PAGE財(cái)政采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織財(cái)政采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、公正透明、廉潔高效，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及財(cái)政采購的活動(dòng)，包括但不限于貨物采購、工程采購和服務(wù)采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公正性原則：采購過程應(yīng)遵循公正、公平、公開的原則，保障所有參與采購的供應(yīng)商享有平等的機(jī)會(huì)，不受任何歧視。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購資金使用效益。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)采購過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)，建立健全風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，確保采購活動(dòng)安全可靠。5.內(nèi)部控制原則：建立健全內(nèi)部管理制度，明確各部門和崗位在采購活動(dòng)中的職責(zé)權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)采購全過程的監(jiān)督和控制。二、采購組織與職責(zé)分工（一）采購決策機(jī)構(gòu)設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司/組織高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購政策和戰(zhàn)略，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行宏觀決策和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門1.采購部門：負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施，包括采購計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等。2.需求部門：提出采購需求，參與采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格制定、驗(yàn)收等工作，對(duì)采購產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量和適用性負(fù)責(zé)。（三）監(jiān)督部門1.內(nèi)部審計(jì)部門：定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議并跟蹤落實(shí)。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門：對(duì)采購活動(dòng)中的廉潔自律情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為。（四）各部門職責(zé)1.采購部門職責(zé)根據(jù)需求部門提交的采購申請(qǐng)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定合理的采購計(jì)劃。廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和評(píng)估，選擇合格的供應(yīng)商。組織采購談判，起草、簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行和跟蹤。協(xié)調(diào)解決采購過程中的各種問題，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)采購工作流程和方法。2.需求部門職責(zé)準(zhǔn)確提出采購需求，詳細(xì)描述采購產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等關(guān)鍵信息。參與采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格制定，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品或服務(wù)的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等工作，及時(shí)反饋采購過程中的問題和需求變化。3.監(jiān)督部門職責(zé)內(nèi)部審計(jì)部門：制定審計(jì)計(jì)劃，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行定期或不定期審計(jì)。審查采購文件、合同、發(fā)票等資料，檢查采購流程是否合規(guī)，采購資金使用是否合理，采購績效是否達(dá)標(biāo)。對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保審計(jì)建議得到有效落實(shí)。紀(jì)檢監(jiān)察部門：監(jiān)督采購人員遵守廉潔自律規(guī)定，防止采購過程中出現(xiàn)貪污受賄、利益輸送等違法違紀(jì)行為。受理對(duì)采購活動(dòng)中違規(guī)違紀(jì)行為的舉報(bào)，進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，依法依規(guī)嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。三、采購流程控制（一）采購計(jì)劃制定1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、實(shí)際工作需要和預(yù)算安排，提前編制采購需求計(jì)劃。采購需求計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等詳細(xì)信息。2.采購部門收到需求部門提交的采購需求計(jì)劃后，進(jìn)行匯總整理和分析。結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)狀況、采購周期等因素，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)合理安排采購時(shí)間和順序，確保采購活動(dòng)與公司/組織的業(yè)務(wù)需求相匹配。3.采購計(jì)劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購活動(dòng)的依據(jù)，嚴(yán)格按照計(jì)劃組織實(shí)施。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.對(duì)擬參與采購項(xiàng)目的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查。審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的真實(shí)性和有效性。同時(shí)，核實(shí)供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信譽(yù)情況等，確保供應(yīng)商具備履行采購合同的能力和條件。3.采用綜合評(píng)估法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)可包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、技術(shù)支持、信譽(yù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類分級(jí)管理，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)入合格供應(yīng)商名錄。4.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)機(jī)制，根據(jù)采購合同的履行情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作、調(diào)整采購份額、暫?；蚪K止合作關(guān)系的重要依據(jù)。（三）采購談判與合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇合適的采購方式，如公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價(jià)采購等。采購方式的選擇應(yīng)符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.對(duì)于采用招標(biāo)方式的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照法定程序發(fā)布招標(biāo)公告，編制招標(biāo)文件，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評(píng)標(biāo)，推薦中標(biāo)候選人。采購部門根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書。3.對(duì)于非招標(biāo)方式的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織談判小組與供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判小組應(yīng)根據(jù)采購需求和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)等情況進(jìn)行綜合談判，確定成交供應(yīng)商。4.采購合同應(yīng)采用書面形式簽訂，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司/組織利益。5.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求履行職責(zé)。（四）采購執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購部門負(fù)責(zé)采購合同的執(zhí)行，按照合同約定及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付采購產(chǎn)品或服務(wù)。2.在采購產(chǎn)品或服務(wù)交付前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀、性能等方面。3.驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)采購產(chǎn)品或服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，需求部門應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。4.驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告作為采購付款的重要依據(jù)。（五）采購付款1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定的付款方式和時(shí)間，對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的真實(shí)性、有效性、采購發(fā)票的合規(guī)性、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的完整性等。2.審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定辦理付款手續(xù)。付款方式可采用支票、匯票、電匯、網(wǎng)上支付等多種形式。付款時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行操作，確保資金支付安全。3.對(duì)于分期付款的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的分期時(shí)間和金額進(jìn)行付款，并做好相應(yīng)的賬務(wù)處理。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，對(duì)采購過程中的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面、系統(tǒng)的識(shí)別。采購風(fēng)險(xiǎn)主要包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、廉潔風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)掌握市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等信息。通過與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議、套期保值等方式，降低市場風(fēng)險(xiǎn)對(duì)采購活動(dòng)的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。建立供應(yīng)商備用庫，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時(shí)，能夠及時(shí)更換供應(yīng)商，確保采購活動(dòng)不受影響。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，加強(qiáng)對(duì)采購產(chǎn)品或服務(wù)的驗(yàn)收工作。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對(duì)質(zhì)量不合格的產(chǎn)品或服務(wù)，按照合同約定進(jìn)行處理。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行操作。對(duì)合同條款進(jìn)行合法性審查，確保合同的有效性和可執(zhí)行性。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。5.廉潔風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)采購人員的廉潔教育，建立廉潔自律制度。對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，嚴(yán)禁采購人員接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。對(duì)違反廉潔規(guī)定的行為，依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。五、采購信息管理（一）采購檔案管理1.建立健全采購檔案管理制度，對(duì)采購活動(dòng)中形成的各類文件、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。采購檔案包括采購申請(qǐng)文件、采購計(jì)劃、采購文件（招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等）、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購發(fā)票等。2.采購檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性、真實(shí)性和安全性。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.建立采購檔案查閱和借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍。查閱和借閱采購檔案時(shí)，應(yīng)履行審批手續(xù)，并做好登記記錄。（二）采購數(shù)據(jù)分析與利用1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購品種、采購頻率、供應(yīng)商分布等方面的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購活動(dòng)的規(guī)律和趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)采購過程中存在的問題和不足。2.根據(jù)采購數(shù)據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)采購工作的建議和措施。例如，優(yōu)化采購計(jì)劃、調(diào)整供應(yīng)商結(jié)構(gòu)、改進(jìn)采購方式等，不斷提高采購管理水平和采購效益。3.建立采購信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)采購部門與需求部門、財(cái)務(wù)部門、監(jiān)督部門等相關(guān)部門之間的信息共享。通過信息共享平臺(tái)，及時(shí)傳遞采購信息，提高工作效率，加強(qiáng)部門之間的協(xié)作配合。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效執(zhí)行、采購資金使用是否合理等。審計(jì)結(jié)束后，出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門對(duì)采購活動(dòng)中的廉潔