PAGE學(xué)校小額采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校小額采購管理，規(guī)范采購行為，提高資金使用效益，防范采購風(fēng)險，確保采購活動合法、合規(guī)、公正、透明，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位使用財政性資金及自有資金進(jìn)行的小額采購活動。小額采購是指單項或批量采購金額在規(guī)定限額以下的采購行為，具體限額標(biāo)準(zhǔn)按照國家和學(xué)校相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.公正性原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競爭，不得偏袒任何一方。3.公開性原則：除涉及國家秘密、商業(yè)秘密等特殊情況外，采購信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地公開，接受學(xué)校師生和社會監(jiān)督。4.效益性原則：在滿足學(xué)校教學(xué)、科研和管理需求的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高資金使用效益。5.誠實守信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定，確保采購活動順利進(jìn)行。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組，作為小額采購的決策機(jī)構(gòu)。采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)審議小額采購的重大事項，包括采購政策、采購計劃、采購預(yù)算、采購方式變更等，確保采購活動符合學(xué)校整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。（二）采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)學(xué)校指定專門的采購部門或機(jī)構(gòu)（以下簡稱“采購部門”）負(fù)責(zé)小額采購的具體執(zhí)行工作。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，熟悉采購業(yè)務(wù)流程和法律法規(guī)，具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和職業(yè)道德素養(yǎng)。采購部門的主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家法律法規(guī)和學(xué)校采購制度，制定小額采購工作流程和操作規(guī)范。2.根據(jù)學(xué)校各部門、各單位的采購需求，編制采購計劃，報采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.組織實施小額采購活動，包括采購文件編制、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購項目驗收等環(huán)節(jié)。4.建立和維護(hù)供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查、信用評價和動態(tài)管理。5.負(fù)責(zé)采購項目的檔案管理，妥善保存采購活動中的各類文件資料。6.協(xié)調(diào)處理采購過程中的爭議和糾紛，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進(jìn)展情況。（三）需求部門職責(zé)學(xué)校各部門、各單位作為采購需求部門，負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購項目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)等詳細(xì)信息，并對采購需求的合理性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。需求部門應(yīng)配合采購部門做好采購工作，提供必要的協(xié)助和支持，參與采購項目的驗收工作。（四）監(jiān)督部門職責(zé)學(xué)校設(shè)立專門的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對小額采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督部門的主要職責(zé)包括：1.監(jiān)督采購部門和需求部門是否嚴(yán)格執(zhí)行國家法律法規(guī)和學(xué)校采購制度。2.審查采購文件、采購合同等重要文件，確保其合法合規(guī)。3.對采購活動中的開標(biāo)、評標(biāo)、談判等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，防止違規(guī)操作。4.受理對采購活動的投訴舉報，調(diào)查處理采購過程中的違法違紀(jì)行為。5.定期對采購工作進(jìn)行檢查和評估，提出改進(jìn)意見和建議。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校年度工作計劃和各部門、各單位的采購需求，會同財務(wù)部門編制小額采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額等詳細(xì)內(nèi)容，并按照學(xué)校預(yù)算管理要求進(jìn)行申報和審批。2.采購預(yù)算編制應(yīng)遵循“量入為出、收支平衡”的原則，充分考慮學(xué)校財力狀況和實際需求，確保預(yù)算的科學(xué)性和合理性。同時，應(yīng)預(yù)留一定的彈性空間，以應(yīng)對突發(fā)采購需求。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織實施采購活動，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照學(xué)校預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行申報和審批。2.財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購資金的使用情況進(jìn)行檢查和分析，確保采購資金?？顚Ｓ茫岣哔Y金使用效益。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇下列情況之一，可申請調(diào)整采購預(yù)算：因國家政策調(diào)整、市場價格波動等不可抗力因素，導(dǎo)致采購項目成本大幅增加，原預(yù)算不足以支付采購費用的。因?qū)W校事業(yè)發(fā)展需要，新增采購項目或?qū)υ少忢椖窟M(jìn)行重大調(diào)整，導(dǎo)致原預(yù)算無法滿足采購需求的。其他經(jīng)學(xué)校采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組認(rèn)定需要調(diào)整采購預(yù)算的情況。2.采購預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)經(jīng)需求部門、采購部門和財務(wù)部門審核后，報采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)及時調(diào)整預(yù)算指標(biāo)，并通知采購部門按照調(diào)整后的預(yù)算組織采購活動。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《小額采購申請表》，詳細(xì)說明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算金額、采購用途等信息，并加蓋部門公章。2.《小額采購申請表》應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交采購部門。采購部門對采購申請進(jìn)行初步審核，重點審核采購需求的合理性、合規(guī)性以及與預(yù)算的匹配性。如審核通過，采購部門將采購申請納入采購計劃；如審核不通過，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通，說明原因，并要求需求部門進(jìn)行修改完善。（二）采購方式選擇1.根據(jù)采購項目的特點、金額大小、市場競爭狀況等因素，采購部門選擇合適的采購方式。小額采購方式主要包括詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。詢價采購：適用于采購項目規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價，根據(jù)報價情況確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。競爭性談判采購：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。采購部門與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。采購部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定成交價格，并簽訂采購合同。2.采購方式的選擇應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校采購制度的規(guī)定執(zhí)行，并報采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。如因特殊情況需要采用非法定采購方式，應(yīng)在采購申請中詳細(xì)說明理由，并經(jīng)采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后方可實施。（三）采購文件編制1.根據(jù)選定的采購方式，采購部門編制相應(yīng)的采購文件。采購文件應(yīng)包括采購項目的基本情況、采購需求說明、采購程序、評審標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件完整、準(zhǔn)確、清晰，能夠滿足采購項目的要求。2.采購文件編制過程中，采購部門應(yīng)充分征求需求部門和相關(guān)專家的意見，確保采購文件的科學(xué)性和合理性。