PAGE辦公室電子簽章制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公室電子簽章的使用，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，提高工作效率，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在辦公活動(dòng)中使用電子簽章的行為。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則電子簽章的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保電子文件具有與紙質(zhì)文件同等的法律效力。2.安全可靠原則采用安全可靠的技術(shù)手段保障電子簽章的安全性，防止電子簽章被偽造、篡改或泄露。3.授權(quán)使用原則電子簽章的使用必須經(jīng)過合法授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。4.責(zé)任明確原則明確電子簽章使用過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任，確保出現(xiàn)問題能夠及時(shí)追溯和追究責(zé)任。二、電子簽章的定義與分類（一）定義電子簽章是指基于電子技術(shù)生成的，用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可電子文件內(nèi)容的數(shù)據(jù)電文。（二）分類1.法定電子簽章根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定，具有法律效力的電子簽章，如數(shù)字證書簽名等。2.公司內(nèi)部電子簽章公司根據(jù)自身管理需要，自行設(shè)定的用于內(nèi)部文件審批、流轉(zhuǎn)等的電子簽章。三、電子簽章的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)條件1.因工作需要，經(jīng)常處理涉及電子文件簽署業(yè)務(wù)的部門或個(gè)人。2.具備使用電子簽章的技術(shù)條件和安全保障措施。（二）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫《電子簽章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)電子簽章的用途、使用范圍等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核申請(qǐng)的必要性和真實(shí)性。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請(qǐng)表提交至公司辦公室。4.公司辦公室對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行綜合評(píng)估，審核通過后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司辦公室負(fù)責(zé)辦理電子簽章的相關(guān)手續(xù)。（三）審批要點(diǎn)1.申請(qǐng)用途是否符合公司業(yè)務(wù)需求。2.使用范圍是否明確合理。3.安全保障措施是否到位。四、電子簽章的制作與管理（一）制作1.法定電子簽章由具備資質(zhì)的第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)制作，公司按照規(guī)定提供相關(guān)資料并配合完成制作流程。2.公司內(nèi)部電子簽章由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)制作，采用安全可靠的數(shù)據(jù)加密技術(shù)生成電子簽章模板，并進(jìn)行嚴(yán)格的密鑰管理。(二)存儲(chǔ)1.法定電子簽章存儲(chǔ)于第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)提供的安全服務(wù)器中，公司通過授權(quán)方式獲取使用權(quán)限。2.公司內(nèi)部電子簽章存儲(chǔ)于公司內(nèi)部的安全服務(wù)器中，服務(wù)器應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等。（三）備份1.法定電子簽章第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)電子簽章數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。2.公司內(nèi)部電子簽章公司辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)電子簽章數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（四）密鑰管理1.法定電子簽章第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)密鑰的生成、存儲(chǔ)、分發(fā)和更新等管理工作，確保密鑰的安全性。2.公司內(nèi)部電子簽章公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)密鑰的管理，密鑰應(yīng)采用加密存儲(chǔ)方式，嚴(yán)格限制訪問權(quán)限。密鑰的更新應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行，確保電子簽章的連續(xù)性和有效性。五、電子簽章的使用規(guī)范（一）使用流程1.文件起草文件起草人在電子文件編輯完成后，按照規(guī)定的格式和要求添加電子簽章預(yù)留位置。2.簽章申請(qǐng)文件起草人填寫《電子簽章使用申請(qǐng)表》,注明文件名稱、文號(hào)、簽署人、簽署日期等信息，提交至有權(quán)審批人。3.審批有權(quán)審批人對(duì)文件內(nèi)容和簽署申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后在申請(qǐng)表上進(jìn)行電子審批簽字。