PAGE晉中市檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強晉中市檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本市實際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度規(guī)范適用于晉中市各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保檔案管理的集中、規(guī)范和高效。2.真實性原則：檔案應如實反映各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內容。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案的齊全和完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理機構與人員（一）管理機構1.晉中市設立檔案管理局，作為全市檔案工作的行政管理部門，負責對全市檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、監(jiān)督指導。2.各單位應設立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位的檔案管理工作。檔案管理部門應在單位內部具有相對獨立的地位，接受本單位和上級檔案管理部門的雙重領導。（二）人員職責1.檔案管理部門負責人職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，組織制定本單位檔案管理制度并監(jiān)督實施。負責本單位檔案管理工作的規(guī)劃、計劃和總結，組織協(xié)調檔案管理各項業(yè)務工作。負責檔案管理人員的培訓、考核和隊伍建設，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。定期檢查檔案管理工作情況，及時解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作正常開展。組織開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項工作提供檔案服務和支持。2.檔案管理人員職責認真執(zhí)行檔案管理工作的各項規(guī)章制度，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編目和利用等具體工作。對本單位形成的各類文件材料進行及時收集、分類、整理，確保檔案的齊全、完整和準確。按照檔案管理的技術規(guī)范和要求，對檔案進行科學保管，做好檔案的安全防護工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作，確保檔案的質量和價值。負責檔案信息的統(tǒng)計工作，建立健全檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地提供檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)。積極開展檔案編目工作，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。熱情接待檔案利用者，按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記和跟蹤反饋工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，均應納入檔案收集范圍。2.具體包括：上級機關下發(fā)的與本單位工作相關的文件、指示、通知等。本單位形成的各類公文、會議文件、工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。本單位開展業(yè)務活動形成的合同、協(xié)議、項目文件、技術資料、業(yè)務檔案等。本單位的財務文件，如會計憑證、賬簿、報表等。本單位的人事檔案，包括干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資等材料。本單位的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等反映本單位重要活動和工作場景的資料。其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應保持其原始性和真實性，不得隨意涂改、剪裁、拼湊。3.對于電子文件，應按照相關規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的格式規(guī)范、內容完整，并與紙質文件同步歸檔。（三）整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。便于檔案的數(shù)字化管理和信息共享。2.整理方法分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、科技管理類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)實際情況設置二級及以下類目。編號：對分類后的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標識和查找。編號方法可采用全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、件號等組合方式。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。目錄應準確反映檔案的內容和排列順序，便于查閱和檢索。裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝等方式，保持文件的原貌。四、檔案的保管（一）保管場所1.各單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.檔案庫房應遠離易燃、易爆物品倉庫和水源地，避免設在地下室或低洼地帶。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設施等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）檔案裝具1.應選用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放的安全和規(guī)范。2.檔案裝具應根據(jù)檔案的分類和排列順序進行編號，便于檔案的存放和查找。3.在檔案裝具上應標明檔案類別、年度、保管期限等信息，以便快速定位檔案。（三）檔案存放1.檔案應按照分類編號順序進行存放，不同類別的檔案應分開存放，便于管理和查找。2.對于電子檔案，應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.檔案存放應遵循便于保管和利用的原則，避免頻繁移動檔案，減少檔案損壞的風險。（四）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管：主要是指在較長時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為30年。短期保管：是指在較短時間內對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年。2.檔案保管期限的劃分應嚴格按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，并結合本單位實際情況進行確定。在檔案整理過程中，應準確標注檔案的保管期限。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、檔案管理人員和檔案利用過程的安全管理。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，嚴禁在檔案庫房內吸煙和使用明火，嚴禁將易燃、易爆物品帶入檔案庫房。3.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對檔案的借閱、歸還等環(huán)節(jié)進行嚴格登記，確保檔案的安全。4.加強檔案信息安全管理，采取有效措施防止檔案信息泄露。對涉及國家機密和單位敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定工作領導小組，由單位分管領導擔任組長，檔案管理部門負責人及相關業(yè)務部門人員為成員。2.檔案鑒定工作領導小組負責制定檔案鑒定工作計劃，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結果進行審核和審批。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面鑒定。2.對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，應予以銷毀。對于仍有一定保存價值但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實際情況進行降密處理或延長保管期限。3.在鑒定過程中，應充分征求相關業(yè)務部門的意見，確保鑒定結果的準確性和客觀性。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)鑒定結果，編制檔案銷毀清冊，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作領導小組審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應有專人負責監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，應在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。檔案銷毀清冊應作為檔案管理工作的重要資料進行永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用工作應遵循依法、依規(guī)、方便、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下積極為利用者提供服務。2.檔案利用應嚴格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行，不得擅自擴大利用范圍或降低利用標準。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可根據(jù)需要查閱檔案原件或復印件。查閱檔案時，應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容等信息。檔案管理人員應按照規(guī)定提供查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.借閱：對于確需借出檔案的利用者，應辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱者應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損檔案。檔案管理人員應定期催還借出的檔案，確保檔案按時歸還。3.復制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復制件。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明復制日期、復制人等信息。復制件應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復制檔案內容及數(shù)量等。2.檔案利用登記應及時、準確、完整，登記記錄應妥善保存，便于查詢和統(tǒng)計分析。（四）利用反饋1.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用的需求和趨勢，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。2.積極收集利用者對檔案利用工作的意見和建議，不斷優(yōu)化檔案利用服務，提高檔案利用效率和質量。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立晉中市檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用，為晉中市經(jīng)濟社會發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案服務支持。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行數(shù)字化處理，將檔案內容轉化為電子圖像或文本信息，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化應按照相關標準和規(guī)范進行操作，確保數(shù)字化檔案的質量和準確性。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合晉中市檔案管理工作需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編目、利用等業(yè)務流程的信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應具備用戶管理、權限控制、數(shù)據(jù)存儲、檢索查詢、在線利用、安全保密等功能。3.網(wǎng)絡基礎設施建設：建立穩(wěn)定、安全的檔案管理網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案管理部門與各單位之間的互聯(lián)互通，確保檔案信息的傳輸和共享。（三）信息化管理要求1.加強檔案信息化安全管理，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密、身份認證等技術手段，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止檔案信息泄露和被非法篡改。2.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化操作流程、檔案管理信息系統(tǒng)使用方法、網(wǎng)絡安全管理等工作，確保檔案信息化管理工作的規(guī)范有序。3.定期對檔案信息化設備和系統(tǒng)進行維護和更新，確保其性能良好、運行正常。加強檔案管理人員的信息化技能培訓，提高其信息化管理水平和業(yè)務能力。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.晉中市檔案管理局負責對全市檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對各單位檔案管理工作進行抽查和指導。2.各單位檔案管理部門應加強對本單位內部檔案管理工作的日常監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作各項制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等環(huán)節(jié)的工作規(guī)范和流程。2.檔案管理機構和人員配備情況，檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力。3.檔案庫房建設和設施設備配備情況是否符合要求，檔案存放是否規(guī)范、安全。4.檔案信息化建設情況，包括檔案數(shù)字化進展、檔案管理信息系統(tǒng)運行情況等。5.檔案利用工作情況，是否依法依規(guī)為利用者提供服務。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全市檔案管理工作專項檢查，對各單位檔案管理工作進行全面檢查和評估。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分單位的檔案管理工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項督查：針對檔案管理工作中的重點、難點問題或重要工作任務，開展專項督查活動，推動工作落實。（四）檢查結果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達