PAGE行政內(nèi)控制度規(guī)定一、總則（一）目的本行政內(nèi)控制度旨在規(guī)范公司行政工作流程，加強(qiáng)內(nèi)部管理，防范風(fēng)險(xiǎn)，提高行政工作效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)行政活動(dòng)合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，保障公司資產(chǎn)安全，維護(hù)公司利益。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政部門(mén)，涵蓋行政工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括但不限于辦公用品管理、文件管理、會(huì)議管理、車(chē)輛管理、辦公區(qū)域管理、接待管理等。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)公司法》等，以及行業(yè)通行的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合公司實(shí)際情況制定。（四）基本原則1.合法性原則：行政內(nèi)部控制活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)和政策要求。2.全面性原則：涵蓋行政工作的各個(gè)方面，不留死角，確保全過(guò)程控制。3.制衡性原則：各項(xiàng)行政工作流程應(yīng)相互制約、相互監(jiān)督，避免權(quán)力過(guò)度集中。4.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)特點(diǎn)和外部環(huán)境變化，適時(shí)調(diào)整和完善制度。5.成本效益原則：在保證內(nèi)部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高行政工作效益。二、辦公用品管理（一）采購(gòu)管理1.需求預(yù)測(cè)：各部門(mén)應(yīng)定期（每季度末）提交辦公用品需求計(jì)劃，行政部門(mén)結(jié)合歷史使用數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行綜合分析，制定年度辦公用品采購(gòu)預(yù)算。2.供應(yīng)商選擇：行政部門(mén)通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。建立供應(yīng)商評(píng)估檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。3.采購(gòu)流程：采購(gòu)人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算和需求計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確商品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等條款。采購(gòu)過(guò)程中，如遇特殊情況需要變更采購(gòu)訂單，必須經(jīng)過(guò)相關(guān)審批流程。（二）庫(kù)存管理1.入庫(kù)驗(yàn)收：辦公用品到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。核對(duì)貨物的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期（每月末）對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)盤(pán)盈、盤(pán)虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行處理。3.庫(kù)存限額：根據(jù)公司實(shí)際使用情況，設(shè)定各類(lèi)辦公用品的庫(kù)存限額。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量接近限額時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員補(bǔ)貨。（三）領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用流程：?jiǎn)T工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。2.特殊物品領(lǐng)用：對(duì)于價(jià)值較高、限量使用的辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，員工領(lǐng)用前需填寫(xiě)專(zhuān)項(xiàng)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明領(lǐng)用原因和使用期限，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可領(lǐng)用。三、文件管理（一）文件分類(lèi)與編號(hào)1.文件分類(lèi)：公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等類(lèi)別。行政文件又可細(xì)分為通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.文件編號(hào)：為便于文件的識(shí)別和管理，對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則為：年份+部門(mén)代碼+文件類(lèi)別代碼+順序號(hào)。例如，2023年行政部門(mén)發(fā)出的第5號(hào)通知，編號(hào)為2023XZTZ005。（二）文件起草與審核1.起草要求：文件起草人應(yīng)根據(jù)工作需要，按照規(guī)范的格式和內(nèi)容要求起草文件。文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語(yǔ)言規(guī)范。2.審核流程：文件起草完成后，應(yīng)提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合公司政策和業(yè)務(wù)要求，格式是否規(guī)范，語(yǔ)言表達(dá)是否準(zhǔn)確等。審核通過(guò)后，文件提交行政部門(mén)進(jìn)行編號(hào)登記。（三）文件印發(fā)與存檔1.印發(fā)管理：行政部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的文件，確定印發(fā)范圍和印發(fā)方式。對(duì)于需要印發(fā)的文件，應(yīng)進(jìn)行排版、校對(duì)，確保文件質(zhì)量。文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門(mén)和人員，并做好發(fā)放記錄。2.存檔管理：文件印發(fā)后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)電子文檔進(jìn)行存檔。存檔文件應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序進(jìn)行整理，便于查詢(xún)和檢索。