PAGE信用社檔案制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強信用社檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在信用社經(jīng)營管理、業(yè)務發(fā)展和歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于信用社各級機構及全體員工在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的各種載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：信用社檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映信用社各項業(yè)務活動的真實情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集信用社在經(jīng)營管理過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應嚴格按照國家有關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及本制度的規(guī)定進行操作，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。5.保密性原則：對涉及信用社商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置信用社應設立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責檔案管理工作。檔案管理部門可根據(jù)工作需要，設置檔案收集整理崗、檔案保管崗、檔案利用崗等崗位，明確各崗位職責。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善信用社檔案管理制度，并組織實施。2.負責信用社各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施和設備，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定的程序和方法，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進行處置。5.開展檔案統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.負責檔案的查閱、借閱、復制等利用服務工作，按照規(guī)定的程序和權限，為信用社內部人員和外部有關單位提供檔案信息。7.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理效率和服務水平。8.對信用社各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍信用社檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.文書檔案：信用社在行政管理、黨群工作、業(yè)務經(jīng)營等活動中形成的各種文件材料，如請示、報告、通知記錄、會議紀要總結、合同協(xié)議、規(guī)章制度等。2.會計檔案：信用社在會計核算過程中形成的各種憑證、賬簿、報表、財務報告等會計資料。3.信貸檔案：信用社在信貸業(yè)務活動中形成的各種文件材料，如借款申請書、信用評級報告、貸款合同、擔保合同、貸后檢查記錄等。4.風險管理檔案：信用社在風險管理工作中形成的各種文件材料，如風險評估報告、風險監(jiān)測報表、風險處置方案等。5.人力資源檔案：信用社在人力資源管理過程中形成的各種文件材料，如員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等方面的資料。6.科技信息檔案：信用社在科技信息管理工作中形成的各種文件材料，如計算機系統(tǒng)建設、軟件開發(fā)、網(wǎng)絡維護、信息安全等方面的資料。7.客戶檔案：信用社在與客戶業(yè)務往來過程中形成的各種文件材料，如客戶基本信息、業(yè)務交易記錄、客戶投訴處理記錄等。8.其他檔案：信用社在其他業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件材料，如審計檔案、法律事務檔案、宣傳檔案等。（二）檔案收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時、準確和完整。2.在業(yè)務活動結束后，相關部門應及時將形成的檔案材料整理齊全，移交檔案管理部門。3.檔案收集過程中，應注意收集各種載體的檔案，包括紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。4.對重要檔案和具有特殊價值的檔案，應采取特殊的收集措施，確保檔案的安全和完整。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，確定合理的保管期限。3.便于檔案的保管、查閱和利用。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機構（問題）等分類方法，對文書檔案進行分類整理。將同一年度、同一保管期限、同一機構（問題）的文件材料集中在一起，進行編號、編目、裝訂等工作。2.會計檔案整理：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別，對會計檔案進行分類整理。將會計憑證按月或按季裝訂成冊，會計賬簿按年度整理歸檔，財務報告按年度裝訂成冊，并分別進行編號、編目等工作。3.信貸檔案整理：按照貸款項目，對信貸檔案進行分類整理。將每個貸款項目的相關文件材料集中在一起，按照貸款申請、調查評估、審批、發(fā)放、貸后管理等環(huán)節(jié)的順序進行排列，進行編號編號、編目、裝訂等工作。4.其他檔案整理：根據(jù)各類檔案的特點和管理要求，采用相應的整理方法進行整理。如科技信息檔案可按照項目、系統(tǒng)、文檔等分類進行整理，客戶檔案可按照客戶類別、業(yè)務類型等分類進行整理。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應符合國家有關檔案保管的安全標準，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體腐蝕等功能。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、消毒設備等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生整齊，定期進行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境的良好。（二）檔案保管方式1.紙質檔案應采用直立式檔案架或檔案柜存放，按照分類編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，如磁盤、磁帶、光盤等，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應按照載體類型分別存放，并進行標注和編目，以便于查找和利用。（三）檔案保管期限1.信用社檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。2.各類檔案的保管期限應根據(jù)國家有關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及信用社的實際情況確定。具體保管期限規(guī)定如下：文書檔案：重要的政策性文件、規(guī)章制度、會議紀要等永久保管；一般性文件材料根據(jù)其重要程度和查考利用價值確定保管期限，一般為3年至30年。會計檔案：會計憑證保管期限為15年；會計賬簿保管期限為20年；財務報告保管期限為永久。信貸檔案：貸款項目檔案保管期限為該貸款本息結清后5年；擔保檔案保管期限為擔保責任解除后5年。風險管理檔案：風險評估報告、風險監(jiān)測報表等保管期限為5年；風險處置方案等保管期限為處置工作結束后5年。人力資源檔案：員工人事檔案永久保管；員工培訓、考核、薪酬等檔案保管期限為5年至15年?？萍夹畔n案：計算機系統(tǒng)建設、軟件開發(fā)等項目檔案保管期限為該項目結束后5年；網(wǎng)絡維護、信息安全等檔案保管期限為3年至5年?？蛻魴n案：客戶基本信息、業(yè)務交易記錄等保管期限為5年至15年；客戶投訴處理記錄等保管期限為3年。其他檔案：審計檔案保管期限為審計工作結束后5年；法律事務檔案保管期限為法律事務處理完畢后5年；宣傳檔案保管期限為3年至5年。（四）檔案保管期限的調整1.檔案保管期限確定后，應保持相對穩(wěn)定。如因特殊情況需要調整保管期限的，應按照規(guī)定的程序進行審批。