PAGE采購代理公司內(nèi)控制度一、總則（一）制定目的本內(nèi)控制度旨在規(guī)范采購代理公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，確保公司運(yùn)營符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高采購代理服務(wù)質(zhì)量，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)公司和客戶的合法權(quán)益，促進(jìn)公司健康可持續(xù)發(fā)展。（二）制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《政府采購代理機(jī)構(gòu)管理暫行辦法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制定。（三）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各崗位及其工作人員在采購代理業(yè)務(wù)活動(dòng)中的行為規(guī)范和管理要求。（四）基本原則1.合法性原則：公司的采購代理活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.公正性原則：在采購代理過程中，秉持公正立場，對(duì)待所有供應(yīng)商，不偏袒任何一方，維護(hù)市場公平競爭環(huán)境。3.保密性原則：對(duì)涉及采購人、供應(yīng)商的商業(yè)秘密和其他敏感信息予以嚴(yán)格保密，不得泄露。4.效率性原則：優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，在保證采購質(zhì)量的前提下，盡可能縮短采購周期，降低采購成本。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）組織架構(gòu)公司設(shè)立董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)，下設(shè)采購業(yè)務(wù)部、質(zhì)量控制部、財(cái)務(wù)管理部、行政人事部等部門，各部門職責(zé)明確，相互協(xié)作，共同保障公司采購代理業(yè)務(wù)的順利開展。（二）職責(zé)分工1.董事會(huì)決定公司的經(jīng)營方針和投資計(jì)劃。選舉和更換非由職工代表擔(dān)任的董事、監(jiān)事，決定有關(guān)董事、監(jiān)事的報(bào)酬事項(xiàng)。審議批準(zhǔn)公司的年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案。審議批準(zhǔn)公司的利潤分配方案和彌補(bǔ)虧損方案。對(duì)公司增加或者減少注冊(cè)資本作出決議。對(duì)發(fā)行公司債券作出決議。對(duì)公司合并、分立、解散、清算或者變更公司形式作出決議。修改公司章程。決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。決定聘任或者解聘公司經(jīng)理及其報(bào)酬事項(xiàng)，并根據(jù)經(jīng)理的提名決定聘任或者解聘公司副經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及其報(bào)酬事項(xiàng)。制定公司的基本管理制度。公司章程規(guī)定的其他職權(quán)。2.監(jiān)事會(huì)檢查公司財(cái)務(wù)。對(duì)董事、高級(jí)管理人員執(zhí)行公司職務(wù)的行為進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)違反法律、行政法規(guī)、公司章程或者股東會(huì)決議的董事、高級(jí)管理人員提出罷免的建議。當(dāng)董事、高級(jí)管理人員的行為損害公司的利益時(shí)，要求董事、高級(jí)管理人員予以糾正。提議召開臨時(shí)股東會(huì)會(huì)議，在董事會(huì)不履行本法規(guī)定的召集和主持股東會(huì)會(huì)議職責(zé)時(shí)召集和主持股東會(huì)會(huì)議。向股東會(huì)會(huì)議提出提案。依照《中華人民共和國公司法》第一百五十一條的規(guī)定，對(duì)董事、高級(jí)管理人員提起訴訟。公司章程規(guī)定的其他職權(quán)。3.采購業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)與采購人溝通，了解采購需求，編制采購文件。發(fā)布采購信息，組織供應(yīng)商報(bào)名、資格審查。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等采購活動(dòng)。協(xié)助采購人簽訂采購合同，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。整理采購項(xiàng)目檔案資料。4.質(zhì)量控制部制定采購業(yè)務(wù)質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和流程。對(duì)采購文件進(jìn)行審核，確保其符合法律法規(guī)和采購人要求。參與開標(biāo)、評(píng)標(biāo)現(xiàn)場監(jiān)督，對(duì)采購活動(dòng)的公正性、合法性進(jìn)行監(jiān)督。對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量抽檢，評(píng)估采購效果，提出改進(jìn)建議。處理供應(yīng)商和采購人的質(zhì)疑、投訴，協(xié)調(diào)解決相關(guān)問題。5.財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算工作，編制財(cái)務(wù)報(bào)表。制定財(cái)務(wù)管理制度和內(nèi)部控制流程，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目資金的收付管理，確保資金安全。對(duì)采購項(xiàng)目成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)決策支持。配合相關(guān)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)和稅務(wù)申報(bào)工作。6.行政人事部負(fù)責(zé)人力資源管理工作，包括人員招聘、培訓(xùn)、績效考核、薪酬福利等。制定公司行政管理制度，負(fù)責(zé)辦公設(shè)施、設(shè)備的管理和維護(hù)。負(fù)責(zé)公司文件、檔案的管理，組織會(huì)議、活動(dòng)等。負(fù)責(zé)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)、公關(guān)工作，維護(hù)公司良好形象。三、采購業(yè)務(wù)流程控制（一）采購需求受理1.采購業(yè)務(wù)部接到采購人的采購需求后，應(yīng)及時(shí)與采購人溝通，了解采購項(xiàng)目的背景、目標(biāo)、要求、預(yù)算等詳細(xì)信息。2.對(duì)采購人提出的采購需求進(jìn)行初步評(píng)估，判斷其合理性和可行性，如發(fā)現(xiàn)需求存在問題或不合理之處，應(yīng)及時(shí)與采購人協(xié)商調(diào)整。3.根據(jù)采購需求，編制采購項(xiàng)目受理登記表，詳細(xì)記錄采購項(xiàng)目的基本信息、采購人信息、需求內(nèi)容等，并由專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)。（二）采購文件編制1.采購業(yè)務(wù)部根據(jù)采購需求和相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，組織編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、采購邀請(qǐng)書、采購需求、采購合同條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.采購文件編制過程中，應(yīng)確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，符合法律法規(guī)和采購人要求。