PAGE企業(yè)綜合辦內(nèi)控制度一、總則（一）目的本內(nèi)控制度旨在規(guī)范企業(yè)綜合辦的各項工作流程，加強(qiáng)內(nèi)部管理，提高工作效率，防范經(jīng)營風(fēng)險，確保企業(yè)綜合辦各項工作合法、合規(guī)、有序開展，為企業(yè)整體運(yùn)營提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)綜合辦全體工作人員，涵蓋綜合辦所負(fù)責(zé)的行政管理、后勤保障、文件管理、會議組織、對外聯(lián)絡(luò)等各項工作領(lǐng)域。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國會計法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等，以及企業(yè)自身的發(fā)展戰(zhàn)略、組織架構(gòu)和管理要求制定。（四）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和政策要求，確保綜合辦各項工作合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋綜合辦工作的各個環(huán)節(jié)和方面，不留管理死角。3.制衡性原則：各項工作流程和崗位設(shè)置應(yīng)相互制約、相互監(jiān)督，避免權(quán)力過度集中。4.適應(yīng)性原則：根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境變化，及時調(diào)整和完善內(nèi)控制度，確保制度的有效性和適應(yīng)性。5.成本效益原則：在保證內(nèi)控制度有效執(zhí)行的前提下，合理控制成本，提高工作效益。二、行政管理（一）印章管理1.印章種類：明確企業(yè)綜合辦所管理的印章種類，如企業(yè)公章、合同專用章、法人章、部門章等。2.印章保管：指定專人負(fù)責(zé)印章保管，設(shè)立印章保管登記簿，詳細(xì)記錄印章的領(lǐng)取、使用、歸還情況。印章保管人員必須妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。3.印章使用：建立嚴(yán)格的印章使用審批流程。使用印章前，需填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間等信息，并按審批權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，印章保管人員方可按規(guī)定用印，并在印章使用登記簿上登記。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等上加蓋印章。4.印章停用與銷毀：因機(jī)構(gòu)變動、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，應(yīng)及時收回印章，并在登記簿上注明停用日期。停用的印章應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀過程需有專人監(jiān)督，并做好記錄。（二）證照管理1.證照種類：包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等各類證照。2.證照保管：安排專人負(fù)責(zé)證照保管，建立證照保管檔案，將各類證照原件及相關(guān)資料分類存放，確保證照存放安全。3.證照使用：使用證照時，需填寫證照使用申請表，經(jīng)審批后，由保管人員提供證照，并做好使用登記。使用完畢后，應(yīng)及時歸還保管人員。嚴(yán)禁外借證照原件，確需外借的，需經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。4.證照年檢與換證：定期關(guān)注各類證照的年檢和換證時間，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，按時辦理年檢和換證手續(xù)，確保企業(yè)證照合法有效。（三）辦公用品管理1.采購計劃：綜合辦應(yīng)根據(jù)各部門需求和實際使用情況，定期制定辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等信息，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購流程：按照審批后的采購計劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中，應(yīng)簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。對于批量采購或金額較大的辦公用品，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價等方式進(jìn)行采購，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。3.入庫管理：辦公用品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知倉庫管理人員進(jìn)行驗收。倉庫管理人員應(yīng)按照采購合同和送貨清單，對辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行核對驗收。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將辦公用品分類存放。4.領(lǐng)用發(fā)放：各部門根據(jù)工作需要填寫辦公用品領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫領(lǐng)取辦公用品。