PAGE公司打印室管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司打印室的管理，規(guī)范打印室的使用流程，提高打印設(shè)備的使用效率，節(jié)約辦公資源，確保打印室的正常運(yùn)行，特制定本管理規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門及員工對打印室的使用和管理。（三）基本原則1.安全第一原則：確保打印室設(shè)備的安全使用，防止發(fā)生火災(zāi)、觸電等安全事故。2.節(jié)約資源原則：倡導(dǎo)節(jié)約用紙、油墨、硒鼓等耗材，降低辦公成本。3.規(guī)范操作原則：要求員工按照規(guī)定的流程使用打印設(shè)備，保證設(shè)備的正常運(yùn)行和使用壽命。4.服務(wù)至上原則：以滿足公司各部門的打印需求為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、打印室管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)打印室的日常管理工作，包括設(shè)備維護(hù)、耗材采購、環(huán)境衛(wèi)生等。2.制定和完善打印室的管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對打印室的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，提出改進(jìn)建議。4.協(xié)調(diào)解決打印室使用過程中出現(xiàn)的問題，確保打印室的正常運(yùn)行。（二）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門打印需求的申請和審批，合理安排打印任務(wù)。2.教育本部門員工遵守打印室的管理制度，愛護(hù)打印設(shè)備和環(huán)境。3.協(xié)助行政部門做好打印室的管理工作，及時反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守打印室的管理制度，按照規(guī)定的流程使用打印設(shè)備。2.節(jié)約使用打印耗材，避免浪費。3.保持打印室的環(huán)境衛(wèi)生，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施。4.發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況及時報告行政部門。三、打印室設(shè)備管理（一）設(shè)備登記1.行政部門對打印室的所有設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)登記，包括設(shè)備名稱、型號、購置時間、使用狀況等。2.建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的維修、保養(yǎng)、更換耗材等情況。（二）設(shè)備維護(hù)1.行政部門定期對打印設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.制定設(shè)備維護(hù)計劃，按照計劃對設(shè)備進(jìn)行清潔、檢查、調(diào)試等工作。3.設(shè)備出現(xiàn)故障時，行政部門及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。（三）設(shè)備使用1.員工在使用打印設(shè)備前，應(yīng)先熟悉設(shè)備的操作方法，按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。2.嚴(yán)禁隨意拆卸、改裝打印設(shè)備，以免造成設(shè)備損壞。3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備運(yùn)行異常，應(yīng)立即停止使用，并報告行政部門。（四）設(shè)備更新1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和打印需求，行政部門適時提出設(shè)備更新計劃。2.設(shè)備更新計劃需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施，確保更新后的設(shè)備能夠滿足公司的工作需要。四、打印室耗材管理（一）耗材采購1.行政部門根據(jù)打印室的使用情況，定期采購打印耗材，如紙張、油墨、硒鼓等。2.選擇質(zhì)量可靠、價格合理的耗材供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保耗材的質(zhì)量和供應(yīng)。3.建立耗材采購臺賬，記錄采購日期、供應(yīng)商名稱、耗材名稱、數(shù)量、價格等信息。（二）耗材領(lǐng)用1.員工因工作需要領(lǐng)用打印耗材時，應(yīng)填寫《耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用耗材的名稱、數(shù)量、用途等。2.《耗材領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到打印室領(lǐng)取耗材。3.打印室管理人員按照審批后的申請表發(fā)放耗材，并做好領(lǐng)用記錄。（三）耗材使用1.