PAGE上市公司采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的本采購內(nèi)控制度旨在規(guī)范上市公司采購行為，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、透明高效，保障公司資產(chǎn)安全，提高采購質(zhì)量和效益，促進(jìn)公司健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于上市公司及其所屬各部門、子公司的采購活動(dòng)，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等各類采購事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、政策以及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.合規(guī)性原則：確保采購流程符合公司治理要求和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購資金使用效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受內(nèi)外部監(jiān)督。5.職責(zé)分離原則：明確采購各環(huán)節(jié)職責(zé)，實(shí)現(xiàn)采購決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)相互分離、相互制約。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)上市公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行決策和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施，包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等工作。采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)公司需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地完成采購任務(wù)，并確保采購物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對(duì)采購結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付款項(xiàng)，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和控制，確保采購資金的合理使用。3.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。（四）各部門職責(zé)分工1.采購決策委員會(huì)職責(zé)審議年度采購計(jì)劃和重大采購項(xiàng)目。制定采購政策和戰(zhàn)略。監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況。對(duì)采購過程中的重大問題進(jìn)行決策。2.采購執(zhí)行部門職責(zé)根據(jù)需求部門提出的采購需求，編制采購計(jì)劃。開展供應(yīng)商調(diào)查、評(píng)估和選擇工作。組織采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。定期向采購決策委員會(huì)和相關(guān)部門匯報(bào)采購工作進(jìn)展。3.需求部門職責(zé)準(zhǔn)確提出采購需求，確保需求的合理性和必要性。參與采購前期的需求調(diào)研和技術(shù)交流。對(duì)采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。反饋采購使用過程中的問題和改進(jìn)建議。4.財(cái)務(wù)部門職責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析。監(jiān)督采購資金的使用情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。5.審計(jì)部門職責(zé)制定采購審計(jì)計(jì)劃，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行定期或不定期審計(jì)。檢查采購流程的合規(guī)性，包括采購審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂等環(huán)節(jié)。審查采購合同的執(zhí)行情況，核實(shí)采購物資和服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格等。對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、采購流程（一）采購計(jì)劃制定1.需求收集需求部門應(yīng)定期收集本部門的采購需求，包括生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資、服務(wù)等，并填寫采購需求申請(qǐng)表。采購需求申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.需求審核采購執(zhí)行部門收到需求部門提交的采購需求申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、必要性、與公司預(yù)算的匹配性等。對(duì)于重大采購需求，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，確保需求準(zhǔn)確無誤。3.采購計(jì)劃編制采購執(zhí)行部門根據(jù)審核通過的采購需求，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容，并報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購執(zhí)行部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合基本條件的供應(yīng)商名單，并對(duì)其進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。2.供應(yīng)商評(píng)估采購執(zhí)行部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類，其中A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為需改進(jìn)供應(yīng)商。3.供應(yīng)商選擇在進(jìn)行具體采購項(xiàng)目時(shí)，采購執(zhí)行部門應(yīng)優(yōu)先從A類供應(yīng)商中選擇。如A類供應(yīng)商無法滿足采購需求，可從B類供應(yīng)商中選擇，并報(bào)采購決策委員會(huì)批準(zhǔn)。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇供應(yīng)商，確保采購過程公平、公正、公開。4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行回訪，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和產(chǎn)品質(zhì)量狀況。對(duì)于供應(yīng)商出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與其溝通協(xié)商，督促其整改。同時(shí)，采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)，適時(shí)調(diào)整供應(yīng)商分類，激勵(lì)供應(yīng)商提高服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量。（三）采購實(shí)施1.采購方式選擇采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標(biāo)采購、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等。招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的項(xiàng)目。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購：適用于采購項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜、需求不確定、時(shí)間緊迫等情況。詢價(jià)采購：適用于采購物資規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足、價(jià)格變化幅度小的項(xiàng)目。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等特殊情況。2.采購文件編制根據(jù)選定的采購方式，采購執(zhí)行部門編制相應(yīng)的采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件、采購合同等。采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的要求、采購程序、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購活動(dòng)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.