倉庫管理人員應(yīng)按照領(lǐng)用申請表發(fā)放辦公用品，并做好領(lǐng)用登記。對于貴重辦公用品（如電腦、打印機(jī)等），應(yīng)建立領(lǐng)用臺賬，記錄領(lǐng)用時間、使用人、歸還情況等信息。5.庫存盤點：定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點過程中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時查明原因，并按規(guī)定進(jìn)行處理。對于積壓、過期的辦公用品，應(yīng)及時清理，避免浪費。（四）車輛管理1.車輛調(diào)度：綜合辦負(fù)責(zé)企業(yè)車輛的統(tǒng)一調(diào)度管理。根據(jù)工作需要，各部門提前填寫用車申請表，注明用車事由、用車時間、用車人數(shù)、目的地等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交綜合辦。綜合辦根據(jù)車輛使用情況和申請順序，合理安排車輛，并通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。2.駕駛員管理：建立駕駛員檔案，記錄駕駛員基本信息、駕駛證情況、安全行駛記錄等。駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)和企業(yè)車輛管理制度，按時完成出車任務(wù)。出車前，駕駛員應(yīng)對車輛進(jìn)行檢查，確保車輛性能良好、安全設(shè)施齊全。出車過程中，駕駛員應(yīng)遵守交通規(guī)則，安全駕駛，不得擅自改變行車路線或從事與出車任務(wù)無關(guān)的活動。出車后，駕駛員應(yīng)及時將車輛歸還，并填寫行車記錄。3.車輛維修與保養(yǎng)：定期對車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好。車輛出現(xiàn)故障或需要維修時，駕駛員應(yīng)及時向綜合辦報告。綜合辦根據(jù)車輛維修情況，選擇合格的維修廠進(jìn)行維修，并做好維修記錄。維修費用報銷時，應(yīng)提供維修清單、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)審批后按規(guī)定報銷。4.車輛費用管理：嚴(yán)格控制車輛費用支出，包括燃油費、保險費、停車費、過路費等。建立車輛費用臺賬，詳細(xì)記錄各項費用支出情況。車輛費用報銷時，應(yīng)按照企業(yè)財務(wù)制度進(jìn)行審核，確保費用支出合理合規(guī)。三、后勤保障（一）辦公區(qū)域管理1.辦公環(huán)境維護(hù)：綜合辦負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔人員對辦公區(qū)域進(jìn)行清掃、消毒，保持辦公環(huán)境整潔衛(wèi)生。加強(qiáng)對辦公區(qū)域設(shè)施設(shè)備的巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)施設(shè)備故障，確保辦公區(qū)域正常運(yùn)行。2.安全保衛(wèi)：制定辦公區(qū)域安全保衛(wèi)制度，加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作。安排專人負(fù)責(zé)門禁管理，嚴(yán)格執(zhí)行人員出入登記制度，防止無關(guān)人員進(jìn)入辦公區(qū)域。加強(qiáng)對辦公區(qū)域的巡邏檢查，確保辦公區(qū)域安全無事故。配備必要的安全防范設(shè)施設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、報警裝置等，提高安全防范能力。3.水電管理：加強(qiáng)對辦公區(qū)域水電設(shè)施的管理，定期檢查水電設(shè)施運(yùn)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理水電故障。教育員工節(jié)約用水用電，養(yǎng)成良好的節(jié)能習(xí)慣。制定水電費用控制指標(biāo)，對各部門水電費用進(jìn)行考核，確保水電費用合理支出。（二）食堂管理1.食堂運(yùn)營：負(fù)責(zé)企業(yè)食堂的日常運(yùn)營管理，選擇合格的餐飲服務(wù)供應(yīng)商，簽訂食堂承包合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。監(jiān)督餐飲服務(wù)供應(yīng)商按照合同要求提供優(yōu)質(zhì)的餐飲服務(wù)，確保食品安全、衛(wèi)生。2.食品采購：建立食品采購管理制度，嚴(yán)格把控食品采購渠道。采購人員應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的供應(yīng)商采購食品，確保食品質(zhì)量安全。采購的食品應(yīng)索證索票，建立食品采購臺賬，詳細(xì)記錄食品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、供應(yīng)商等信息。3.食堂衛(wèi)生：加強(qiáng)食堂衛(wèi)生管理，要求餐飲服務(wù)供應(yīng)商嚴(yán)格遵守食品衛(wèi)生操作規(guī)范，定期對食堂進(jìn)行清潔消毒，保持食堂環(huán)境整潔衛(wèi)生。食堂工作人員應(yīng)持健康證上崗，穿戴工作服、工作帽，保持個人衛(wèi)生。4.就餐管理：制定食堂就餐制度，規(guī)范員工就餐秩序。