PAGE零星采購(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司零星采購(gòu)行為，加強(qiáng)對(duì)零星采購(gòu)過(guò)程的內(nèi)部控制，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、公開(kāi)透明、高效有序，保障公司資產(chǎn)安全，提高資金使用效益，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)因日常辦公、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等需要發(fā)生的金額較小、頻次較高的零星采購(gòu)業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：零星采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程和審批權(quán)限進(jìn)行采購(gòu)操作。3.效益性原則：在確保滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)資金的使用效益。4.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)保持公開(kāi)、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。5.不相容職務(wù)分離原則：采購(gòu)申請(qǐng)、審批、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的職責(zé)應(yīng)相互分離，避免舞弊行為。二、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《零星采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確保申請(qǐng)內(nèi)容真實(shí)、合理、必要。（二）采購(gòu)審批1.《零星采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至采購(gòu)部門(mén)后，采購(gòu)專員對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)的完整性和合規(guī)性。2.根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，采購(gòu)申請(qǐng)依次提交至各級(jí)審批人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、預(yù)算合理性等，簽署審批意見(jiàn)。3.對(duì)于金額較大或特殊的零星采購(gòu)申請(qǐng)，可能需要經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)（如財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等）的會(huì)審。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)審批通過(guò)后，采購(gòu)專員根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)專員應(yīng)通過(guò)多種渠道（如市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等）尋找潛在供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)協(xié)議，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同或協(xié)議應(yīng)符合法律法規(guī)要求，并報(bào)公司相關(guān)部門(mén)備案。4.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購(gòu)任務(wù)。（四）驗(yàn)收1.采購(gòu)物品或服務(wù)到貨后，采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)通知驗(yàn)收部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同或協(xié)議的要求，對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)和檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)《零星采購(gòu)驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收情況，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物品存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)專員與供應(yīng)商協(xié)商解決。（五）付款1.采購(gòu)物品或服務(wù)驗(yàn)收合格后，采購(gòu)專員應(yīng)整理相關(guān)采購(gòu)資料（包括采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等），提交至財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)資料進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。3.付款憑證應(yīng)妥善保存，作為財(cái)務(wù)核算和審計(jì)的依據(jù)。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和實(shí)際業(yè)務(wù)需求，編制本部門(mén)的零星采購(gòu)預(yù)算。預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、金額、時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)預(yù)算編制應(yīng)遵循“量入為出、合理安排”的原則，確保預(yù)算的科學(xué)性和合理性。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行匯總審核，結(jié)合公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算，編制公司整體零星采購(gòu)預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司規(guī)定的預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。（三）預(yù)算考核1.建立采購(gòu)預(yù)算考核制度，對(duì)各部門(mén)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括預(yù)算執(zhí)行率、采購(gòu)成本控制、采購(gòu)質(zhì)量等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況良好的部門(mén)給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)預(yù)算執(zhí)行不力的部門(mén)進(jìn)行督促整改，并視情況給予相應(yīng)處罰。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的基本條件和準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)、良好的信譽(yù)、穩(wěn)定的產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)能力等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本情況、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、聯(lián)系方式等。3.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評(píng)估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等情況，確保選擇的供應(yīng)商符合公司要求。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合同履行情況等方面。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)制定供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系和評(píng)價(jià)方法，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等方式對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。3.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，將供應(yīng)商分為不同等級(jí)，如優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商等。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)淘汰或進(jìn)行整改。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)或優(yōu)先合作等激勵(lì)措施，提高供應(yīng)商的積極性和合作意愿。2.對(duì)于違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。3.與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，定期召開(kāi)供應(yīng)商會(huì)議，反饋公司需求和意見(jiàn)，共同解決合作過(guò)程中存在的問(wèn)題。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)零星采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.結(jié)合公司實(shí)際情況和市場(chǎng)環(huán)境變化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和評(píng)估潛在的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)管理，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.根據(jù)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、專項(xiàng)應(yīng)對(duì)等措施；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，可采取常規(guī)管理措施。2.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)；建立采購(gòu)價(jià)格預(yù)警機(jī)制，應(yīng)對(duì)采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理，防范質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)；完善付款審批流程，控制付款風(fēng)險(xiǎn)等。（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)狀況，提出風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建議，確保公司采購(gòu)業(yè)務(wù)的穩(wěn)定運(yùn)行。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)零星采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)制度的遵守情況、采購(gòu)資金的使用情況等。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)制定審計(jì)計(jì)劃和審計(jì)方案，采用抽樣審計(jì)、專項(xiàng)審計(jì)等方式進(jìn)行審計(jì)工作。3.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)和建議，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)零星采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，審核采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況、采購(gòu)資金支付情況等。2.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票的審核管理，確保發(fā)票真實(shí)、合法、有效，防止虛假發(fā)票報(bào)銷等問(wèn)題。3.定期對(duì)采購(gòu)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司采購(gòu)決策提供財(cái)務(wù)支持。（三）其他監(jiān)督1.公司監(jiān)察部門(mén)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，檢查采購(gòu)人員是否存在違規(guī)違紀(jì)行為。2.鼓勵(lì)員工對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。3.建立采購(gòu)業(yè)務(wù)投訴處理機(jī)制，及時(shí)處理供應(yīng)商和員工對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的投訴和質(zhì)疑，維護(hù)公司采購(gòu)秩序。七、信息管理（一）采購(gòu)信息收集1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)廣泛收集與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、政策法規(guī)信息等。2.通過(guò)多種渠道（如網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)、供應(yīng)商反饋等）獲取采購(gòu)信息，并進(jìn)行整理和分析。（二）采購(gòu)信息共享1.建立采購(gòu)信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)部門(mén)與各相關(guān)部門(mén)之間的信息共享。2.采購(gòu)信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地在共享平臺(tái)上發(fā)布，方便各部門(mén)查詢和使用，提高采購(gòu)工作效率。（三）采購(gòu)檔案管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立完善的采購(gòu)檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件和資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購(gòu)檔案包括采購(gòu)申請(qǐng)表、