同時，應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)和學(xué)校采購制度的規(guī)定，對采購文件進(jìn)行審核和審批，確保采購文件合法合規(guī)。（四）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過學(xué)校供應(yīng)商庫、政府采購網(wǎng)、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)推薦、行業(yè)協(xié)會推薦等渠道，廣泛征集潛在供應(yīng)商。對征集到的潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、授權(quán)代表身份證明、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信用記錄等。2.符合資格要求的供應(yīng)商應(yīng)按照采購文件的要求編制響應(yīng)文件，并在規(guī)定時間內(nèi)提交給采購部門。采購部門組織評審小組對響應(yīng)文件進(jìn)行評審，評審小組由采購部門代表、需求部門代表、相關(guān)技術(shù)專家等組成，人數(shù)不少于三人，且為單數(shù)。評審小組按照評審標(biāo)準(zhǔn)對響應(yīng)文件進(jìn)行評審，推薦成交候選人，并出具評審報告。3.采購部門根據(jù)評審報告確定成交供應(yīng)商，并在學(xué)校內(nèi)公示成交結(jié)果，公示期不少于三個工作日。如無異議，采購部門向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。（五）采購合同簽訂1.采購合同應(yīng)按照《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定簽訂，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰，具有可操作性。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交需求部門、財務(wù)部門、監(jiān)督部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核，重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性、合理性以及與采購文件的一致性。審核通過后，采購部門方可與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本送需求部門、財務(wù)部門、監(jiān)督部門等相關(guān)部門備案，以便各部門按照合同約定履行職責(zé)。（六）采購項目驗收1.采購項目完成后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員對采購項目進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)包括需求部門代表、技術(shù)專家、質(zhì)量管理人員等，人數(shù)不少于三人，且為單數(shù)。驗收人員應(yīng)按照采購合同和采購文件的要求，對采購項目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行逐一核對，確保采購項目符合要求。2.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)采購項目存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，驗收人員應(yīng)及時要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成整改或退換貨，并重新提交驗收申請。驗收合格后，需求部門應(yīng)出具驗收報告，并加蓋部門公章。3.采購部門應(yīng)將驗收報告作為支付采購款項的重要依據(jù)之一。財務(wù)部門在審核采購款項支付申請時，應(yīng)要求提供驗收報告等相關(guān)證明材料，確保采購款項支付符合合同約定和學(xué)校財務(wù)制度的規(guī)定。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對小額采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，包括政策風(fēng)險、市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、驗收風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，采購部門采用定性與定量相結(jié)合的方法，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級。對于高風(fēng)險等級的風(fēng)險因素，應(yīng)制定針對性的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.政策風(fēng)險應(yīng)對：采購部門應(yīng)密切關(guān)注國家法律法規(guī)和政策變化，及時調(diào)整采購策略和工作流程，確保采購活動合法合規(guī)。加強(qiáng)與相關(guān)政府部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解政策動態(tài)，爭取政策支持。2.市場風(fēng)險應(yīng)對：建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，定期收集市場價格信息，分析價格走勢，為采購決策提供參考依據(jù)。合理安排采購時間，避免因市場價格波動導(dǎo)致采購成本增加。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，明確價格調(diào)整的條件和方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的資格審查和信用評價，建立供應(yīng)商庫，并對供應(yīng)商庫進(jìn)行動態(tài)管理。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是違約責(zé)任條款，以約束供應(yīng)商行為。定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等進(jìn)行考核評價，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、取消資格等措施。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照法律法規(guī)和學(xué)校采購制度的規(guī)定簽訂采購合同。合同簽訂前，應(yīng)組織相關(guān)部門對合同草案進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、完整準(zhǔn)確。合同履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同糾紛，應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定，及時采取協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決。5.驗收風(fēng)險應(yīng)對：明確采購項目驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)對驗收人員的培訓(xùn)，提高驗收人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任意識。驗收過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，確保采購項目質(zhì)量符合要求。對于驗收不合格的采購項目，應(yīng)及時要求供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨，并跟蹤整改或退換貨情況，直至驗收合格。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.監(jiān)督部門應(yīng)定期對小額采購活動進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購制度執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、采購文件編制與審核、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂與履行、采購項目驗收等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督部門可通過查閱采購文件、合同檔案、驗收報告等資料，實地查看采購項目實施情況，詢問采購人員、供應(yīng)商、需求部門人員等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.學(xué)校應(yīng)主動接受上級主管部門、財政部門、審計部門等外部監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實提供采購活動的有關(guān)資料和情況。2.對于外部監(jiān)督檢查中提出的意見和建議，學(xué)校應(yīng)認(rèn)真研究，及時整改，并將整改情況及時反饋給相關(guān)部門。同時，應(yīng)建立健全外部監(jiān)督檢查結(jié)果的運(yùn)用機(jī)制，將外部監(jiān)督檢查結(jié)果作為完善學(xué)校采購制度、改進(jìn)采購工作的重要依據(jù)。七、信息管理（一）采購信息發(fā)布1.采購部門應(yīng)通過學(xué)校官網(wǎng)、校內(nèi)公告欄等渠道，及時發(fā)布小額采購信息，包括采購項目名稱、采購需求、采購方式、采購文件獲取方式、報名時間、開標(biāo)時間、開標(biāo)地點等內(nèi)容，確保采購信息公開透明。2.采購信息發(fā)布應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校信息發(fā)布管理規(guī)定進(jìn)行，確保信息內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、格式規(guī)范統(tǒng)一。同時，應(yīng)注明采購項目的聯(lián)系人和聯(lián)系方式，方便潛在供應(yīng)商咨詢和報名。（二）采購檔案管理1.采購部門應(yīng)