PAGE財(cái)務(wù)辦理采購(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)財(cái)務(wù)辦理采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、采購(gòu)成本合理、采購(gòu)物資和服務(wù)符合公司需求，防范采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，提高公司資金使用效益，保障公司資產(chǎn)安全。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及采購(gòu)業(yè)務(wù)及相關(guān)財(cái)務(wù)處理的部門(mén)和人員，包括但不限于采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、政策以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋采購(gòu)業(yè)務(wù)的全過(guò)程，包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)執(zhí)行、驗(yàn)收付款等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程的有效控制。3.制衡性原則：在采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中，合理設(shè)置各部門(mén)和崗位的職責(zé)權(quán)限，形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制，防止權(quán)力濫用和舞弊行為。4.成本效益原則：在確保采購(gòu)物資和服務(wù)滿足公司需求的前提下，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益。5.權(quán)責(zé)對(duì)等原則：明確各部門(mén)和崗位在采購(gòu)業(yè)務(wù)中的權(quán)利和責(zé)任，做到權(quán)力與責(zé)任相匹配，激勵(lì)各部門(mén)和人員積極履行職責(zé)。二、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程及財(cái)務(wù)控制要點(diǎn)（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求部門(mén)提出采購(gòu)申請(qǐng)需求部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃以及庫(kù)存狀況等，詳細(xì)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、用途等信息。采購(gòu)申請(qǐng)表需經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確保采購(gòu)需求真實(shí)、合理、必要。2.采購(gòu)部門(mén)匯總編制采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部門(mén)收到需求部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況、采購(gòu)周期等因素，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間安排、采購(gòu)方式等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃需提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行預(yù)算審核，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司預(yù)算安排和資金狀況，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的預(yù)算合理性進(jìn)行審核，并提出意見(jiàn)。經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃方可執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書(shū)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。根據(jù)采購(gòu)物資或服務(wù)的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行初步調(diào)查和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、售后服務(wù)等方面。對(duì)于重要物資或大額采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際情況，形成考察報(bào)告。2.供應(yīng)商評(píng)估與選擇采購(gòu)部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，根據(jù)初步調(diào)查和評(píng)估結(jié)果，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估可采用打分法等方式，設(shè)定各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)的權(quán)重，計(jì)算各供應(yīng)商的綜合得分。根據(jù)綜合評(píng)估得分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人或合作伙伴。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)按照公司規(guī)定的招標(biāo)程序進(jìn)行招標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合作協(xié)議需提交給財(cái)務(wù)部門(mén)備案。（三）采購(gòu)合同簽訂與管理1.合同起草與審核采購(gòu)部門(mén)根據(jù)與供應(yīng)商達(dá)成的合作意向，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款清晰、準(zhǔn)確、完整。采購(gòu)合同初稿完成后，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同中的價(jià)格條款、付款方式、結(jié)算周期、違約責(zé)任等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容，確保合同條款符合公司利益和財(cái)務(wù)規(guī)定。同時(shí)，采購(gòu)合同還需提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審核，確保合同的合法性和有效性。經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)和法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后的采購(gòu)合同方可簽訂。2.合同簽訂與執(zhí)行采購(gòu)合同由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購(gòu)合同應(yīng)加蓋公司公章或合同專(zhuān)用章，并妥善保管合同原件。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量等要求履行義務(wù)。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同的付款條款，及時(shí)安排資金支付，并對(duì)付款情況進(jìn)行記錄和監(jiān)控。（四）采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同的要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。對(duì)于緊急采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照公司規(guī)定的緊急采購(gòu)流程進(jìn)行處理，確保采購(gòu)活動(dòng)的及時(shí)性和有效性。2.驗(yàn)收管理采購(gòu)物資到貨前，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單的要求，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。采購(gòu)物資到貨后，驗(yàn)收人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面。驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。同時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將驗(yàn)收情況及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果和合同約定進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。（五）付款管理1.付款申請(qǐng)與審核采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)資料，填寫(xiě)付款申請(qǐng)表，注明采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱(chēng)、數(shù)量、金額、已付款情況、本次申請(qǐng)付款金額等信息。