采購評(píng)審對(duì)于招標(biāo)采購、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購等需要評(píng)審的采購項(xiàng)目，采購執(zhí)行部門應(yīng)組織成立評(píng)審小組。評(píng)審小組由公司內(nèi)部相關(guān)部門人員、技術(shù)專家等組成，負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件或響應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審小組應(yīng)按照評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行客觀、公正的評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。4.采購合同簽訂采購執(zhí)行部門應(yīng)與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同簽訂前，應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門審核合同條款，確保合同的合法性和經(jīng)濟(jì)性。（四）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備采購合同簽訂后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員熟悉采購物資或服務(wù)的技術(shù)要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案。2.驗(yàn)收實(shí)施需求部門按照驗(yàn)收方案對(duì)采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。對(duì)于重要物資或服務(wù)，可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改或退換貨。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告出具驗(yàn)收完成后，需求部門應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收合格與否、存在的問題及處理情況等。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)采購執(zhí)行部門備案。（五）采購付款1.付款申請(qǐng)采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)注明采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)證明文件。2.付款審核財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。對(duì)于不符合付款條件的申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購執(zhí)行部門溝通，說明原因并要求其補(bǔ)充完善相關(guān)資料。3.付款審批付款申請(qǐng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程應(yīng)按照公司內(nèi)部授權(quán)制度執(zhí)行，確保付款審批的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。4.款項(xiàng)支付財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請(qǐng)，辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同約定執(zhí)行，確保資金支付安全、及時(shí)。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采購執(zhí)行部門應(yīng)采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任條款。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期評(píng)估和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的異常情況，采取相應(yīng)措施防范風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商違約應(yīng)急處理機(jī)制，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整采購計(jì)劃等，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對(duì)采購物資和服務(wù)的質(zhì)量驗(yàn)收。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行定期抽檢。對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，及時(shí)與其溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或退換貨，情節(jié)嚴(yán)重的可追究其違約責(zé)任。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握價(jià)格波動(dòng)情況。在采購合同中合理約定價(jià)格調(diào)整條款，如采用固定價(jià)格、浮動(dòng)價(jià)格等方式，降低價(jià)格波動(dòng)對(duì)公司采購成本的影響。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資或服務(wù)，可采用套期保值等金融工具進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。4.法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和合規(guī)意識(shí)。在采購活動(dòng)中嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購流程合法合規(guī)。定期對(duì)采購合同進(jìn)行法律審查，防范合同糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控采購執(zhí)行部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估。監(jiān)控內(nèi)容包括風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)的變化情況等。2.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信號(hào)。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時(shí)，應(yīng)啟動(dòng)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)預(yù)案，采取有效措施降低風(fēng)險(xiǎn)影響。五、采購信息管理（一）采購信息收集采購執(zhí)行部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，及時(shí)收集與采購活動(dòng)相關(guān)的各類信息，包括供應(yīng)商信息、市場(chǎng)價(jià)格信息、采購政策法規(guī)信息等。（二）采購信息整理與分析采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對(duì)收集到的采購信息進(jìn)行整理和分析，形成采購信息報(bào)告。采購信息報(bào)告應(yīng)包括市場(chǎng)動(dòng)態(tài)分析、供應(yīng)商分析、采購成本分析等內(nèi)容，為采購決策提供參考依據(jù)。（三）采購信息共享采購執(zhí)行部門應(yīng)建立采購信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購信息在公司內(nèi)部各部門之間的共享。各部門可通過共享平臺(tái)查詢采購信息，了解采購工作進(jìn)展情況，提高工作效率和協(xié)同性。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)監(jiān)督審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用效益等。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購資金的管理和監(jiān)督，審核采購預(yù)算、支付款項(xiàng)，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和控制。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購資金的使用情況進(jìn)行檢查，確保資金使用合法合規(guī)、安全有效。3.采購部門內(nèi)部監(jiān)督采購執(zhí)行部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)采購工作進(jìn)行自查自糾。