PAGE公文收發(fā)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文收發(fā)管理，確保公文傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，提高公司工作效率，規(guī)范公司內(nèi)部運(yùn)作流程，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在公文收發(fā)過程中的管理活動。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文收發(fā)應(yīng)嚴(yán)格遵循國家公文處理規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)定，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：公文收發(fā)應(yīng)及時(shí)處理，避免延誤，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作順利開展。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文收發(fā)過程中的安全保密措施，防止公文泄露、丟失或被篡改。4.分級管理原則：根據(jù)公文的重要程度、涉密等級等因素，實(shí)行分級管理，明確各級人員的職責(zé)和權(quán)限。二、公文定義與分類（一）公文定義本制度所指公文是公司在日常經(jīng)營管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)公司決策、部署工作、溝通情況、請示答復(fù)問題等的重要工具。（二）公文分類1.上行文：下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請示、報(bào)告等。2.下行文：上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如決定、通知、通報(bào)等。3.平行文：同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來的公文，如函等。4.內(nèi)部公文：公司內(nèi)部各部門之間交流工作、傳達(dá)信息的公文，如通知、紀(jì)要、簡報(bào)等。三、公文收發(fā)流程（一）收文流程1.簽收登記公司設(shè)立專門的公文收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)公文的簽收、登記工作。收到外部來文后，收文人員應(yīng)及時(shí)核對公文的數(shù)量、種類、封口等情況，確認(rèn)無誤后在《公文簽收登記表》上詳細(xì)登記，包括來文單位、文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、日期等信息。2.初審分發(fā)收文人員對收到的公文進(jìn)行初步審核，根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)和緊急程度，提出擬辦意見。對于重要公文或涉及多個部門的公文，應(yīng)及時(shí)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批；對于一般性公文，按照職責(zé)分工分發(fā)給相關(guān)部門辦理。3.承辦傳閱承辦部門收到公文后，應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示或擬辦意見及時(shí)辦理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋辦理結(jié)果。對于需要多個部門協(xié)同辦理的公文，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，相關(guān)部門應(yīng)積極配合。涉及公司機(jī)密的公文，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行傳閱，限定傳閱范圍，確保公文安全。4.催辦督辦為確保公文辦理的時(shí)效性，收文人員應(yīng)對公文辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，定期檢查承辦部門的辦理進(jìn)度。對于逾期未辦理的公文，應(yīng)及時(shí)向承辦部門發(fā)出催辦通知，查明原因，督促其盡快辦理。對重要公文或領(lǐng)導(dǎo)批示要求重點(diǎn)督辦的公文，應(yīng)建立專門的督辦臺賬，進(jìn)行全程跟蹤，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)督辦情況。5.歸檔保管公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將公文原件及相關(guān)辦理材料整理齊全，交公司檔案室歸檔保管。檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對歸檔公文進(jìn)行分類、編號、裝訂，建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，便于查詢和利用。（二）發(fā)文流程1.擬稿審核各部門根據(jù)工作需要起草公文，擬稿人應(yīng)確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范。擬稿完成后，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合公司政策、法規(guī)要求，是否與其他相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致，格式是否規(guī)范等。2.會簽核稿涉及多個部門的公文，應(yīng)進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，提出意見和建議，并簽字確認(rèn)。擬稿部門根據(jù)會簽意見對公文進(jìn)行修改完善后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)核稿。核稿人應(yīng)對公文的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行全面審核，確保公文質(zhì)量。3.簽發(fā)印發(fā)經(jīng)核稿后的公文，按照公司公文審批權(quán)限，報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)后的公文由辦公室統(tǒng)一編號、排版、印制，并加蓋公司印章。辦公室應(yīng)按照規(guī)定的范圍和方式進(jìn)行發(fā)文，及時(shí)將公文送達(dá)受文單位或人員，并做好發(fā)文登記。4.發(fā)文跟蹤辦公室負(fù)責(zé)對發(fā)文的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，了解受文單位對公文的落實(shí)情況。對于重要發(fā)文，應(yīng)及時(shí)收集反饋信息，確保公文要求得到有效執(zhí)行。四、公文格式與排版（一）公文格式1.用紙要求：公文用紙一般采用A4型紙，幅面尺寸為210mm×297mm。2.