同時(shí)，應(yīng)建立電子文檔備份制度，定期對(duì)重要文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）文件借閱與銷(xiāo)毀1.借閱管理：因工作需要借閱文件的人員，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱(chēng)、借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改文件內(nèi)容。借閱期限屆滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還文件。2.銷(xiāo)毀管理：對(duì)于已失去保存價(jià)值的文件，行政部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀文件前，應(yīng)填寫(xiě)文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明文件名稱(chēng)、文號(hào)、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。文件銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。四、會(huì)議管理（一）會(huì)議計(jì)劃與通知1.會(huì)議計(jì)劃：行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司工作安排，制定年度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議名稱(chēng)（如有）、會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等信息。會(huì)議計(jì)劃應(yīng)提前征求各部門(mén)意見(jiàn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.會(huì)議通知：根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，行政部門(mén)應(yīng)提前向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議基本信息、會(huì)議議程、會(huì)議要求等內(nèi)容。通知方式可采用郵件、短信、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等多種方式，確保參會(huì)人員及時(shí)收到通知。（二）會(huì)議組織與安排1.會(huì)議場(chǎng)地布置：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和要求，行政部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的布置。包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、投影儀設(shè)置、資料準(zhǔn)備等工作。會(huì)議場(chǎng)地應(yīng)整潔、舒適，滿(mǎn)足會(huì)議需求。2.會(huì)議資料準(zhǔn)備：根據(jù)會(huì)議議程，行政部門(mén)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議所需的資料，如會(huì)議文件、匯報(bào)材料、發(fā)言稿等。資料應(yīng)提前發(fā)放給參會(huì)人員，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間閱讀和準(zhǔn)備。3.會(huì)議記錄與紀(jì)要：會(huì)議期間，行政部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議發(fā)言、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等。會(huì)議結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。（三）會(huì)議后續(xù)跟進(jìn)1.決議事項(xiàng)落實(shí)：行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤和督促，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。定期收集決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)解決。2.會(huì)議文件歸檔：會(huì)議結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將會(huì)議資料進(jìn)行整理歸檔，包括會(huì)議通知、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議文件等。歸檔文件應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序進(jìn)行整理，便于查詢(xún)和檢索。五、車(chē)輛管理（一）車(chē)輛調(diào)度1.用車(chē)申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要使用公司車(chē)輛，應(yīng)提前填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)表，注明用車(chē)時(shí)間、用車(chē)地點(diǎn)、用車(chē)事由、乘車(chē)人數(shù)等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交行政部門(mén)調(diào)度。2.調(diào)度原則：行政部門(mén)根據(jù)車(chē)輛使用情況和員工用車(chē)申請(qǐng)，按照先急后緩、合理調(diào)配的原則進(jìn)行車(chē)輛調(diào)度。優(yōu)先保障公司重要公務(wù)活動(dòng)和緊急工作用車(chē)需求。3.車(chē)輛派遣：行政部門(mén)調(diào)度人員根據(jù)審批后的用車(chē)申請(qǐng)表，安排合適的車(chē)輛和駕駛員，并向駕駛員下達(dá)出車(chē)任務(wù)單。出車(chē)任務(wù)單應(yīng)明確用車(chē)時(shí)間、用車(chē)地點(diǎn)、用車(chē)事由、乘車(chē)人數(shù)等信息。（二）車(chē)輛使用與維護(hù)1.駕駛員職責(zé)：駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車(chē)。出車(chē)前，應(yīng)檢查車(chē)輛狀況，確保車(chē)輛性能良好。行車(chē)過(guò)程中，應(yīng)按照出車(chē)任務(wù)單要求，將乘客安全送達(dá)目的地。出車(chē)后，應(yīng)及時(shí)對(duì)車(chē)輛進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，并將車(chē)輛停放在指定地點(diǎn)。2.車(chē)輛維護(hù)：行政部門(mén)應(yīng)制定車(chē)輛維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修。