約交底。合約交底的內(nèi)容包括合約的主要條款、雙方的權(quán)利義務(wù)、工程進(jìn)度要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。2.交底方式與時間合約交底可采用會議、培訓(xùn)、發(fā)放交底資料等方式進(jìn)行。合約交底應(yīng)在合約簽訂后及時進(jìn)行，確保相關(guān)部門和人員熟悉合約內(nèi)容，明確各自的職責(zé)。（二）合約執(zhí)行跟蹤1.跟蹤主體與職責(zé)合約管理部門負(fù)責(zé)對工程合約的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。工程管理部門應(yīng)定期向合約管理部門反饋工程進(jìn)展情況，包括工程進(jìn)度、質(zhì)量狀況、存在的問題等；財務(wù)部門應(yīng)及時提供工程款項的支付情況和財務(wù)數(shù)據(jù)。2.跟蹤方式與頻率合約管理部門可通過定期檢查、不定期抽查、召開協(xié)調(diào)會等方式對合約執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。跟蹤頻率應(yīng)根據(jù)工程實際情況確定，一般每月至少進(jìn)行一次跟蹤檢查。（三）合約變更管理1.變更原因與條件在工程合約履行過程中，如因不可抗力、工程變更、市場環(huán)境變化等原因需要變更合約條款的，應(yīng)按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行變更。2.變更流程（1）提出變更申請：由合約執(zhí)行部門或相關(guān)人員提出合約變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容和對合約履行的影響；（2）審核變更申請：合約管理部門對變更申請進(jìn)行審核，組織相關(guān)部門進(jìn)行評估，提出審核意見；（3）協(xié)商變更事宜：經(jīng)審核同意變更的，合約管理部門與對方當(dāng)事人就變更事項進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂變更協(xié)議；（4）變更協(xié)議備案與存檔：變更協(xié)議簽訂后，合約管理部門應(yīng)及時將變更協(xié)議副本送公司檔案室備案存檔，并更新合約臺賬。（四）合約付款管理1.付款依據(jù)與流程（1）工程款項的支付應(yīng)依據(jù)合約約定和工程實際進(jìn)度進(jìn)行。工程管理部門應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度情況，向合約管理部門提交付款申請，并提供相關(guān)證明材料；（2）合約管理部門對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后提交財務(wù)部門；（3）財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行財務(wù)審核，確保付款金額準(zhǔn)確無誤，并按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。2.付款風(fēng)險防控（1）加強(qiáng)對工程進(jìn)度和質(zhì)量的監(jiān)督，確保工程款項支付與工程實際進(jìn)展相符；（2）嚴(yán)格審核付款申請，防止出現(xiàn)虛假付款或超付情況；（3）建立付款風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，對可能存在的付款風(fēng)險及時進(jìn)行評估和處理。五、合約終止管理（一）終止原因工程合約在以下情況下可終止：1.合約期滿，雙方履行完畢合約約定的義務(wù)；2.雙方協(xié)商一致，提前終止合約；3.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞霞s無法繼續(xù)履行；4.一方嚴(yán)重違約，另一方依法解除合約。（二）終止流程1.提出終止申請：由合約執(zhí)行部門或相關(guān)人員提出合約終止申請，說明終止的原因和依據(jù)；2.審核終止申請：合約管理部門對終止申請進(jìn)行審核，組織相關(guān)部門進(jìn)行評估，提出審核意見；3.協(xié)商終止事宜：經(jīng)審核同意終止的，合約管理部門與對方當(dāng)事人就終止事項進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂終止協(xié)議；4.終止協(xié)議備案與存檔：終止協(xié)議簽訂后，合約管理部門應(yīng)及時將終止協(xié)議副本送公司檔案室備案存檔，并更新合約臺賬。（三）合約結(jié)算與清理1.合約結(jié)算合約終止后，合約管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對合約履行情況進(jìn)行結(jié)算，包括工程款項結(jié)算、質(zhì)量保證金結(jié)算、違約金結(jié)算等。結(jié)算應(yīng)依據(jù)合約約定和實際履行情況進(jìn)行，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。2.合約清理合約結(jié)算完成后，合約管理部門應(yīng)及時對合約資料進(jìn)行清理，包括合約文本、談判紀(jì)要、變更協(xié)議、終止協(xié)議、付款憑證等，將相關(guān)資料整理歸檔，妥善保存。六、合約風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別合約管理部門應(yīng)定期對工程合約進(jìn)行風(fēng)險識別，重點關(guān)注合約簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險，包括法律風(fēng)險、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、信用風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估合約管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法進(jìn)行。（二）風(fēng)險防控措施1.針對不同類型的風(fēng)險，制定相應(yīng)的防控措施。例如，對于法律風(fēng)險，加強(qiáng)合約的法律審核，確保合約合法有效；對于經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，加強(qiáng)財務(wù)審核和成本控制，合理安排資金；對于技術(shù)風(fēng)險，加強(qiáng)技術(shù)支持和質(zhì)量監(jiān)督，確保工程質(zhì)量；對于信用風(fēng)險，加強(qiáng)對方資信調(diào)查和履約跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)和處理違約行為。2.建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險及時發(fā)出預(yù)警信號，以便采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和控制。七、合約糾紛處理（一）糾紛預(yù)防加強(qiáng)合約管理，規(guī)范合約簽訂、履行等行為，避免因合約條款不明確、履行不當(dāng)?shù)仍蛞l(fā)糾紛。同時，加強(qiáng)與對方當(dāng)事人的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決合約履行過程中出現(xiàn)的問題，預(yù)防糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理流程1.