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PAGE樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送制度規(guī)范一、總則(一)目的為了確保樣品在轉(zhuǎn)運(yùn)及上送過(guò)程中的安全、準(zhǔn)確、及時(shí),保證相關(guān)工作的順利開(kāi)展,特制定本制度規(guī)范。(二)適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送的部門(mén)和人員,包括但不限于研發(fā)部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)等在樣品流轉(zhuǎn)過(guò)程中的相關(guān)操作。(三)基本原則1.安全第一原則:確保樣品在轉(zhuǎn)運(yùn)及上送過(guò)程中不受損壞、不發(fā)生泄漏、不引發(fā)安全事故,保障人員、環(huán)境和樣品的安全。2.準(zhǔn)確無(wú)誤原則:嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行操作,保證樣品信息的準(zhǔn)確傳遞,避免樣品混淆、錯(cuò)送等情況發(fā)生。3.及時(shí)高效原則:優(yōu)化轉(zhuǎn)運(yùn)及上送流程,提高工作效率,確保樣品能夠按時(shí)送達(dá)指定地點(diǎn),滿足工作進(jìn)度要求。4.全程追溯原則:對(duì)樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄,以便在需要時(shí)能夠進(jìn)行全程追溯。二、職責(zé)分工(一)樣品提供部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)樣品進(jìn)行妥善包裝和標(biāo)識(shí),確保樣品的完整性和可識(shí)別性。2.填寫(xiě)樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送相關(guān)信息表格,詳細(xì)記錄樣品的名稱、數(shù)量、來(lái)源、去向等信息,并簽字確認(rèn)。3.將包裝好的樣品及相關(guān)信息移交給負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)運(yùn)的人員或部門(mén)。(二)轉(zhuǎn)運(yùn)部門(mén)或人員1.根據(jù)樣品的性質(zhì)、數(shù)量和運(yùn)輸要求,選擇合適的運(yùn)輸工具和包裝材料,確保樣品的安全運(yùn)輸。2.對(duì)接收的樣品進(jìn)行核對(duì),檢查包裝是否完好、標(biāo)識(shí)是否清晰、信息是否準(zhǔn)確,如有問(wèn)題及時(shí)與樣品提供部門(mén)溝通解決。3.在轉(zhuǎn)運(yùn)過(guò)程中,采取必要的防護(hù)措施,防止樣品受到損壞、污染或丟失。按照規(guī)定的路線和時(shí)間將樣品安全、及時(shí)地送達(dá)指定地點(diǎn),并與接收部門(mén)或人員辦理交接手續(xù)。4.負(fù)責(zé)保存樣品轉(zhuǎn)運(yùn)過(guò)程中的相關(guān)記錄,包括運(yùn)輸工具、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸路線等信息,以便追溯查詢。(三)接收部門(mén)1.在接收樣品時(shí),認(rèn)真核對(duì)樣品的名稱、數(shù)量、來(lái)源、包裝、標(biāo)識(shí)等信息,確保與交接清單一致。2.對(duì)接收的樣品進(jìn)行妥善保管,按照規(guī)定的條件進(jìn)行存放,防止樣品變質(zhì)或損壞。3.在樣品使用或處理完畢后,及時(shí)將相關(guān)情況反饋給樣品提供部門(mén)或轉(zhuǎn)運(yùn)部門(mén)。(四)質(zhì)量控制部門(mén)1.負(fù)責(zé)對(duì)樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查,確保各項(xiàng)操作符合制度規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.定期對(duì)樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送記錄進(jìn)行審核,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)整改。3.參與處理樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送過(guò)程中出現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題,提出改進(jìn)措施和建議。(五)管理部門(mén)1.制定和完善樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送制度規(guī)范,并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.協(xié)調(diào)各部門(mén)之間在樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送過(guò)程中的工作關(guān)系,解決出現(xiàn)的問(wèn)題和矛盾。3.根據(jù)實(shí)際工作情況,對(duì)制度進(jìn)行修訂和優(yōu)化,提高制度的科學(xué)性和有效性。三、樣品包裝與標(biāo)識(shí)(一)包裝要求1.根據(jù)樣品的特性,選擇合適的包裝材料,如玻璃器皿、塑料容器、金屬容器等,確保包裝能夠有效保護(hù)樣品不受損壞。2.對(duì)于易揮發(fā)、易泄漏、易腐蝕、易燃易爆等危險(xiǎn)樣品,應(yīng)采取特殊的防護(hù)包裝措施,如密封包裝、使用緩沖材料、配備防護(hù)設(shè)備等,防止發(fā)生安全事故。3.包裝應(yīng)具有一定的強(qiáng)度和密封性,防止在運(yùn)輸過(guò)程中樣品泄漏、散落或受到外界因素的影響。