PAGE湖南單位采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)湖南單位采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、公開透明、公平公正，保障單位各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于湖南單位（以下簡稱“單位”）內(nèi)部的各類采購活動(dòng)，包括但不限于貨物采購、工程采購和服務(wù)采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購信息應(yīng)全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地公開，采購過程應(yīng)接受內(nèi)外部監(jiān)督，保證采購活動(dòng)的透明度。3.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，不得歧視或偏袒任何一方，確保采購結(jié)果公平公正。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購資金使用效益。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制體系，對采購活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)單位設(shè)立采購決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對重大采購事項(xiàng)進(jìn)行決策。采購決策機(jī)構(gòu)由單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購政策、制度和流程。2.審批年度采購計(jì)劃和重大采購項(xiàng)目預(yù)算。3.對采購項(xiàng)目的立項(xiàng)、采購方式、供應(yīng)商選擇等重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）采購執(zhí)行部門單位指定專門的采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購活動(dòng)的組織實(shí)施。采購執(zhí)行部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，其職責(zé)包括：1.根據(jù)單位需求，編制采購計(jì)劃和采購文件。2.組織采購活動(dòng)，包括發(fā)布采購信息、邀請供應(yīng)商、開標(biāo)評標(biāo)、簽訂采購合同等。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理采購過程中的問題。4.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)和管理。（三）采購監(jiān)督部門單位設(shè)立采購監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。采購監(jiān)督部門可以是內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門，其職責(zé)包括：1.監(jiān)督采購政策、制度和流程的執(zhí)行情況。2.審查采購文件、采購合同等相關(guān)資料，確保其合法合規(guī)。3.參與采購項(xiàng)目的開標(biāo)評標(biāo)等活動(dòng)，對采購過程進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。4.受理對采購活動(dòng)的投訴舉報(bào)，對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理。（四）需求部門單位各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，配合采購執(zhí)行部門開展采購活動(dòng)。其職責(zé)包括：1.根據(jù)工作需要，準(zhǔn)確、詳細(xì)地填寫采購申請表，明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求等。2.參與采購文件的編制和評審，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。3.協(xié)助采購執(zhí)行部門與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，驗(yàn)收采購貨物或服務(wù)。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際工作需要，在每年規(guī)定時(shí)間內(nèi)編制采購預(yù)算草案，明確采購項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購執(zhí)行部門對各需求部門提交的采購預(yù)算草案進(jìn)行匯總審核，結(jié)合單位財(cái)力狀況和采購政策要求，提出調(diào)整建議，形成年度采購預(yù)算方案。3.年度采購預(yù)算方案經(jīng)單位財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批。審批通過后的采購預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，嚴(yán)格控制采購成本，確保采購資金使用合理、合規(guī)。2.對于超預(yù)算采購項(xiàng)目，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行追加預(yù)算申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施采購。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購資金的使用情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)提出書面申請，詳細(xì)說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和金額。2.采購執(zhí)行部門對預(yù)算調(diào)整申請進(jìn)行審核，提出審核意見后報(bào)采購決策機(jī)構(gòu)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算調(diào)整事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門和相關(guān)部門，確保采購活動(dòng)順利進(jìn)行。四、采購流程控制（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，明確采購項(xiàng)目的基本信息、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購執(zhí)行部門。（二）采購審批1.采購執(zhí)行部門收到采購申請表后，對采購項(xiàng)目進(jìn)行初步審核，包括采購需求的合理性、預(yù)算的合規(guī)性等。2.對于金額較小的采購項(xiàng)目，由采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大或重大采購項(xiàng)目，應(yīng)提交采購決策機(jī)構(gòu)審批。3.采購審批通過后，采購執(zhí)行部門方可開展采購活動(dòng)。（三）采購文件編制1.根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，采購執(zhí)行部門編制采購文件，包括采購公告、招標(biāo)文件、詢價(jià)文件、談判文件等。2.采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的完整性、準(zhǔn)確性和公正性。3.在編制采購文件過程中，采購執(zhí)行部門應(yīng)充分征求需求部門和相關(guān)專家的意見，必要時(shí)組織現(xiàn)場勘查和答疑會。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.采購執(zhí)行部門通過多種渠道發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與采購活動(dòng)。采購信息應(yīng)包括采購項(xiàng)目的基本情況、采購文件獲取方式、報(bào)名截止時(shí)間等。2.對報(bào)名參加采購活動(dòng)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。3.根據(jù)采購文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，組織開標(biāo)評標(biāo)活動(dòng)，對供應(yīng)商的投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。4.與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)和采購文件的要求，合同條款應(yīng)詳細(xì)、明確、可操作性強(qiáng)。5.建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、采購業(yè)績、售后服務(wù)等情況進(jìn)行記錄和管理。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，根據(jù)評價(jià)結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會，對于存在問題的供應(yīng)商及時(shí)采取措施進(jìn)行整改或淘汰。（五）采購合同簽訂與履行1.采購合同簽訂前，采購執(zhí)行部門應(yīng)將合同草案提交給單位法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。2.經(jīng)審核通過的采購合同，由單位法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)及時(shí)送采購執(zhí)行部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。3.采購執(zhí)行部門應(yīng)跟蹤采購合同的履行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量等要求提供貨物或服務(wù)。4.對于采購合同履行過程中出現(xiàn)的變更、終止等情況，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理，并及時(shí)通知相關(guān)部門。（六）驗(yàn)收與付款1.采購項(xiàng)目完成后，需求部門應(yīng)會同采購執(zhí)行部門等相關(guān)部門對采購貨物或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等是否符合采購合同要求，服務(wù)是否達(dá)到約定標(biāo)準(zhǔn)等。2.驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫驗(yàn)收報(bào)告，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后提交給采購執(zhí)行部門。3.采購執(zhí)行部門根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告和采購合同，辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門。4.財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后按照合同約定的付款方式和時(shí)間支付貨款。對于不符合付款條件的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知采購執(zhí)行部門進(jìn)行整改。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、采購價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。對于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，要求供應(yīng)商提供履約保證金或簽訂擔(dān)保協(xié)議；對于采購價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，可以采用套期保值、簽訂長期合同等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照合同要求進(jìn)行驗(yàn)收，必要時(shí)委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測；對于合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對采購人員的培訓(xùn)，提高其法律意識和合規(guī)意識，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測和預(yù)警。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督與改進(jìn)1.采購監(jiān)督部門應(yīng)定期對采購風(fēng)險(xiǎn)管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的有效執(zhí)行。2.根據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對采購內(nèi)控制度進(jìn)行修訂和完善，不斷提高采購風(fēng)險(xiǎn)管理水平。六、采購信息管理與檔案管理（一）采購信息管理1.采購執(zhí)行部門應(yīng)建立采購信息管理系統(tǒng)，對采購活動(dòng)中的各類信息進(jìn)行集中管理。采購信息包括采購申請、采購審批、采購文件、供應(yīng)商信息、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、付款記錄等。2.采購信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地錄入系統(tǒng)，確保信息的可查詢、可追溯。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對采購信息的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露。3.定期對采購信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。例如，分析采購項(xiàng)目的成本構(gòu)成、采購周期、供應(yīng)商分布等情況，以便優(yōu)化采購流程，提高采購效率。（二）采購檔案管理1.采購執(zhí)行部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購檔案的整理、歸檔和保管工作。采購檔案應(yīng)包括采購活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等，如采購申請表、采購審批文件、采購文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、采購合同、