2.調整檔案保管期限時，應充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值以及未來發(fā)展需要等因素。3.檔案保管期限調整后，應及時對檔案的編號、編目等進行相應的修改，確保檔案管理的準確性和規(guī)范性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作應組成由檔案管理部門、業(yè)務部門、審計部門等相關人員參加的鑒定小組，按照規(guī)定的鑒定標準和方法進行。2.檔案鑒定應從檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、保存狀況等方面進行綜合評估。對于仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.檔案鑒定小組應形成鑒定意見，填寫檔案鑒定表，經(jīng)信用社負責人批準后生效。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應及時進行銷毀。檔案銷毀工作應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案銷毀的安全和徹底。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。檔案銷毀清冊應經(jīng)信用社負責人審核簽字后存檔。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的真實性和合法性。監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.嚴禁將應銷毀檔案出售或轉讓給其他單位或個人。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計工作應做到及時、準確、全面，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實可靠。檔案統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和時間要求報送信用社負責人和上級檔案管理部門。3.檔案管理部門應根據(jù)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.信用社因機構變動、分立、合并等原因，需要進行檔案移交的，應按照國家有關規(guī)定和本制度的要求，辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應編制檔案移交清冊，詳細記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、交接時間等信息。檔案移交清冊應經(jīng)交接雙方簽字確認后存檔。3.檔案移交后，交接雙方應按照規(guī)定的職責繼續(xù)做好檔案的管理和利用工作。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案信息的正確使用和安全。2.檔案利用應優(yōu)先滿足信用社內部工作需要，為業(yè)務經(jīng)營、管理決策、歷史研究等提供支持。3.對于涉及信用社商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行利用，防止信息泄露。（二）利用范圍1.信用社內部人員因工作需要，可以查閱、借閱、復制本部門及相關部門的檔案。查閱、借閱、復制檔案應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量、利用期限等信息，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.信用社外部有關單位因工作需要查閱、借閱、復制信用社檔案的，應按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。一般應提交單位介紹信、查閱人身份證明等材料，說明查閱、借閱、復制檔案的目的和范圍，經(jīng)信用社負責人批準后，由檔案管理部門提供相應的檔案服務。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，嚴禁對外提供利用。如因特殊情況需要提供利用的，應按照國家有關法律法規(guī)和信用社的保密規(guī)定，履行嚴格的審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。（三）利用方式1.查閱檔案：檔案利用人員可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案。查閱時，應遵守檔案管理部門的規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。2.借閱檔案：檔案利用人員如需借閱檔案，應按照規(guī)定的期限及時歸還。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應妥善保管，不得轉借他人，不得擅自帶出信用社辦公區(qū)域。3.復制檔案：檔案利用人員如需復制檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。復制檔案應使用檔案管理部門提供的設備和材料，確保復制件與原件內容一致。復制件應加蓋檔案管理部門的印章，并注明復制日期、復制人等信息。（四）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。檔案利用登記表應包括利用日期、利用部門、利用人員、檔案名稱、數(shù)量、利用目的、利用期限、歸還日期等信息。2.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計。檔案管理部門應定期對檔案利用登記記錄進行整理和分析總結，及時發(fā)現(xiàn)檔案利用工作中存在的問題，并采取相應的措施加以改進。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.信用社應積極推進檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化。通過檔案信息化建設，提高檔案管理效率和服務水平，為信用社的業(yè)務發(fā)展和管理決策提供更加便捷、高效的檔案信息支持。2.檔案信息化建設應遵循統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、注重實效的原則，確保檔案信息化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對信用社現(xiàn)有的紙質檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，將其轉換為電子檔案存儲在檔案信息化系統(tǒng)中。檔案數(shù)字化應保證掃描圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準確無誤，并按照規(guī)定的格式和標準進行存儲和管理。2.檔案信息化系統(tǒng)建設：建立功能完善、操作便捷的檔案信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務流程的信息化管理。檔案信息化系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、審批、統(tǒng)計分析、安全保密等功能模塊，并與信用社的其他業(yè)務系統(tǒng)進行有效集成，實現(xiàn)信息共享。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設：建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行集中存儲和管理。檔案數(shù)據(jù)庫應具備數(shù)據(jù)備份、恢復、加密、安全審計等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。4.檔案信息資源開發(fā)利用：利用檔案信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行深度挖掘和分析，開發(fā)檔案信息資源，為信用社的業(yè)務經(jīng)營、管理決策、歷史研究等提供有價值的信息服務。如開展檔案數(shù)據(jù)分析、專題研究、編研成果發(fā)布等工作。（三）信息化安全管理1.信用社應加強檔案信息化安全管理，建立健全檔案信息化安全管理制度和保障體系。明確檔案信息化安全管理職責，加強對檔案信息化系統(tǒng)、網(wǎng)絡設備、存儲設備等的安全防護，確保檔案信息的安全。2.檔案信息化系統(tǒng)應采取身份認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