PAGE招采崗位內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司招采崗位的工作流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制，防范風(fēng)險(xiǎn)，確保公司招采活動(dòng)合法合規(guī)、公平公正、高效有序進(jìn)行，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，保護(hù)公司利益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及物資采購、工程發(fā)包、服務(wù)采購等招采活動(dòng)的相關(guān)崗位及人員。（三）基本原則1.合法性原則：招采活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，確保競爭環(huán)境公平，評審結(jié)果公正。3.公開透明原則：招采信息應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)公開，保證采購過程和結(jié)果可追溯、可監(jiān)督。4.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購成本最低化，提高資金使用效益。5.制衡原則：建立崗位之間、環(huán)節(jié)之間相互監(jiān)督、相互制約的機(jī)制，防止權(quán)力濫用。二、招采崗位設(shè)置與職責(zé)（一）招采部門崗位設(shè)置1.招采經(jīng)理負(fù)責(zé)招采部門的整體管理工作，制定招采計(jì)劃和策略，審核招采文件，協(xié)調(diào)與其他部門的溝通，監(jiān)督招采項(xiàng)目的執(zhí)行情況。2.采購專員根據(jù)招采計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體采購項(xiàng)目的實(shí)施，包括供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購訂單下達(dá)與跟蹤等。3.招標(biāo)專員組織招標(biāo)活動(dòng)，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作，記錄和整理招標(biāo)過程中的相關(guān)文件和資料。4.評標(biāo)專家由公司內(nèi)部相關(guān)專業(yè)人員組成，參與評標(biāo)工作，對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，提出評標(biāo)意見和建議。（二）各崗位職責(zé)1.招采經(jīng)理職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)招采工作的法律法規(guī)和公司的相關(guān)制度，制定招采工作的規(guī)章制度和流程。組織制定年度招采計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施。負(fù)責(zé)招采項(xiàng)目的預(yù)算編制和成本控制，確保采購資金合理使用。審核招采文件，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)、準(zhǔn)確完整，符合公司利益。協(xié)調(diào)招采部門與其他部門的工作關(guān)系，及時(shí)解決招采過程中出現(xiàn)的問題。監(jiān)督招采項(xiàng)目的執(zhí)行情況，對采購合同的履行進(jìn)行跟蹤和檢查，確保合同有效執(zhí)行。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)招采工作進(jìn)展情況，提出改進(jìn)工作的建議和措施。負(fù)責(zé)招采團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和管理，組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)。2.采購專員職責(zé)協(xié)助招采經(jīng)理制定采購計(jì)劃，根據(jù)采購需求編制采購方案。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。按照采購流程，負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)工作，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。起草采購合同，報(bào)招采經(jīng)理審核后簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行和跟蹤。負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟進(jìn)和協(xié)調(diào)，確保采購物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)采購發(fā)票的審核、報(bào)銷工作，與財(cái)務(wù)部門核對采購賬目。收集、整理采購過程中的相關(guān)資料，建立采購檔案，定期進(jìn)行歸檔和保管。及時(shí)反饋采購過程中的問題和異常情況，提出解決方案和建議。3.招標(biāo)專員職責(zé)負(fù)責(zé)招標(biāo)項(xiàng)目的策劃和組織，根據(jù)項(xiàng)目需求編制招標(biāo)文件。發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)，對報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審。組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等會(huì)議，負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄和資料整理。協(xié)助評標(biāo)專家進(jìn)行評標(biāo)工作，提供必要的技術(shù)支持和信息服務(wù)。整理和保存招標(biāo)過程中的文件、資料，包括投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等，建立招標(biāo)檔案。負(fù)責(zé)與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂合同前的溝通和協(xié)調(diào)工作，確保合同條款符合招標(biāo)要求。跟蹤招標(biāo)項(xiàng)目的執(zhí)行情況，及時(shí)處理招標(biāo)過程中的投訴和質(zhì)疑?？偨Y(jié)招標(biāo)工作經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)招標(biāo)工作的建議和措施。4.評標(biāo)專家職責(zé)熟悉國家有關(guān)法律法規(guī)和政策，了解行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和市場行情。按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對投標(biāo)文件進(jìn)行獨(dú)立評審，客觀公正地提出評標(biāo)意見。參與評標(biāo)會(huì)議，對評標(biāo)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論和決策，確保評標(biāo)結(jié)果公平公正。保守評標(biāo)過程中的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，不得泄露評標(biāo)情況和結(jié)果。配合招標(biāo)專員整理和歸檔評標(biāo)資料，對評標(biāo)報(bào)告進(jìn)行簽字確認(rèn)。對招采工作提出專業(yè)的意見和建議，協(xié)助完善招采制度和流程。三、招采流程控制（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，定期或不定期向招采部門提交采購需求申請，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.采購需求申請應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交招采部門，對于重大采購項(xiàng)目，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購計(jì)劃制定1.招采部門收到采購需求申請后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司庫存情況、資金狀況等因素，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)招采經(jīng)理審核。3.經(jīng)審核后的采購計(jì)劃報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃作為采購工作的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購專員根據(jù)采購項(xiàng)目的需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單，并對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或問卷調(diào)查，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等情況。將考察合格的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄，并建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績情況等。2.供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。