PAGE公司詢價制度規(guī)范化要求一、總則（一）目的為規(guī)范公司詢價行為，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保障公司利益，特制定本詢價制度規(guī)范化要求。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及物資采購、服務(wù)采購等詢價活動。（三）基本原則1.合法性原則：詢價活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保各項操作合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有參與詢價的供應(yīng)商，給予平等的機會，不偏袒任何一方，保證詢價結(jié)果的公正性。3.公開透明原則：詢價過程及結(jié)果應(yīng)向相關(guān)部門和人員公開，接受監(jiān)督。4.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理詢價，實現(xiàn)采購成本的降低，提高公司經(jīng)濟效益。二、詢價流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《詢價申請表》，詳細說明所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等信息。2.《詢價申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字，確認需求的真實性和合理性。（二）詢價準備1.采購部門接到《詢價申請表》后，對需求進行整理和分析，確定詢價范圍。2.根據(jù)詢價范圍，收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽、較強的供應(yīng)能力和合理的價格水平。3.制定詢價文件，詢價文件應(yīng)包括詢價函、報價單格式、技術(shù)規(guī)格要求、質(zhì)量標準、交貨條款、售后服務(wù)要求等內(nèi)容。詢價文件應(yīng)清晰明確，避免模糊不清或歧義性條款。（三）詢價發(fā)出1.采購部門向潛在供應(yīng)商發(fā)出詢價文件，可通過郵件、傳真、書面信函等方式進行。2.在詢價文件中明確詢價截止時間，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件。（四）報價接收1.采購部門接收供應(yīng)商的報價文件，對報價文件進行初步審核，檢查報價文件是否齊全、格式是否符合要求、報價是否清晰明確等。2.對于不符合要求的報價文件，及時與供應(yīng)商溝通，要求其補充或修正。（五）詢價評審1.成立詢價評審小組，成員包括采購部門代表、技術(shù)部門代表、財務(wù)部門代表等。評審小組應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗，能夠?qū)髢r文件進行全面、客觀的評審。2.評審小組對供應(yīng)商的報價文件進行詳細評審，主要評審內(nèi)容包括：報價合理性、技術(shù)方案可行性、質(zhì)量保證能力、售后服務(wù)承諾、交貨期等。3.評審小組可采用綜合評分法或最低價法進行評審。綜合評分法應(yīng)根據(jù)各項評審因素設(shè)定合理的分值權(quán)重，對供應(yīng)商進行綜合打分；最低價法應(yīng)在滿足詢價文件實質(zhì)性要求的前提下，選擇報價最低的供應(yīng)商。4.評審小組在評審過程中，可要求供應(yīng)商對報價文件進行澄清或說明，但不得改變報價文件的實質(zhì)性內(nèi)容。（六）結(jié)果確定1.評審小組根據(jù)評審結(jié)果，確定中標供應(yīng)商或入圍供應(yīng)商名單。2.采購部門將詢價結(jié)果通知相關(guān)部門和供應(yīng)商。對于中標供應(yīng)商，發(fā)出中標通知書，要求其在規(guī)定時間內(nèi)簽訂采購合同；對于入圍供應(yīng)商，可根據(jù)實際情況決定是否繼續(xù)保持合作關(guān)系。（七）合同簽訂1.采購部門與中標供應(yīng)商簽訂采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂前，應(yīng)進行合同審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求和公司利益。合同審核通過后，方可正式簽訂合同。三、詢價文件編制要求（一）通用要求1.詢價文件應(yīng)具有完整性和準確性，涵蓋詢價活動的各個方面，確保供應(yīng)商能夠清楚了解詢價要求。2.語言表達應(yīng)簡潔明了，避免使用過于專業(yè)或生僻的詞匯，便于供應(yīng)商理解。3.格式應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于供應(yīng)商編制報價文件和評審小組進行評審。（二）具體內(nèi)容要求1.詢價函明確詢價的目的、范圍和要求。告知供應(yīng)商詢價截止時間、報價方式及提交報價文件的地點等信息。聲明詢價活動的基本原則和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.報價單格式設(shè)計合理的報價單格式，包括物資或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、交貨期、售后服務(wù)承諾等欄目。