合理安排就餐時間，避免就餐高峰擁堵。加強(qiáng)對食堂就餐環(huán)境的管理，保持食堂桌椅、餐具等清潔衛(wèi)生。鼓勵員工文明就餐，節(jié)約糧食，減少浪費。(三)宿舍管理1.宿舍分配：根據(jù)員工需求和宿舍實際情況，合理分配員工宿舍。建立宿舍入住登記制度，記錄員工姓名、部門、宿舍房間號等信息。2.宿舍設(shè)施管理：定期對宿舍設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，確保宿舍設(shè)施設(shè)備完好可用。對于損壞的設(shè)施設(shè)備，及時安排維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。3.宿舍安全管理：加強(qiáng)宿舍安全管理，制定宿舍安全制度。教育員工遵守宿舍安全規(guī)定，不得在宿舍內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等。安排專人負(fù)責(zé)宿舍安全巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患，確保宿舍安全無事故。4.宿舍衛(wèi)生管理：要求員工保持宿舍衛(wèi)生整潔，定期組織宿舍衛(wèi)生檢查。對衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)的宿舍，督促員工進(jìn)行整改，營造良好的宿舍居住環(huán)境。四、文件管理（一）文件分類與編號1.文件分類：綜合辦負(fù)責(zé)對企業(yè)文件進(jìn)行分類管理，主要分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件等類別。行政文件包括企業(yè)規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等；業(yè)務(wù)文件包括各類業(yè)務(wù)合同、項目報告、市場調(diào)研報告等；財務(wù)文件包括財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計報告等；人事文件包括員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)文件等。2.文件編號：為便于文件的識別和管理，對各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則應(yīng)明確、簡潔，能夠反映文件的類別、年份、順序等信息。例如，行政文件編號為“XZ[年份][順序號]”，業(yè)務(wù)文件編號為“YW[年份][順序號]”等。（二）文件起草與審核1.文件起草：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)文件起草工作。起草文件應(yīng)內(nèi)容完整、邏輯清晰、語言規(guī)范，符合企業(yè)實際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求。文件起草人應(yīng)注明文件的主題、起草日期、起草部門、起草人等信息。2.文件審核：文件起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門或人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、可行性等方面。審核人應(yīng)在文件審核表上簽署審核意見，并注明審核日期、審核人等信息。對于重要文件，需經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后才能發(fā)布。（三）文件發(fā)布與存檔1.文件發(fā)布：審核通過的文件，由綜合辦按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。行政文件可通過企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等方式發(fā)布；業(yè)務(wù)文件可根據(jù)需要發(fā)送給相關(guān)部門或外部合作伙伴；財務(wù)文件按財務(wù)管理制度進(jìn)行傳遞；人事文件在企業(yè)內(nèi)部人事管理系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)或按規(guī)定發(fā)放給相關(guān)人員。文件發(fā)布后，應(yīng)及時通知相關(guān)人員查閱。2.文件存檔：文件發(fā)布后，綜合辦應(yīng)及時對文件進(jìn)行存檔。按照文件分類和編號，將文件原件或電子文檔整理歸檔，建立文件檔案庫。檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保文件檔案的安全保存。同時，建立文件檢索目錄，方便文件的查詢和使用。（四）文件借閱與銷毀1.文件借閱：因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件名稱、借閱事由、借閱時間、借閱人等信息，并按審批權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理人員方可提供文件借閱，并做好借閱登記。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改文件內(nèi)容，按時歸還文件。2.文件銷毀：對于已失去保存價值的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。綜合辦定期對文件檔案進(jìn)行清理，確定需要銷毀的文件清單。