4.簽章操作經(jīng)審批通過后，由指定的電子簽章操作人員使用電子簽章對(duì)文件進(jìn)行簽署，簽署過程應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行，確保簽章的真實(shí)性和完整性。5.記錄存檔電子簽章使用完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子簽章使用記錄，包括文件名稱、文號(hào)、簽署人、簽署時(shí)間、簽章圖像等信息，該記錄應(yīng)進(jìn)行妥善存檔，以備查詢和審計(jì)。（二）使用范圍1.公司內(nèi)部文件包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、合同、協(xié)議等各類辦公文件。2.對(duì)外文件在符合法律法規(guī)和對(duì)方要求的前提下，可用于簽署部分對(duì)外文件，但應(yīng)確保電子簽章的法律效力得到對(duì)方認(rèn)可。（三）使用要求1.簽署人應(yīng)確保使用電子簽章的文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.電子簽章應(yīng)與紙質(zhì)文件中的簽章具有同等效力，簽署后的電子文件應(yīng)具備不可篡改的特性。3.在使用電子簽章前，簽署人應(yīng)確認(rèn)電子文件的格式、排版等符合要求，避免因文件格式問題導(dǎo)致簽章異常。4.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或金額較大的文件，應(yīng)采用多重加密或其他安全措施，確保電子簽章的安全性。六、電子簽章的安全保障（一）技術(shù)保障1.采用先進(jìn)的加密算法對(duì)電子簽章數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。2.建立完善的身份認(rèn)證體系，通過數(shù)字證書、密碼等多種方式對(duì)使用電子簽章的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證。3.定期對(duì)電子簽章系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞檢測(cè)和修復(fù)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和安全補(bǔ)丁，防止黑客攻擊和惡意軟件入侵。（二）人員管理1.對(duì)涉及電子簽章管理和使用的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和權(quán)限管理，確保人員具備專業(yè)知識(shí)和技能，遵守相關(guān)安全規(guī)定。2.加強(qiáng)對(duì)員工的安全意識(shí)培訓(xùn)，提高員工對(duì)電子簽章安全重要性的認(rèn)識(shí)，規(guī)范操作流程，防止因人為疏忽導(dǎo)致安全事故。（三）應(yīng)急處理1.制定電子簽章安全應(yīng)急預(yù)案，明確在電子簽章系統(tǒng)出現(xiàn)故障、數(shù)據(jù)泄露等緊急情況下的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。配備必要的應(yīng)急處理設(shè)備和資源，確保能夠及時(shí)響應(yīng)和處理突發(fā)事件。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練和評(píng)估，根據(jù)演練結(jié)果和實(shí)際情況及時(shí)進(jìn)行修訂和完善，提高應(yīng)急預(yù)案的實(shí)用性和有效性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)電子簽章的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)電子簽章制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期審計(jì)。（二）檢查內(nèi)容1.電子簽章的申請(qǐng)、審批、制作、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)范。2.電子簽章系統(tǒng)的安全運(yùn)行情況，包括技術(shù)保障措施的落實(shí)情況、用戶操作的規(guī)范性等。3.電子簽章使用記錄的完整性和準(zhǔn)確性，是否按照規(guī)定進(jìn)行存檔和保管。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問題制定整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)督部門。3.對(duì)違反本制度規(guī)范的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織電子簽章使用培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象包括公司內(nèi)部各部門涉及電子簽章使用的人員。培訓(xùn)內(nèi)容包括電子簽章的法律法規(guī)、制度規(guī)范、操作流程、安全注意事項(xiàng)等。2.通過案例分析、實(shí)際操作演示等方式，提高培訓(xùn)效果，確保員工能夠熟練掌握電子簽章的使用方法和技巧。3.對(duì)新入職員工和新接觸電子簽章業(yè)務(wù)的員工，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，使其盡快熟悉相關(guān)制度和操作流程。（二）宣傳1.利用公司內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、郵件等渠道，宣傳電子簽章制度規(guī)范的重要性和相關(guān)知識(shí)，提高員工對(duì)電子簽章的認(rèn)知度和重視程度。2.及時(shí)發(fā)布電子簽章制度規(guī)范的更新內(nèi)容和相關(guān)通知，確保員工能夠及時(shí)了解和遵守最新規(guī)定。九