頁邊距：上白邊（天頭）為37mm，下白邊（地腳）為35mm，左白邊（訂口）為28mm，右白邊（翻口）為26mm。3.字體字號：標(biāo)題一般用二號小標(biāo)宋體字，正文用三號仿宋體字，如有小標(biāo)題，一般用三號黑體字，附件、附注等用三號仿宋體字。4.排版要求：公文應(yīng)雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過±4mm。一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。（二）排版規(guī)范1.標(biāo)題排版：標(biāo)題一般居中排布，回行時(shí)要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.正文排版：正文首行縮進(jìn)2個字符，段落之間保持適當(dāng)間距，一般為0.5行間距。3.附件排版：附件應(yīng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍萌柡隗w字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。4.頁碼排版：頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。五、公文密級與保密管理（一）密級劃分1.絕密：涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、重大決策等重要信息，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公文。2.機(jī)密：涉及公司重要業(yè)務(wù)信息和技術(shù)資料等，泄露會使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文。3.秘密：涉及公司一般業(yè)務(wù)信息，泄露會使公司的安全和利益遭受一定損害的公文。（二）保密措施1.人員管理加強(qiáng)對公文收發(fā)人員及接觸公文的相關(guān)人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。對涉及機(jī)密公文的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保其具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。2.環(huán)境管理設(shè)立專門的公文收發(fā)室和檔案室，配備必要的安全保密設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保公文存儲和處理環(huán)境的安全。對存放機(jī)密公文的場所進(jìn)行定期檢查，確保安全無隱患。3.傳遞管理絕密級公文應(yīng)通過機(jī)要通信、專人專車等方式傳遞，確保安全可靠。機(jī)密級和秘密級公文可通過郵政特快專遞或公司內(nèi)部專人傳遞，但要做好交接登記，確保傳遞過程的安全。4.使用管理嚴(yán)格控制機(jī)密公文的使用范圍，限定知悉人員，嚴(yán)禁擅自擴(kuò)大知悉范圍。閱讀和處理機(jī)密公文應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，不得在公共場所談?wù)摍C(jī)密公文內(nèi)容。復(fù)印、摘抄機(jī)密公文應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格登記，妥善保管復(fù)印件和摘抄件。5.銷毀管理對已失去保存價(jià)值的公文，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀機(jī)密公文應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保信息無法恢復(fù)，并做好銷毀記錄。六、公文歸檔與查閱（一）歸檔要求1.歸檔范圍：公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價(jià)值的各類公文，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件等，均應(yīng)歸檔。2.歸檔時(shí)間：公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將公文整理歸檔，一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度公文的歸檔工作。3.歸檔整理：歸檔公文應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，紙張規(guī)范，格式統(tǒng)一。（二）查閱規(guī)定1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員查閱公文應(yīng)填寫《公文查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。因工作需要查閱機(jī)密級以上公文的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱絕密級公文的，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外部單位查閱公司公文，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司辦公室審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱相關(guān)公文。2.查閱登記查閱人員應(yīng)在檔案室進(jìn)行查閱，不得將公文帶出檔案室。查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播公文內(nèi)容。檔案室應(yīng)建立《公文查閱登記簿》，詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱文件名稱、查閱用途等信息。3.歸還保管查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將公文歸還檔案室，由檔案室管理人員進(jìn)行核對，確保公文完整無損。對查閱過程中發(fā)現(xiàn)的公文損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對公文收發(fā)內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實(shí)。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括公文收發(fā)流程的執(zhí)行情況、公文格式與排版規(guī)范情況、公文密級與保密管理情況、公文歸檔與查閱情況等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，責(zé)令相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評價(jià)1.將公文收發(fā)內(nèi)控制度執(zhí)行情況納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核內(nèi)容包括公文收發(fā)工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性、保密性等