PAGE學(xué)校物資采購(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校物資采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效益，確保學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校實(shí)際情況，制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各單位涉及的物資采購(gòu)活動(dòng)，包括教學(xué)設(shè)備、辦公用品、后勤物資、基建材料等各類物資的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：物資采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校的規(guī)章制度，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，保障所有潛在供應(yīng)商平等參與競(jìng)爭(zhēng)，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本和資金使用效益，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)費(fèi)用。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購(gòu)內(nèi)部控制機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)全過(guò)程的監(jiān)督和管理，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)學(xué)校成立采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議學(xué)校重大物資采購(gòu)項(xiàng)目，制定采購(gòu)政策和策略，監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行情況。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)學(xué)校設(shè)立采購(gòu)部門(mén)，負(fù)責(zé)具體的物資采購(gòu)工作。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)配備專業(yè)的采購(gòu)人員，明確崗位職責(zé)，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。采購(gòu)人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，熟悉采購(gòu)流程和相關(guān)法律法規(guī)。（三）需求部門(mén)各需求部門(mén)負(fù)責(zé)提出物資采購(gòu)需求，提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并對(duì)采購(gòu)物資的使用和驗(yàn)收負(fù)責(zé)。需求部門(mén)應(yīng)指定專人與采購(gòu)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保采購(gòu)需求的準(zhǔn)確傳達(dá)和及時(shí)處理。（四）監(jiān)督部門(mén)學(xué)校設(shè)立審計(jì)、紀(jì)檢等監(jiān)督部門(mén)，對(duì)物資采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督部門(mén)有權(quán)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行檢查、審計(jì)，對(duì)違規(guī)行為提出整改意見(jiàn)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃編制1.各需求部門(mén)根據(jù)教學(xué)、科研、管理等工作需要，結(jié)合現(xiàn)有物資庫(kù)存情況，每年定期編制物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購(gòu)部門(mén)匯總。采購(gòu)部門(mén)對(duì)各部門(mén)的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行綜合平衡和審核，結(jié)合學(xué)校資金狀況和實(shí)際需求，編制年度物資采購(gòu)總計(jì)劃。3.年度物資采購(gòu)總計(jì)劃報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過(guò)后實(shí)施。對(duì)于臨時(shí)性、緊急性采購(gòu)需求，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明采購(gòu)原因、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交采購(gòu)部門(mén)辦理采購(gòu)手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等資料，并進(jìn)行動(dòng)態(tài)更新。2.對(duì)于一般物資采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式，從供應(yīng)商信息庫(kù)中選擇不少于三家符合要求的供應(yīng)商參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)。對(duì)于特殊物資采購(gòu)項(xiàng)目，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)減少供應(yīng)商數(shù)量，但不得少于兩家。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)等情況。根據(jù)審查和考察結(jié)果，選擇綜合實(shí)力較強(qiáng)、信譽(yù)良好、價(jià)格合理的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商。4.采購(gòu)部門(mén)與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等內(nèi)容。采購(gòu)合同應(yīng)報(bào)學(xué)校法律事務(wù)部門(mén)審核備案。5.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況，給予相應(yīng)的評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可優(yōu)先納入供應(yīng)商信息庫(kù)，并在后續(xù)采購(gòu)項(xiàng)目中給予適當(dāng)傾斜；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)出《采購(gòu)訂單》，明確采購(gòu)物資的具體要求和交貨時(shí)間等信息。供應(yīng)商應(yīng)按照《采購(gòu)訂單》的要求組織生產(chǎn)和供貨。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)物資的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。對(duì)于重要物資采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)可派人到供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)造，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門(mén)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。（四）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和物資驗(yàn)收情況，及時(shí)辦理采購(gòu)付款手續(xù)。付款前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)審核相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.對(duì)于符合付款條件的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、物資驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)按照學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度和審批流程進(jìn)行審批后，辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在合同中明確預(yù)付款比例和支付條件，并嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。在支付預(yù)付款后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤物資生產(chǎn)和交貨情況，確保預(yù)付款的安全和有效使用。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.學(xué)校應(yīng)建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)實(shí)施、采購(gòu)付款等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解物資價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量，采取套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同等方式降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和評(píng)估工作，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。在采購(gòu)合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任，增加供應(yīng)商違約成本。對(duì)于重要物資采購(gòu)項(xiàng)目，可要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格按照法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)章制度簽訂采購(gòu)合同，并報(bào)法律事務(wù)部門(mén)審核備案。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于合同變更或解除，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：明確物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，加強(qiáng)對(duì)驗(yàn)收人員的培訓(xùn)和管理，確保驗(yàn)收工作的客觀、公正、準(zhǔn)確。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)付款審批制度，加強(qiáng)對(duì)付款憑證的審核，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)加強(qiáng)跟蹤管理，防范預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于逾期付款的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。五、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)工作的自我監(jiān)督和檢查。采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購(gòu)流程和相關(guān)規(guī)定，自覺(jué)接受內(nèi)部監(jiān)督。2.學(xué)校審計(jì)、紀(jì)檢等監(jiān)督部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇的公正性、采購(gòu)合同簽訂與履行情況、采購(gòu)資金使用情況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（二）審計(jì)1.學(xué)校審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，審查采購(gòu)項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性、效益性。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的制定與執(zhí)行、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)合同簽訂與履行、采購(gòu)資金使用等方面。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目中存在的問(wèn)題提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、信息管理與檔案保存（一）信息管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、物資驗(yàn)收單、付款憑證等采購(gòu)相關(guān)信息進(jìn)行集中管理和動(dòng)態(tài)更新。2.采購(gòu)信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備信息查詢、統(tǒng)計(jì)分析、預(yù)警提示等功能，為采購(gòu)決策和管理提供數(shù)據(jù)支持。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)信息進(jìn)行整理和分析，總結(jié)采購(gòu)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善采購(gòu)管理工作。（二）檔案保存1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立健全采購(gòu)檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中形成的各類文件、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、物資驗(yàn)收單、發(fā)