PAGE檔案管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和保密性，提高檔案利用效率，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本檔案管理內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：公司檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門按照職責(zé)分工，共同做好檔案管理工作。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要程度和形成部門，實(shí)行分級(jí)管理。公司級(jí)檔案由總經(jīng)理辦公室集中管理，部門級(jí)檔案由各部門自行管理，并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督指導(dǎo)。3.完整準(zhǔn)確原則：檔案管理應(yīng)確保檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的歷史全貌。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值，為公司的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）總經(jīng)理辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理內(nèi)控制度。2.負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息的開發(fā)利用，為公司提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受總經(jīng)理辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理規(guī)定，定期向總經(jīng)理辦公室移交應(yīng)歸檔的檔案。4.配合總經(jīng)理辦公室做好檔案管理的各項(xiàng)工作，如檔案清查、鑒定、銷毀等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還催還等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司提供檔案查詢、統(tǒng)計(jì)分析等服務(wù)。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件資料。4.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、專利證書等技術(shù)文件。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)文件。6.公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績效考核資料等人事文件。7.公司的基本建設(shè)項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告施工圖、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，并定期整理歸檔。2.檔案收集應(yīng)做到齊全、完整、準(zhǔn)確，確保檔案能夠真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的歷史過程。3.對(duì)重要文件和資料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”管理，即同時(shí)保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌和完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得壓字、掉頁。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放公司級(jí)檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置檔案專柜或檔案架，用于存放本部門的檔案。檔案存放場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好。（二）檔案保管設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.各部門檔案存放場(chǎng)所應(yīng)配備檔案柜、文件夾、標(biāo)簽等基本保管設(shè)備，方便檔案的整理和存放。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。4.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，以保證檔案的完整性和可讀性。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司各項(xiàng)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷其價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷其在公司工作中的作用和地位，確定其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)公司經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的影響等方面進(jìn)行評(píng)估，確定其是否具有保存價(jià)值。（四）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）檔案銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。六、檔案的利用（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司的中心工作，為公司的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)提供有力支持。3.方便快捷原則：檔案利用應(yīng)簡化手續(xù)，提高效率,方便用戶查閱和使用檔案。（二）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到總經(jīng)理辦公室查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。2.借閱手續(xù)：公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具借條，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）檔案利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。3.加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)，確保檔案信息的安全可靠。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立檔案數(shù)字化副本。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合公司檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫，存儲(chǔ)檔案的基本信息、全文信息等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享。4.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)措施保證檔案信息的安全。（三）檔案信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.加強(qiáng)檔案信息安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.做好檔案數(shù)字化成果的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案管理人員的履職情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：總經(jīng)理辦公室每年組織一次對(duì)各部門檔案管理工作的全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查