PAGE百度采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范百度采購活動，加強采購內(nèi)部控制，確保采購業(yè)務(wù)合法合規(guī)、采購流程高效順暢、采購成本合理可控、采購質(zhì)量得到保障，維護公司利益，促進公司整體運營目標的實現(xiàn)。（二）適用范圍本制度適用于百度公司及所屬各部門、分支機構(gòu)涉及的各類物資采購、服務(wù)采購等相關(guān)活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有潛在供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇供應(yīng)商。4.職責(zé)分離原則：明確采購、審批、執(zhí)行、驗收等各環(huán)節(jié)的職責(zé)，做到相互制約、相互監(jiān)督，防止舞弊行為。5.風(fēng)險防控原則：識別、評估和應(yīng)對采購過程中的各類風(fēng)險，采取有效措施加以防范和控制。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)1.采購決策委員會組成：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。職責(zé)：審議重大采購項目的戰(zhàn)略規(guī)劃、年度采購計劃、采購預(yù)算等；對重大采購項目的供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等進行決策。2.采購管理部門采購部門：負責(zé)采購業(yè)務(wù)的具體執(zhí)行，包括供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購訂單下達、采購合同簽訂與執(zhí)行跟蹤等。職責(zé)：制定采購操作流程和規(guī)范；組織實施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成；收集、整理和分析采購信息，為采購決策提供支持。（二）采購相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門職責(zé)：提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等；參與采購供應(yīng)商的選擇和評估；負責(zé)采購物資或服務(wù)的驗收工作。2.財務(wù)部門職責(zé)：審核采購預(yù)算，參與采購合同的審核；負責(zé)采購款項的支付與核算；對采購成本進行分析和控制。3.法務(wù)部門職責(zé)：審查采購合同的合法性、合規(guī)性；提供法律意見和建議，防范采購法律風(fēng)險。三、采購流程（一）采購計劃制定1.需求預(yù)測需求部門應(yīng)定期對業(yè)務(wù)需求進行預(yù)測，結(jié)合市場變化、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃等因素，提出采購需求初步計劃。采購部門會同相關(guān)部門對需求預(yù)測進行審核和分析，確保需求的合理性和準確性。2.采購預(yù)算編制采購部門根據(jù)需求預(yù)測和公司財務(wù)預(yù)算編制要求，編制采購預(yù)算草案。財務(wù)部門對采購預(yù)算草案進行審核，結(jié)合公司財務(wù)狀況和資金安排，確定最終采購預(yù)算。3.年度采購計劃采購部門根據(jù)采購預(yù)算和業(yè)務(wù)需求，制定年度采購計劃，明確采購項目、采購時間、采購金額等。年度采購計劃經(jīng)采購決策委員會審議通過后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選和調(diào)查，評估其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等，確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估與考核定期對供應(yīng)商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等。根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不合格供應(yīng)商采取淘汰或整改措施。3.供應(yīng)商關(guān)系維護采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。建立供應(yīng)商激勵機制，促進供應(yīng)商不斷提高服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品水平。（三）采購執(zhí)行1.采購申請需求部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、申請理由等。采購申請表經(jīng)部門負責(zé)人審批后提交采購部門。2.采購審批采購部門對采購申請進行審核，根據(jù)采購金額、采購性質(zhì)等確定審批流程。采購金額較小的申請由采購部門負責(zé)人審批；采購金額較大的申請需經(jīng)采購決策委員會審批。3.采購訂單下達采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的詳細規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等條款。4.采購合同簽訂采購部門與供應(yīng)商就采購訂單的條款進行協(xié)商，達成一致后簽訂采購合同。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標準、價格條款、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任等。法務(wù)部門對采購合同進行審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。（四）采購驗收1.驗收準備需求部門在采購物資或服務(wù)到貨前，應(yīng)做好驗收準備工作，制定驗收方案，明確驗收標準、驗收流程和驗收人員。2.到貨驗收采購物資或服務(wù)到貨后，采購部門通知需求部門進行驗收。驗收人員按照驗收方案對采購物資或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行檢查，填寫驗收報告。如發(fā)現(xiàn)采購物資或服務(wù)存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，驗收人員應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗收結(jié)果處理驗收合格的采購物資或服務(wù)，需求部門在驗收報告上簽字確認，采購部門辦理入庫或使用手續(xù)。驗收不合格的采購物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或退換貨，如供應(yīng)商拒絕處理，采購部門可采取相應(yīng)的法律措施追究其責(zé)任。（五）采購付款1.付款申請采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請表，詳細說明付款金額、付款方式、付款理由等。付款申請表經(jīng)采購部門負責(zé)人、財務(wù)部門審核后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.付款審批公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排對付款申請進行審批。付款金額較大的申請需經(jīng)采購決策委員會審議通過。3.付款執(zhí)行財務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請，按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款操作。財務(wù)部門應(yīng)及時記錄付款信息，確保采購款項支付的準確性和合規(guī)性。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別采購部門會同相關(guān)部門對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供應(yīng)短缺等情況，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強供應(yīng)商管理，選擇資質(zhì)良好、信譽可靠的供應(yīng)商；與供應(yīng)商簽訂詳細的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)；建立供應(yīng)商備用機制，防止因供應(yīng)商原因?qū)е虏少徶袛唷?.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款；加強采購驗收環(huán)節(jié)的管理，嚴格按照驗收標準進行驗收；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾。4.合同風(fēng)險應(yīng)對法務(wù)部門對采購合同進行嚴格審核，確保合同條款合法合規(guī)；加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.付款風(fēng)險應(yīng)對財務(wù)部門加強對采購付款的審核和管理，嚴格按照合同約定的付款方式和時間付款；建立付款跟蹤機制，及時掌握供應(yīng)商的收款情況，防范付款風(fēng)險。五、采購信息管理（一）采購信息收集1.內(nèi)部信息收集采購部門、需求部門、財務(wù)部門等應(yīng)及時收集和整理采購過程中的各類內(nèi)部信息，包括采購申請、采購訂單、采購合同、驗收報告、付款記錄等。2.外部信息收集采購部門應(yīng)收集市場價格信息、供應(yīng)商信息、行業(yè)動態(tài)等外部信息，為采購決策提供參考。（二）采購信息分析與利用1.信息分析采購部門會同相關(guān)部門對收集到的采購信息進行分析，挖掘信息價值，為采購決策、供應(yīng)商管理、成本控制等提供支持。2.信息利用根據(jù)信息分析結(jié)果，制定采購策略和改進措施，優(yōu)化采購流程，提高采購效率和效益。（三）采購信息保密1.公司各部門應(yīng)嚴格遵守信息保密制度，對采購過程中涉及的商業(yè)秘密、供應(yīng)商信息等予以保密。2.未經(jīng)公司批準，任何人不得擅自披露采購信息，防止信息泄露給公司造成損失。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制制度的有效性等。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)采購過程中存在?問題，并提出改進建議，督促相關(guān)部門進行整改。（二）采購績效評估1.采購部門定期對采購績效進行評估，評估指標包括采購成本、采購質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商滿意度等。2.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進采購工作，提高采購管理水平。（三）違規(guī)處理1.對于違反采購內(nèi)控制度