員工應(yīng)節(jié)約使用打印耗材，根據(jù)實際需要合理調(diào)整打印設(shè)置，避免浪費。2.對于雙面打印、復(fù)印等功能，應(yīng)積極倡導(dǎo)和推廣使用，減少紙張消耗。3.如發(fā)現(xiàn)耗材使用異常或浪費現(xiàn)象，行政部門應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查和處理。（四）耗材庫存管理1.打印室應(yīng)建立耗材庫存管理制度，定期對庫存耗材進(jìn)行盤點。2.確保庫存耗材的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，避免因庫存積壓或短缺影響正常使用。3.根據(jù)耗材的使用情況和庫存數(shù)量，合理安排采購計劃，避免浪費和資金占用。五、打印室環(huán)境衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.打印室管理人員每天對打印室進(jìn)行清潔，包括桌面、地面、設(shè)備表面等的清潔。2.定期清理打印機(jī)內(nèi)的廢紙和雜物，保持打印機(jī)的正常運(yùn)行。（二）垃圾分類1.在打印室內(nèi)設(shè)置垃圾分類容器，對紙張、墨盒、硒鼓等廢棄物進(jìn)行分類存放。2.按照環(huán)保要求，定期將分類后的廢棄物交由專業(yè)回收公司進(jìn)行處理。（三）環(huán)境維護(hù)1.保持打印室內(nèi)通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，為員工提供舒適的工作環(huán)境。2.愛護(hù)打印室內(nèi)的花草植物等裝飾物品，保持室內(nèi)環(huán)境整潔美觀。六、打印室使用流程（一）打印申請1.員工需要打印文件時，應(yīng)先在辦公軟件中編輯好文檔，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.填寫《打印申請表》，注明打印文件的名稱、份數(shù)、打印要求（如單面、雙面、彩色、黑白等）、申請人姓名、部門等信息。3.將《打印申請表》提交給部門負(fù)責(zé)人審批。（二）審批流程1.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要對打印申請進(jìn)行審批，如同意打印，則在申請表上簽字確認(rèn)。2.對于涉及重要文件或大量打印的申請，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)謹(jǐn)慎審批，并確保打印的必要性。（三）打印操作1.員工持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批審批后的《打印申請表》到打印室，交給打印室管理人員操作。2.打印室管理人員根據(jù)申請表上的要求進(jìn)行打印，確保打印質(zhì)量和數(shù)量準(zhǔn)確無誤。3.員工在打印完成后，應(yīng)及時取走打印文件，并在《打印申請表》上簽字確認(rèn)領(lǐng)取。（四）復(fù)印與掃描1.復(fù)印和掃描的申請流程與打印申請流程相同，員工需填寫相應(yīng)的申請表，并注明復(fù)印或掃描的要求。2.復(fù)印和掃描操作由打印室管理人員按照申請表上的要求進(jìn)行，員工在完成后及時取走復(fù)印件或掃描件，并簽字確認(rèn)。七、打印室安全管理（一）消防安全1.打印室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.嚴(yán)禁在打印室內(nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁私拉亂接電線。3.員工應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，了解火災(zāi)逃生知識，確保在火災(zāi)發(fā)生時能夠及時疏散和自救。（二）設(shè)備安全1.打印設(shè)備在使用過程中可能會產(chǎn)生高溫、高壓等情況，員工應(yīng)避免觸摸設(shè)備的高溫部位，防止?fàn)C傷。2.定期對打印設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備的接地良好，防止觸電事故發(fā)生。3.在設(shè)備維修或保養(yǎng)時，應(yīng)先切斷電源，并在設(shè)備上懸掛“正在維修，請勿使用”的警示標(biāo)識。（三）信息安全1.員工在打印涉及公司機(jī)密的文件時，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，確保文件的安全。2.對于廢棄的打印文件，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀，防止信息泄露。3.打印室管理人員應(yīng)妥善保管打印設(shè)備的操作密碼，防止他人未經(jīng)授權(quán)使用設(shè)備。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未經(jīng)審批私自使用打印設(shè)備。2.浪費打印耗材，如隨意打印大量不必要的文件、單面打印可雙面打印的文件等。3.在打印室內(nèi)吸煙、使用明火或私拉亂接電線。4.損壞打印設(shè)備或室內(nèi)設(shè)施。5.泄露公司機(jī)密文件。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)的員工，給予口