要求供應(yīng)商按照報價單格式填寫報價信息，確保報價清晰準確，便于比較和評審。3.技術(shù)規(guī)格要求詳細描述所需物資或服務(wù)的技術(shù)規(guī)格、性能指標、質(zhì)量標準等要求。提供必要的技術(shù)圖紙、技術(shù)參數(shù)表等附件，以便供應(yīng)商準確理解技術(shù)要求。4.質(zhì)量標準明確物資或服務(wù)應(yīng)達到的質(zhì)量標準，可引用國家相關(guān)標準、行業(yè)標準或公司內(nèi)部標準。對于特殊質(zhì)量要求，應(yīng)進行詳細說明，確保供應(yīng)商能夠滿足質(zhì)量要求。5.交貨條款規(guī)定交貨時間、交貨地點、交貨方式等交貨條款。明確逾期交貨的違約責任和處理方式。6.售后服務(wù)要求說明售后服務(wù)的內(nèi)容、期限、響應(yīng)時間等要求。要求供應(yīng)商提供售后服務(wù)承諾，包括售后服務(wù)團隊的組成、服務(wù)方式、維修保養(yǎng)計劃等。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商選擇標準，包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)供應(yīng)商選擇標準，對潛在供應(yīng)商進行評估和篩選，選擇符合要求的供應(yīng)商納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。3.定期對供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫進行更新和維護，淘汰不合格供應(yīng)商，補充新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進行考核。2.考核方式可采用定期評估、不定期抽查、客戶反饋等方式進行。3.根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和優(yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消合作關(guān)系。（三）供應(yīng)商溝通與合作1.建立與供應(yīng)商的定期溝通機制，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、市場價格波動等信息。2.在采購過程中，與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系，及時解決出現(xiàn)的問題，確保采購活動的順利進行。3.鼓勵供應(yīng)商提出改進建議和創(chuàng)新方案，共同提高采購效率和質(zhì)量，降低采購成本。五、詢價記錄與檔案管理（一）詢價記錄1.采購部門應(yīng)建立詢價記錄檔案，對每次詢價活動的全過程進行詳細記錄。2.詢價記錄應(yīng)包括詢價申請表、詢價文件、報價文件、評審記錄、詢價結(jié)果通知等相關(guān)資料。3.詢價記錄應(yīng)妥善保存，保存期限根據(jù)公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和審計。（二）檔案管理1.設(shè)立專門的檔案管理人員，負責詢價檔案的整理、歸檔、保管和查閱工作。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對詢價檔案進行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.建立檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和查閱流程，嚴格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息的安全。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對詢價活動進行審計監(jiān)督，檢查詢價流程是否合規(guī)、詢價文件是否規(guī)范、評審過程是否公正、采購結(jié)果是否合理等。2.公司紀檢監(jiān)察部門對詢價活動中的違規(guī)違紀行為進行監(jiān)督檢查，嚴肅查處違法違規(guī)行為。（二）外部監(jiān)督1.接受供應(yīng)商、客戶及社會公眾的監(jiān)督，對于投訴和舉報，及時進行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)方。2.積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，確保公司詢價活動符合法律法規(guī)要求。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.在詢價活動中，存在以下行為之一的，視為違規(guī)行為：違反詢價流程，擅自簡化或省略必要環(huán)節(jié)。與供應(yīng)商串通，泄露詢價信息或謀取不正當利益。收受供應(yīng)商賄賂或其他不正當利益。提供虛假詢價文件或報價文件。其他違反法律法規(guī)和公司制度的行為。（二）處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，根據(jù)情節(jié)輕重，給