付款申請(qǐng)表需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性，以及是否符合采購(gòu)合同的付款條款。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目或金額較大的付款申請(qǐng)，還需提交給公司管理層審批。經(jīng)審核審批通過(guò)后的付款申請(qǐng)方可進(jìn)行支付。2..付款方式與支付財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審核審批通過(guò)的付款申請(qǐng)，按照采購(gòu)合同約定的付款方式進(jìn)行支付。付款方式可包括支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票、商業(yè)承兌匯票等。在支付款項(xiàng)前，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)核對(duì)供應(yīng)商的收款信息，確保支付款項(xiàng)準(zhǔn)確無(wú)誤。支付款項(xiàng)后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄付款日期、金額、付款方式等信息，并定期與采購(gòu)部門(mén)核對(duì)付款情況。三、財(cái)務(wù)在采購(gòu)內(nèi)部控制中的職責(zé)（一）預(yù)算管理1.參與公司采購(gòu)預(yù)算的編制工作，并根據(jù)公司預(yù)算安排和資金狀況，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的預(yù)算合理性進(jìn)行審核，提出意見(jiàn)和建議。2.監(jiān)控采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況，定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行對(duì)比分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行中的偏差，并向相關(guān)部門(mén)反饋，督促其采取措施進(jìn)行調(diào)整和糾正。（二）合同審核1.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)合同中的價(jià)格條款、付款方式、結(jié)算周期、違約責(zé)任等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核，確保合同條款符合公司利益和財(cái)務(wù)規(guī)定。2.參與采購(gòu)合同的起草和談判過(guò)程，從財(cái)務(wù)角度提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)和建議，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。（三）付款審核與支付1.審核采購(gòu)部門(mén)提交的付款申請(qǐng)表，確保付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合理性、合規(guī)性，以及是否符合采購(gòu)合同的付款條款。2.根據(jù)審核審批通過(guò)的付款申請(qǐng)，按照采購(gòu)合同約定的付款方式進(jìn)行支付，并及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)付款情況進(jìn)行記錄和監(jiān)控，定期與采購(gòu)部門(mén)核對(duì)付款情況。（四）財(cái)務(wù)分析與監(jiān)督1.定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，分析采購(gòu)成本、采購(gòu)效率、資金使用效益等指標(biāo)，為公司管理層提供決策支持。2.監(jiān)督采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況，檢查各部門(mén)和崗位是否按照內(nèi)部控制制度的要求履行職責(zé)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。四、采購(gòu)內(nèi)部控制的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，評(píng)估采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性、有效性和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2.內(nèi)部審計(jì)部門(mén)通過(guò)查閱采購(gòu)文件、合同、憑證、報(bào)表等資料，實(shí)地觀察采購(gòu)業(yè)務(wù)操作過(guò)程，訪談相關(guān)人員等方式，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面審計(jì)。審計(jì)結(jié)束后，出具審計(jì)報(bào)告，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。（二）風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)監(jiān)督1.風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和監(jiān)控，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行分析和評(píng)估，檢查風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。（三）日常監(jiān)督檢查1.采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查本部門(mén)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.公司管理層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督，定期聽(tīng)取采購(gòu)業(yè)務(wù)匯報(bào)，了解采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，及時(shí)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。五、信息溝通與反饋（一）內(nèi)部溝通機(jī)制1.建立采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)部門(mén)之間的定期溝通會(huì)議制度，如每周或每月召開(kāi)采購(gòu)業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)，由采購(gòu)部門(mén)牽頭，組織需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)等相關(guān)人員參加，通報(bào)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.各部門(mén)之間應(yīng)加強(qiáng)信息共享和交流，采購(gòu)部門(mén)及時(shí)向需求部門(mén)反饋采購(gòu)進(jìn)度和物資到貨情況，需求部門(mén)及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋需求變更信息；財(cái)務(wù)部門(mén)及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)提供資金狀況和付款安排信息，采購(gòu)部門(mén)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)反饋采購(gòu)合同執(zhí)行情況和付款申請(qǐng)信息；倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋物資驗(yàn)收情況和庫(kù)存狀況，采購(gòu)部門(mén)及時(shí)向倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)反饋采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整信息。（二）外部信息溝通1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格變動(dòng)等信息，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。2.關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和行業(yè)信息，收集與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的市場(chǎng)價(jià)格、供應(yīng)商信息等，為公司采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。（三）信息反饋與處理1.將采購(gòu)業(yè)務(wù)中的重要信息及時(shí)反饋給公司管理層，為管理層決策提供支持。對(duì)于采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，