銷毀文件時，應(yīng)填寫文件銷毀申請表，經(jīng)審批后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括文件名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人等信息。五、會議組織（一）會議計劃1.會議類型：明確企業(yè)綜合辦所組織的會議類型，包括企業(yè)例會、專題會議、臨時會議等。企業(yè)例會定期召開，如每周例會、每月例會等，主要匯報工作進(jìn)展、安排工作任務(wù)、協(xié)調(diào)解決問題等；專題會議針對特定事項或問題召開，如項目研討會、市場分析會等；臨時會議根據(jù)工作緊急需要隨時召開。2.會議計劃制定：綜合辦根據(jù)企業(yè)工作安排和實際需求，提前制定會議計劃。會議計劃應(yīng)包括會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、會議議程、會議籌備負(fù)責(zé)人等信息。會議計劃經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（二）會議籌備1.會議通知：根據(jù)會議計劃，及時向參會人員發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)明確會議的各項信息，如會議時間、地點、議程、參會要求等。對于重要會議，應(yīng)提前提醒參會人員做好準(zhǔn)備。2.會議資料準(zhǔn)備：根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)會議資料，如會議文件、匯報材料、演示文稿等。會議資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，格式規(guī)范。會議資料準(zhǔn)備完成后，應(yīng)提前發(fā)放給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內(nèi)容。3.會議場地布置：根據(jù)會議規(guī)模和要求，合理安排會議場地。會議場地應(yīng)整潔、舒適，具備必要的會議設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、桌椅等。提前對會議場地進(jìn)行布置，擺放好會議資料、文具等物品，營造良好的會議氛圍。（三）會議組織與記錄1.會議組織：會議召開時，綜合辦工作人員應(yīng)提前到達(dá)會議場地，做好會議簽到、引導(dǎo)參會人員就座等工作。按照會議議程組織會議，確保會議有序進(jìn)行。會議過程中，應(yīng)維持好會議秩序，提醒參會人員遵守會議紀(jì)律。2.會議記錄：安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議的主要內(nèi)容、討論情況、決議事項等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，字跡清晰。會議記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布，作為會議決策和工作執(zhí)行的依據(jù)。（四）會議后續(xù)跟進(jìn)1.決議事項落實：會議結(jié)束后，綜合辦應(yīng)及時跟蹤會議決議事項的落實情況。將會議決議事項分解到相關(guān)部門或人員，明確責(zé)任人和完成時間節(jié)點。定期對決議事項的落實情況進(jìn)行檢查和督促，確保決議事項得到有效執(zhí)行。2.會議總結(jié)：定期對會議組織情況進(jìn)行總結(jié)，分析會議效果和存在的問題。針對存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高會議組織水平和效率。六、對外聯(lián)絡(luò)（一）來訪接待1.接待準(zhǔn)備：接到來訪通知后，綜合辦應(yīng)及時了解來訪人員的基本信息、來訪目的、來訪人數(shù)、來訪時間等情況。根據(jù)來訪人員的重要程度和接待規(guī)格，制定接待方案，明確接待流程、接待人員、接待費用等內(nèi)容。接待方案經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。2.接待安排：按照接待方案，做好來訪接待的各項安排工作。安排專人負(fù)責(zé)迎接來訪人員，引導(dǎo)來訪人員到指定地點休息、交流。根據(jù)來訪人員的需求，安排會議室、參觀場地等。準(zhǔn)備好接待資料，如企業(yè)簡介、產(chǎn)品資料、宣傳冊等，以便向來訪人員介紹企業(yè)情況。3.接待服務(wù)：在來訪期間，為來訪人員提供周到的服務(wù)。安排餐飲、住宿等事宜，確保來訪人員生活舒適。陪同來訪人員參觀企業(yè)，介紹企業(yè)發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品優(yōu)勢等情況。組織與來訪人員的交流會議，解答來訪人員的疑問，促進(jìn)雙方合作交流。4.接待總結(jié)：來訪結(jié)束后，綜合辦應(yīng)及時對來訪接待工作進(jìn)行總結(jié)。整理接待過程中的相關(guān)資料，分析接待工作的優(yōu)點和不足。針對不足之處，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高來訪接待水平。（二）商務(wù)活動1.活動策劃：根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)需要，策劃組織各類商務(wù)活動，如商務(wù)洽談會、產(chǎn)品發(fā)布會、行業(yè)研討會等。商務(wù)活動策劃應(yīng)明確活動主題、活動時間、活動地點、活動內(nèi)容、活動參與人員、活動預(yù)算等信息?；顒?/p>