質(zhì)量控制部應(yīng)對(duì)采購文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購文件的合法性、公正性、合理性以及對(duì)采購人需求的響應(yīng)程度。審核通過后的采購文件方可發(fā)布。（三）采購信息發(fā)布1.根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，選擇合適的采購信息發(fā)布渠道，如政府采購網(wǎng)、公共資源交易平臺(tái)、公司官網(wǎng)等，及時(shí)發(fā)布采購公告或采購邀請(qǐng)書。2.采購公告或采購邀請(qǐng)書應(yīng)明確采購項(xiàng)目的基本信息、采購要求、報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、方式等內(nèi)容，確保潛在供應(yīng)商能夠及時(shí)獲取準(zhǔn)確的采購信息。3.在采購信息發(fā)布后，應(yīng)及時(shí)跟蹤信息發(fā)布效果，對(duì)潛在供應(yīng)商的咨詢和報(bào)名情況進(jìn)行記錄和整理。（四）供應(yīng)商報(bào)名與資格審查1.接受供應(yīng)商的報(bào)名申請(qǐng)，要求供應(yīng)商提交相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等。2.對(duì)供應(yīng)商提交的報(bào)名材料進(jìn)行初步審查，核實(shí)其真實(shí)性、完整性和有效性。對(duì)于不符合要求的報(bào)名申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商補(bǔ)充或修改材料。3.組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)條件、信譽(yù)狀況、業(yè)績表現(xiàn)、財(cái)務(wù)狀況等?？赏ㄟ^實(shí)地考察、信用查詢、業(yè)績核實(shí)等方式進(jìn)行審查。4.根據(jù)資格審查結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并向合格供應(yīng)商發(fā)出采購文件。（五）采購活動(dòng)組織1.按照采購文件規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)和方式，組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等采購活動(dòng)。開標(biāo)過程中，應(yīng)確保開標(biāo)程序合法、公正，記錄開標(biāo)情況。2.評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)應(yīng)組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，評(píng)標(biāo)委員會(huì)由采購人代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家組成，人數(shù)為五人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。3.定標(biāo)環(huán)節(jié)應(yīng)根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)推薦的中標(biāo)候選人，按照采購文件規(guī)定的定標(biāo)方法確定中標(biāo)供應(yīng)商。定標(biāo)結(jié)果應(yīng)及時(shí)通知所有參與采購活動(dòng)的供應(yīng)商。（六）采購合同簽訂與履行1.協(xié)助采購人與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，確保合同條款符合采購文件和法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.對(duì)采購合同的履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)采購人、供應(yīng)商解決相關(guān)問題。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)按照合同約定追究其違約責(zé)任。（七）采購項(xiàng)目驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目完成后，協(xié)助采購人組織驗(yàn)收工作。驗(yàn)收內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等是否符合采購合同要求。2.要求供應(yīng)商提供驗(yàn)收所需的文件和資料，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、售后服務(wù)承諾等。驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格。（八）采購項(xiàng)目檔案管理1.采購業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作。采購項(xiàng)目檔案應(yīng)包括采購需求文件、采購文件、供應(yīng)商報(bào)名材料、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)采購項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類整理、編號(hào)裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.采購項(xiàng)目檔案應(yīng)妥善保管，保管期限按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定執(zhí)行。檔案查閱應(yīng)履行審批手續(xù)，確保檔案資料的安全和保密。四、質(zhì)量控制與監(jiān)督（一）質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)制定質(zhì)量控制部應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定采購業(yè)務(wù)質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，明確采購文件編制、采購活動(dòng)組織、合同簽訂與履行、項(xiàng)目驗(yàn)收等各環(huán)節(jié)的質(zhì)量要求和操作規(guī)范。（二）質(zhì)量控制流程執(zhí)行1.在采購文件編制過程中，質(zhì)量控制部應(yīng)按照質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購文件的合法性、公正性、合理性以及對(duì)采購人需求的響應(yīng)程度。審核通過后的采購文件方可發(fā)布。2.采購活動(dòng)組織過程中，質(zhì)量控制部應(yīng)參與開標(biāo)、評(píng)標(biāo)現(xiàn)場監(jiān)督，對(duì)采購活動(dòng)的公正性、合法性進(jìn)行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)提出糾正意見，并記錄相關(guān)情況。3.對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量抽檢，評(píng)估采購效果。質(zhì)量抽檢可采用查閱檔案資料、實(shí)地考察、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行，重點(diǎn)檢查采購項(xiàng)目是否符合采購文件要求，是否滿足采購人需求，供應(yīng)商的履約情況等。根據(jù)質(zhì)量抽檢結(jié)果，提出改進(jìn)建議，不斷提高采購業(yè)務(wù)質(zhì)量。（三）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部建立健全監(jiān)督機(jī)制，監(jiān)事會(huì)負(fù)責(zé)對(duì)公司董事會(huì)、高級(jí)管理人員的履職情況進(jìn)行監(jiān)督，確保公司決策和經(jīng)營活動(dòng)合法合規(guī)。2.各部門之間應(yīng)相互監(jiān)督，形成制衡機(jī)制。