采購專員根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類，A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為待改進(jìn)供應(yīng)商。對于評估結(jié)果較差的供應(yīng)商，采購專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)暫停與其合作。3.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，從供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商，由招標(biāo)專員組織招標(biāo)活動(dòng)；對于一般采購項(xiàng)目，可采用詢價(jià)、比價(jià)等方式選擇供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇到最優(yōu)供應(yīng)商。（四）采購文件編制1.招標(biāo)文件編制對于采用招標(biāo)方式的采購項(xiàng)目，招標(biāo)專員負(fù)責(zé)編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法、合同條款、技術(shù)規(guī)格、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容，確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，符合法律法規(guī)和公司要求。在編制招標(biāo)文件時(shí)，應(yīng)充分考慮采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，合理設(shè)置評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，確保評標(biāo)結(jié)果公平公正。2.采購合同編制采購專員根據(jù)采購項(xiàng)目的談判結(jié)果或中標(biāo)情況，起草采購合同。采購合同應(yīng)包括合同雙方的基本信息、采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體，保護(hù)公司利益。在編制采購合同前，采購專員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，確保合同條款雙方達(dá)成一致意見。（五）采購實(shí)施1.招標(biāo)采購實(shí)施招標(biāo)專員發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。對報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，確定符合要求的供應(yīng)商名單，并向其發(fā)售招標(biāo)文件。組織開標(biāo)會(huì)議，開標(biāo)過程應(yīng)公開、公正、透明，由專人負(fù)責(zé)記錄開標(biāo)情況。組織評標(biāo)會(huì)議，評標(biāo)專家按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，提出評標(biāo)意見和建議。根據(jù)評標(biāo)結(jié)果，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向其發(fā)出中標(biāo)通知書。2.非招標(biāo)采購實(shí)施采購專員向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函或邀請報(bào)價(jià)，要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)文件。對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件進(jìn)行整理和分析，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定最終采購價(jià)格和合同條款。簽訂采購合同，并將合同副本送相關(guān)部門備案。（六）采購驗(yàn)收1.采購物資到貨前，采購專員應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，并提供驗(yàn)收所需的文件和資料。2.驗(yàn)收部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等。3.對于驗(yàn)收合格后的物資，驗(yàn)收部門應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告，并辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)通知采購專員與供應(yīng)商協(xié)商處理，如無法協(xié)商解決，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）采購付款1.采購專員根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫付款申請單，報(bào)招采經(jīng)理審核。2.招采經(jīng)理審核付款申請單后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和合同約定，對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后辦理付款手續(xù)。4.采購專員應(yīng)及時(shí)跟蹤付款情況，確保供應(yīng)商按時(shí)收到貨款，并與供應(yīng)商核對賬目。四、招采風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷等因素可能導(dǎo)致采購成本增加或物資供應(yīng)中斷。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)質(zhì)量不符合要求，可能影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。3.信用風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商信用狀況不佳，可能導(dǎo)致交貨延遲、貨款拖欠等問題。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：招采活動(dòng)不符合法律法規(guī)要求，可能導(dǎo)致公司面臨法律訴訟和經(jīng)濟(jì)損失。5.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)：招采流程不規(guī)范、崗位設(shè)置不合理、人員素質(zhì)不高等因素可能導(dǎo)致招采工作效率低下、出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象等問題。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.招采部門定期對招采活動(dòng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類分級，確定重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)和一般風(fēng)險(xiǎn)。3.針對不同等級的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對建立市場價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)掌握市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購時(shí)機(jī)，降低采購成本。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)商壟斷風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保物資質(zhì)量符合要求。定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評估，對質(zhì)量不合格的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。3.信用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)對供應(yīng)商的信用管理，建立供應(yīng)商信用檔案，對信用狀況不佳的供應(yīng)商謹(jǐn)慎合作。在采購合同中約定違約責(zé)任和擔(dān)保條款，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)對招采人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識，確保招采活動(dòng)合法合規(guī)。在招采過程中，嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求編制采購文件、簽訂采購合同，避免法律糾紛。5.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對完善招采流程，明確各崗位職責(zé)和工作流程，加強(qiáng)對招采活動(dòng)的全過程監(jiān)督。加強(qiáng)招采人員的職業(yè)道德教育，提高人員素質(zhì)，防止腐敗現(xiàn)象發(fā)生。五、招采監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對招采活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查招采流程是否合規(guī)、采購合同是否有效執(zhí)行、采購資金是否合理使用等。2.招采部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)招采工作進(jìn)展情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.公司設(shè)立舉報(bào)郵