PAGE局檔案查詢管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局檔案管理，規(guī)范檔案查詢行為，確保檔案信息的安全與合理利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于本局各部門及全體工作人員在工作中涉及檔案查詢的活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案查詢工作合法合規(guī)。2.安全保密原則保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)檔案的保密性。3.合理利用原則在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為工作決策、業(yè)務(wù)開展等提供有效支持。4.規(guī)范有序原則明確檔案查詢的流程、權(quán)限和要求，使檔案查詢工作規(guī)范有序進(jìn)行。二、檔案查詢的范圍與分類（一）檔案查詢范圍本局檔案涵蓋各類行政管理文件、業(yè)務(wù)工作資料、人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。具體包括但不限于：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.本局制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要等。3.業(yè)務(wù)工作中的項(xiàng)目資料、合同協(xié)議、報表數(shù)據(jù)等。4.人事任免、考核、培訓(xùn)、獎懲等相關(guān)檔案。5.財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、賬目憑證等。6.基建項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。7.設(shè)備采購、安裝調(diào)試、維護(hù)維修等檔案。（二）檔案分類1.文書檔案按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類，如20XX年永久辦公室文件。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如業(yè)務(wù)A項(xiàng)目1資料1、業(yè)務(wù)B項(xiàng)目2資料2等。3.人事檔案按照個人信息、履歷、考核、獎懲等類別分類整理。4.財務(wù)檔案分為會計憑證、賬簿、報表、審計檔案等類別。5.基建檔案按項(xiàng)目前期、施工過程、竣工驗(yàn)收等階段分類。6.設(shè)備檔案依據(jù)設(shè)備型號、采購時間、維護(hù)記錄等進(jìn)行分類。三、檔案查詢的流程（一）查詢申請1.本局工作人員因工作需要查詢檔案，應(yīng)填寫《檔案查詢申請表》，詳細(xì)注明查詢目的、查詢內(nèi)容、預(yù)計查詢時間等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)查詢需求的合理性和必要性。（二）申請受理1.檔案管理部門收到查詢申請表后，對申請信息進(jìn)行初審。2.初審內(nèi)容包括申請手續(xù)是否齊全、查詢目的是否明確、查詢內(nèi)容是否與工作相關(guān)等。3.如初審?fù)ㄟ^，將申請表編號登記，并安排專人負(fù)責(zé)辦理查詢事宜；如初審不通過，應(yīng)及時通知申請人補(bǔ)充或修正申請信息。（三）檔案查找與提供1.檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容，在檔案庫中進(jìn)行查找。2.查找過程中，應(yīng)遵循檔案分類和編號規(guī)則，確保準(zhǔn)確快速找到所需檔案。3.對于可以提供原件查詢的檔案，應(yīng)在專門的查詢場所提供給申請人，并做好查閱登記；對于不宜提供原件的檔案，可根據(jù)情況提供復(fù)印件或摘錄相關(guān)信息，但需注明出處，并經(jīng)檔案管理人員核對無誤后加蓋檔案管理部門印章。（四）查詢記錄與歸還1.申請人在查詢檔案時，檔案管理人員應(yīng)記錄查詢時間、查詢?nèi)诵彰?、所在部門、查詢內(nèi)容等信息。2.查詢結(jié)束后，申請人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在查詢記錄上注明歸還時間。（五）特殊情況處理1.如遇檔案損壞、丟失或因特殊原因無法提供查詢的情況，檔案管理人員應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人報告，并說明原因。2.對于重要檔案的查詢，應(yīng)經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。四、檔案查詢的權(quán)限與審批（一）權(quán)限劃分1.本局工作人員因本職工作需要查詢相關(guān)檔案，具有相應(yīng)的查詢權(quán)限。2.涉及跨部門、重要敏感信息或需查閱特定檔案的，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個人因工作需要查詢本局檔案，須經(jīng)本局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）審批流程1.一般查詢申請由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案或跨部門查詢的申請，由部門負(fù)責(zé)人審核后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個人查詢申請，由檔案管理部門初審后，報本局主要領(lǐng)導(dǎo)審批。4.審批意見應(yīng)明確同意或不同意查詢，并注明查詢范圍、方式等要求。五、檔案查詢的安全與保密措施（一）查詢場所安全1.設(shè)立專門的檔案查詢場所，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.查詢場所應(yīng)保持整潔、安靜，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。（二）檔案信息保密1.檔案管理人員應(yīng)對查詢過程中涉及的檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.申請人在查詢檔案時，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，嚴(yán)格限制查詢范圍和使用方式。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.如通過電子系統(tǒng)查詢檔案，應(yīng)確保系統(tǒng)的安全性，設(shè)置用戶權(quán)限和密碼保護(hù)。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對查詢操作進(jìn)行記錄，以便追溯和審計。六、檔案查詢的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案查詢工作進(jìn)行自查，檢查查詢流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、安全保密措施是否落實(shí)等。2.本局紀(jì)檢監(jiān)察部門對檔案查詢工作進(jìn)行監(jiān)督，對違規(guī)查詢行為進(jìn)行調(diào)查處理。（二）外部檢查1.接受上級檔案管理部門或相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。2.根據(jù)法律法規(guī)要求，配合有關(guān)部門對檔案查詢工作進(jìn)行審計和調(diào)查。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查詢檔案。2.超越查詢權(quán)限范圍查詢檔案。3.泄露檔案信息或利用檔案信息謀取私利。4.損壞、丟失檔案或擅自涂改、偽造檔案。5.違反檔案查詢場所安全規(guī)定或保密規(guī)定。（二）處理措施1.對于違規(guī)查詢行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、記大過等處分。2.造成檔案信息泄露、檔案損壞或丟失等嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)人員的法律