采購業(yè)務(wù)部在開展采購業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)接受質(zhì)量控制部、財(cái)務(wù)管理部等部門的監(jiān)督；質(zhì)量控制部應(yīng)定期對(duì)采購業(yè)務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改；財(cái)務(wù)管理部應(yīng)對(duì)采購項(xiàng)目資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保資金安全。3.建立內(nèi)部審計(jì)制度，定期對(duì)公司財(cái)務(wù)收支、采購業(yè)務(wù)等進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。（四）外部監(jiān)督與溝通1.積極配合政府采購監(jiān)管部門、招標(biāo)投標(biāo)管理部門等外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的問題和整改要求，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改措施，確保公司采購代理活動(dòng)合法合規(guī)。2.加強(qiáng)與采購人、供應(yīng)商的溝通與交流，及時(shí)了解他們對(duì)公司采購代理服務(wù)的意見和建議。對(duì)采購人、供應(yīng)商提出的問題和投訴，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)處理，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，提高客戶滿意度。五、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.公司各部門應(yīng)定期對(duì)采購代理業(yè)務(wù)活動(dòng)中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別可采用問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等方式進(jìn)行，全面梳理采購業(yè)務(wù)流程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化分析，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)，確保采購代理活動(dòng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)。建立法律法規(guī)跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解法律法規(guī)的變化，調(diào)整公司業(yè)務(wù)操作流程，避免因法律法規(guī)變更導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。2.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，分析市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商競爭等因素對(duì)采購項(xiàng)目的影響。在采購文件編制中合理設(shè)置價(jià)格條款和評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，降低市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，建立穩(wěn)定的供應(yīng)商關(guān)系，提高應(yīng)對(duì)市場變化的能力。3.信用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的信用管理，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用評(píng)價(jià)。在采購活動(dòng)中，優(yōu)先選擇信用良好的供應(yīng)商。要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函等擔(dān)保措施，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。4.操作風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：完善采購業(yè)務(wù)流程和內(nèi)部控制制度，明確各崗位的職責(zé)和操作規(guī)范，加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和考核，提高員工的業(yè)務(wù)水平和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)采購業(yè)務(wù)活動(dòng)中的異常情況及時(shí)進(jìn)行預(yù)警和處理，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購代理業(yè)務(wù)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行監(jiān)控和分析。通過對(duì)采購項(xiàng)目執(zhí)行情況、供應(yīng)商履約情況、資金使用情況等進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果，設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和閾值。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門和人員采取應(yīng)對(duì)措施，防范風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。六、信息管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的采購代理業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購需求受理、采購文件編制、采購信息發(fā)布、供應(yīng)商報(bào)名與資格審查、采購活動(dòng)組織、合同簽訂與履行、項(xiàng)目驗(yàn)收、檔案管理等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，為公司管理決策提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，應(yīng)確保信息系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，防止數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)故障。（二）信息收集與整理1.采購業(yè)務(wù)部、質(zhì)量控制部、財(cái)務(wù)管理部等部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集采購代理業(yè)務(wù)活動(dòng)中的各類信息，包括采購需求信息、供應(yīng)商信息、采購文件信息、評(píng)標(biāo)報(bào)告信息、合同信息、驗(yàn)收信息等。2.對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和分類，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。信息整理應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，便于信息的存儲(chǔ)、查詢和使用。（三）信息共享與使用1.建立信息共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部各部門之間信息的實(shí)時(shí)共享。各部門可根據(jù)工作需要，在授權(quán)范圍內(nèi)查詢和使用相關(guān)信息，提高工作效率和協(xié)同性。2.在保證信息安全和保密的前提下，可以根據(jù)采購人的需求，向采購人提供部分采購項(xiàng)目信息，如中標(biāo)供應(yīng)商信息、采購合同主要條款等。同時(shí)，應(yīng)與采購人簽訂信息保密協(xié)議，防止信息泄露。（四）信息安全管理1.加強(qiáng)信息安全管理，制定信息安全管理制度