車(chē)輛維護(hù)包括日常保養(yǎng)、定期保養(yǎng)、故障維修等。維修費(fèi)用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和報(bào)銷(xiāo)。（三）車(chē)輛費(fèi)用管理1.燃油管理：公司車(chē)輛實(shí)行加油卡管理制度，駕駛員憑加油卡到指定加油站加油。加油卡由行政部門(mén)統(tǒng)一管理，定期充值。行政部門(mén)應(yīng)建立加油記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄車(chē)輛加油時(shí)間、加油量、加油金額等信息。2.維修費(fèi)用管理：車(chē)輛維修前，駕駛員應(yīng)填寫(xiě)維修申請(qǐng)表，注明車(chē)輛故障情況、維修項(xiàng)目、維修預(yù)算等信息，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到指定維修廠進(jìn)行維修。維修廠應(yīng)提供維修清單和發(fā)票，行政部門(mén)審核后按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。3.保險(xiǎn)與年檢：行政部門(mén)負(fù)責(zé)辦理公司車(chē)輛的保險(xiǎn)和年檢手續(xù)。保險(xiǎn)費(fèi)用應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和支付。年檢合格后，應(yīng)及時(shí)將車(chē)輛行駛證等相關(guān)證件交回行政部門(mén)存檔。六、辦公區(qū)域管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.區(qū)域劃分：根據(jù)公司部門(mén)設(shè)置和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域。辦公區(qū)域應(yīng)包括辦公區(qū)、會(huì)議室、接待室、休息區(qū)（如有）等功能區(qū)域。各功能區(qū)域應(yīng)明確標(biāo)識(shí)，便于員工使用。2.工位分配：行政部門(mén)根據(jù)員工人數(shù)和工作需要，合理分配工位。工位分配應(yīng)遵循公平、公正、合理的原則，確保員工有良好的辦公環(huán)境。（二）環(huán)境衛(wèi)生管理1.日常清潔：行政部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的日常清潔工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等。清潔工作應(yīng)定期進(jìn)行，保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生。2.定期消毒：為預(yù)防疾病傳播，行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行消毒。消毒范圍包括辦公桌椅、電腦鍵盤(pán)、鼠標(biāo)、門(mén)把手等高頻接觸部位。消毒工作應(yīng)按照衛(wèi)生防疫部門(mén)的要求進(jìn)行，確保消毒效果。（三）安全管理1.消防安全：行政部門(mén)應(yīng)定期組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)，提高員工的消防安全意識(shí)。在辦公區(qū)域配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并確保消防器材完好有效。定期檢查消防設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.電氣安全：行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公區(qū)域的電氣設(shè)備進(jìn)行檢查，確保電氣設(shè)備正常運(yùn)行，無(wú)漏電、短路等安全隱患。員工不得私拉亂接電線(xiàn)，不得使用大功率電器。3.人員安全：加強(qiáng)辦公區(qū)域的人員出入管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。對(duì)于外來(lái)訪客，應(yīng)進(jìn)行登記和身份核實(shí)，經(jīng)被訪人員同意后，方可進(jìn)入辦公區(qū)域。七、接待管理（一）接待計(jì)劃與審批1.接待計(jì)劃：行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)來(lái)訪人員的身份、目的、來(lái)訪時(shí)間等信息，制定接待計(jì)劃。接待計(jì)劃應(yīng)包括接待規(guī)格、接待人員、接待日程安排、接待費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。接待計(jì)劃應(yīng)提前征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程：接待計(jì)劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)組織實(shí)施。如遇特殊情況需要調(diào)整接待計(jì)劃，必須重新履行審批手續(xù)。（二）接待安排與實(shí)施1.接待人員安排：根據(jù)接待規(guī)格和來(lái)訪人員情況，確定接待人員。接待人員應(yīng)具備良好的溝通能力和服務(wù)意識(shí)，熟悉公司業(yè)務(wù)和相關(guān)情況。接待人員應(yīng)提前與來(lái)訪人員溝通，了解來(lái)訪需求，做好接待準(zhǔn)備工作。2.接待日程安排：行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)接待計(jì)劃，合理安排來(lái)訪人員的日程。日程安排應(yīng)緊湊、有序，既要滿(mǎn)足來(lái)訪人員的工作需求，又要避免浪費(fèi)時(shí)間。接待過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)陪同來(lái)訪人員，確保接待工作順利進(jìn)行。3.接待費(fèi)用管理：接待費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司預(yù)算執(zhí)行，不得超支。接待費(fèi)用包括餐飲、住宿、交通、禮品等費(fèi)用。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供相關(guān)發(fā)票和明細(xì)清單，經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。（三）接待后續(xù)跟進(jìn)1.來(lái)訪反饋：接待工作結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集來(lái)訪人員的反饋意見(jiàn)，了解接待工作中存在的問(wèn)題和不足之處。對(duì)于來(lái)訪人員提出的意見(jiàn)和建議，應(yīng)認(rèn)真分析研究，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)。2.資料整理：行