PAGE兩物用項內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司對兩物用項的管理，規(guī)范相關(guān)業(yè)務(wù)流程，確保資源的合理配置與有效利用，防范風(fēng)險，提高公司運(yùn)營效率和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本內(nèi)部控制制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及兩物用項的所有部門、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)活動。（三）定義1.兩物用項：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中涉及的兩類特定物品的使用項目，具體物品類別根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)確定。2.內(nèi)部控制：通過制定和執(zhí)行一系列制度、程序和方法，對公司的業(yè)務(wù)活動、財務(wù)活動及其他管理活動進(jìn)行風(fēng)險防范和監(jiān)督，以確保公司目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（四）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保兩物用項活動合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋兩物用項的采購、使用、保管、處置等全過程，不留管理死角。3.制衡性原則：在兩物用項的各個環(huán)節(jié)設(shè)置合理的職責(zé)分工，形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制，防止權(quán)力濫用和舞弊行為。4.成本效益原則：在控制兩物用項風(fēng)險的前提下，合理權(quán)衡控制成本與效益，以最小的投入獲取最大的產(chǎn)出。5.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司內(nèi)外部環(huán)境的變化，及時調(diào)整和完善兩物用項內(nèi)控制度，確保制度的有效性和適應(yīng)性。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)兩物用項的采購計劃制定，根據(jù)各部門需求及庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.尋找合格的供應(yīng)商，進(jìn)行供應(yīng)商評估與選擇，建立供應(yīng)商檔案。3.執(zhí)行采購合同的簽訂、履行及跟蹤，確保采購物品按時、按質(zhì)、按量到貨。4.負(fù)責(zé)采購發(fā)票的審核與報銷，與財務(wù)部門核對采購款項。（二）使用部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)確提出兩物用項的使用申請，詳細(xì)說明用途、數(shù)量、規(guī)格等要求。2.負(fù)責(zé)兩物用項的領(lǐng)用、使用過程的管理，確保物品的正確使用和安全保管，提高物品使用效率。3.定期對使用的兩物用項進(jìn)行盤點(diǎn)，及時反饋物品的使用狀況和損耗情況。（三）保管部門1.設(shè)立專門的倉庫或存儲區(qū)域，負(fù)責(zé)兩物用項的入庫、存儲、保管工作。2.建立完善的庫存管理制度，對物品進(jìn)行分類存放、標(biāo)識清晰，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。3.做好倉庫的安全防護(hù)工作，防止物品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.根據(jù)使用部門的領(lǐng)用申請，及時辦理物品出庫手續(xù)。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)兩物用項采購資金的預(yù)算安排和審核，確保資金合理使用。2.對采購發(fā)票進(jìn)行審核，辦理款項支付，做好財務(wù)核算和賬務(wù)處理。3.定期對兩物用項的成本進(jìn)行核算和分析，為公司決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.參與兩物用項的盤點(diǎn)工作，監(jiān)督庫存管理情況。（五）審計部門1.對兩物用項內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期審計和監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。2.對重大兩物用項采購、處置等業(yè)務(wù)進(jìn)行專項審計，防范風(fēng)險。3.協(xié)助公司完善兩物用項內(nèi)控制度，促進(jìn)制度的有效執(zhí)行。三、采購管理（一）采購計劃1.各使用部門應(yīng)于每月末向采購部門提交次月的兩物用項使用計劃，詳細(xì)說明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。2.采購部門結(jié)合庫存情況、生產(chǎn)經(jīng)營計劃及市場供應(yīng)狀況，對各部門的采購申請進(jìn)行匯總和分析，制定月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品的種類、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容。3.對于臨時性、緊急性的兩物用項采購需求，使用部門應(yīng)填寫臨時采購申請表，說明采購原因、物品明細(xì)及預(yù)計到貨時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交采購部門。采購部門應(yīng)及時安排采購，確保業(yè)務(wù)不受影響。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。2.對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等方面的情況。3.根據(jù)考察和審核結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估情況、合作歷史等內(nèi)容。對合格供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行重新評估，淘汰不合格供應(yīng)商。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂后，采購部門應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同。（三）采購流程1.采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃或臨時采購申請表編制采購訂單，發(fā)送給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)詳細(xì)注明采購物品的信息、交貨時間、交貨地點(diǎn)等要求。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定的時間和方式組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保貨物按時到貨。3.貨物到貨前，采購人員應(yīng)通知使用部門和保管部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。貨物到貨時，由使用部門、保管部門和采購人員共同對貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面，確保與采購合同要求一致。4.驗(yàn)收合格后，保管部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間等信息。采購人員應(yīng)將采購發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證提交財務(wù)部門進(jìn)行審核和報銷。財務(wù)部門根據(jù)審核后的憑證辦理款項支付手續(xù)。四、使用管理（一）領(lǐng)用制度1.使用部門人員需要領(lǐng)用兩物用項時，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到保管部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.保管部門根據(jù)領(lǐng)用申請表發(fā)放物品，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)，同時更新庫存臺賬。領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用申請表上簽字領(lǐng)取物品，并負(fù)責(zé)物品的安全運(yùn)輸和保管。3.對于貴重物品或限量物品的領(lǐng)用，應(yīng)實(shí)行審批權(quán)限分級管理，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量和用途。領(lǐng)用人員應(yīng)按照規(guī)定的用途使用物品，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或改變用途。（二）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)制定兩物用項的使用操作規(guī)程和管理制度，確保使用人員熟悉操作流程和安全注意事項，正確使用物品，避免因操作不當(dāng)造成物品損壞或安全事故。2.使用人員在使用過程中應(yīng)做好物品的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，定期檢查物品的性能和狀況。發(fā)現(xiàn)問題及時報告，以便及時維修或更換，確保物品始終處于良好的使用狀態(tài)。3.使用部門應(yīng)建立使用記錄臺賬，詳細(xì)記錄兩物用項的使用時間、使用人員、使用情況等信息，以便對物品的使用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計分析。（三）盤點(diǎn)與清查1.保管部門應(yīng)定期對兩物用項進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時，應(yīng)確保賬實(shí)相符，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。2.使用部門應(yīng)配合保管部門進(jìn)行盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)使用記錄和資料。盤點(diǎn)結(jié)束后，保管部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報告，說明盤點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及處理結(jié)果等內(nèi)容，并提交財務(wù)部門和公司管理層。3.公司應(yīng)定期對兩物用項進(jìn)行清查，檢查內(nèi)控制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題和風(fēng)險，及時采取措施進(jìn)行整改和完善。審計部門應(yīng)參與兩物用項的清查工作，對清查結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督和審查。五、保管管理（一）倉庫管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的倉庫用于存放兩物用項，倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火防盜等條件，確保物品的安全存儲。2.倉庫應(yīng)按照物品的類別、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取特殊的安全防護(hù)措施。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物品進(jìn)行檢查，查看物品的存儲狀況、質(zhì)量情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)物品有損壞、變質(zhì)、過期等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施，如維修、報廢、換貨等。（二）庫存控制1.保管部門應(yīng)根據(jù)采購計劃、使用情況及庫存盤點(diǎn)結(jié)果，合理控制兩物用項的庫存水平。制定庫存定額標(biāo)準(zhǔn)，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。2.對于庫存積壓物品，保管部門應(yīng)及時與采購部門和使用部門溝通協(xié)調(diào)，采取促銷、退貨、報廢等措施進(jìn)行處理，減少庫存占用資金。3.建立庫存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫存數(shù)量接近或低于設(shè)定的預(yù)警值時，保管部門應(yīng)及時通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行。（三）出入庫管理1.物品入庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購合同、送貨單等憑證對物品進(jìn)行驗(yàn)收，核對物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，確保與要求一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將入庫單傳遞給采購部門和財務(wù)部門。2.物品出庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)使用部門的領(lǐng)用申請表進(jìn)行發(fā)放，核對領(lǐng)用物品信息，確保發(fā)放準(zhǔn)確無誤。發(fā)放后，在領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)，并更新庫存臺賬。同時，將出庫單傳遞給使用部門和財務(wù)部門。3.出入庫手續(xù)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程辦理，做到手續(xù)齊全、憑證完整。倉庫管理人員應(yīng)妥善保管出入庫憑證，以備查閱和審計。六、處置管理（此處假設(shè)兩物用項存在處置環(huán)節(jié)，如報廢、出售等，可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整）（一）處置申請1.當(dāng)兩物用項因損壞、過期、閑置等原因需要進(jìn)行處置時，使用部門或保管部門應(yīng)填寫處置申請表，詳細(xì)說明處置物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因、預(yù)計處置方式等信息。2.處置申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給公司管理層審批。對于價值較大或涉及重要資產(chǎn)的處置申請，應(yīng)經(jīng)過公司高層會議討論決定。（二）處置方式選擇1.根據(jù)物品的實(shí)際情況和公司利益，選擇合適的處置方式，如報廢、出售、捐贈等。對于有利用價值的物品，應(yīng)優(yōu)先考慮出售或調(diào)劑使用，以減少資源浪費(fèi)和損失。2.對于報廢物品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和審批，確保報廢處理的合理性和合規(guī)性。報廢物品應(yīng)及時清理出倉庫，并進(jìn)行妥善處理，防止環(huán)境污染和安全事故。3.對于出售物品，應(yīng)通過市場調(diào)研等方式確定合理的出售價格，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行交易。出售過程中應(yīng)簽訂相關(guān)合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保交易的合法性和安全性。（三）處置過程監(jiān)督1.審計部門應(yīng)對兩物用項的處置過程進(jìn)行監(jiān)督，檢查處置申請的審批程序是否合規(guī)、處置方式是否合理、處置價格是否公允等。2.財務(wù)部門應(yīng)做好處置資產(chǎn)的賬務(wù)處理工作，及時核銷相關(guān)資產(chǎn)賬目，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時，對處置收入進(jìn)行核算和管理，確保收入及時足額入賬。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.審計部門應(yīng)定期對兩物用項內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計檢查，每年至少進(jìn)行一次全面審計。審計內(nèi)容包括采購、使用、保管、處置等各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部控制執(zhí)行情況、財務(wù)核算等方面。2.通過查閱文件資料、實(shí)地查看、訪談相關(guān)人員等方式，收集審計證據(jù)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和風(fēng)險。審計結(jié)束后，出具審計報告，提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.對審計發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和內(nèi)部控制缺陷，審計部門應(yīng)跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。同時，將審計結(jié)果與公司績效考核、獎懲制度掛鉤，對執(zhí)行內(nèi)控制度不力的部門和個人進(jìn)行相應(yīng)的處罰。（二）日常監(jiān)督檢查1.采購部門、使用部門、保管部門和財務(wù)部門應(yīng)定期對本部門負(fù)責(zé)的兩物用項業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。自查結(jié)果應(yīng)形成報告，提交給公司管理層。2.公司管理層應(yīng)定期召開兩物用項管理工作會議，聽取各部門的工作匯報，了解內(nèi)控制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。3.設(shè)立舉報機(jī)制，鼓勵員工對兩物用