同時(shí),包裝材料應(yīng)符合環(huán)保要求,避免對(duì)環(huán)境造成污染。(二)標(biāo)識(shí)內(nèi)容1.樣品標(biāo)識(shí)應(yīng)包含以下基本信息:樣品名稱、編號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、來(lái)源、去向、采集日期、有效期等。2.對(duì)于危險(xiǎn)樣品,應(yīng)在標(biāo)識(shí)上明確標(biāo)注危險(xiǎn)性質(zhì)、警示標(biāo)志和防護(hù)措施等信息,以提醒運(yùn)輸和接收人員注意安全。3.標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、牢固,采用耐久性好的材料制作,確保在整個(gè)轉(zhuǎn)運(yùn)及上送過(guò)程中信息不被損壞或丟失。(三)標(biāo)識(shí)方法1.標(biāo)識(shí)應(yīng)直接標(biāo)注在樣品包裝容器上,采用粘貼標(biāo)簽、噴涂、刻印等方式進(jìn)行,確保標(biāo)識(shí)與樣品緊密相連,易于識(shí)別。2.對(duì)于多個(gè)樣品組成的包裝單元,應(yīng)在包裝單元的顯著位置進(jìn)行標(biāo)識(shí),并注明每個(gè)樣品的詳細(xì)信息。3.在標(biāo)識(shí)過(guò)程中,應(yīng)注意保持標(biāo)識(shí)的一致性和規(guī)范性,避免出現(xiàn)字跡模糊、信息不全等問(wèn)題。四、樣品轉(zhuǎn)運(yùn)流程(一)轉(zhuǎn)運(yùn)申請(qǐng)1.樣品需要轉(zhuǎn)運(yùn)時(shí),由樣品使用部門(mén)或接收部門(mén)填寫(xiě)《樣品轉(zhuǎn)運(yùn)申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明樣品的名稱、數(shù)量、來(lái)源、去向、轉(zhuǎn)運(yùn)原因、預(yù)計(jì)轉(zhuǎn)運(yùn)時(shí)間等信息,并提交給管理部門(mén)審批。2.管理部門(mén)對(duì)轉(zhuǎn)運(yùn)申請(qǐng)進(jìn)行審核,重點(diǎn)審查轉(zhuǎn)運(yùn)的必要性、安全性、時(shí)間安排等因素,如申請(qǐng)符合要求,則予以批準(zhǔn);如存在問(wèn)題,及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)溝通并提出修改意見(jiàn)。(二)樣品準(zhǔn)備1.樣品提供部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的轉(zhuǎn)運(yùn)申請(qǐng),對(duì)樣品進(jìn)行整理和包裝,確保樣品符合轉(zhuǎn)運(yùn)要求。按照規(guī)定填寫(xiě)樣品標(biāo)識(shí)信息,并將樣品及相關(guān)信息移交給轉(zhuǎn)運(yùn)部門(mén)或人員。2.轉(zhuǎn)運(yùn)部門(mén)或人員在接收樣品時(shí),再次核對(duì)樣品的包裝、標(biāo)識(shí)和信息,確認(rèn)無(wú)誤后,辦理交接手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)要求樣品提供部門(mén)進(jìn)行整改,直至符合要求。(三)運(yùn)輸安排1.根據(jù)樣品的性質(zhì)、數(shù)量和運(yùn)輸距離等因素,選擇合適的運(yùn)輸工具,如汽車、火車、飛機(jī)、快遞等。對(duì)于一些特殊樣品,如生物樣品、放射性樣品等,應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定選擇具有相應(yīng)資質(zhì)的運(yùn)輸機(jī)構(gòu)進(jìn)行運(yùn)輸。2.在運(yùn)輸前,對(duì)運(yùn)輸工具進(jìn)行檢查,確保其性能良好、安全可靠。安排專人負(fù)責(zé)運(yùn)輸過(guò)程的管理,提前規(guī)劃運(yùn)輸路線,盡量避免交通擁堵、路況復(fù)雜等不利因素對(duì)運(yùn)輸時(shí)間的影響。3.對(duì)于需要冷鏈運(yùn)輸?shù)臉悠罚瑧?yīng)配備相應(yīng)的冷鏈設(shè)備,如冷藏箱、保溫箱等,并確保冷鏈設(shè)備在運(yùn)輸過(guò)程中正常運(yùn)行,保持樣品所需的溫度環(huán)境。(四)運(yùn)輸過(guò)程監(jiān)控1.在樣品運(yùn)輸過(guò)程中,運(yùn)輸人員應(yīng)密切關(guān)注樣品的狀態(tài),定期檢查包裝是否完好、標(biāo)識(shí)是否清晰、溫度是否符合要求等情況。如發(fā)現(xiàn)異常情況,應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理,并向相關(guān)部門(mén)報(bào)告。2.對(duì)于長(zhǎng)途運(yùn)輸?shù)臉悠?,?yīng)安排專人進(jìn)行押運(yùn),確保樣品的安全。押運(yùn)人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能,熟悉樣品的特性和運(yùn)輸要求,能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。3.運(yùn)輸過(guò)程中應(yīng)做好相關(guān)記錄,包括運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸溫度(如有要求)、樣品狀態(tài)等信息,以便追溯查詢。(五)交接與簽收1.樣品送達(dá)指定地點(diǎn)后,運(yùn)輸人員應(yīng)與接收部門(mén)或人員進(jìn)行交接。交接時(shí),雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)樣品的名稱、數(shù)量、包裝、標(biāo)識(shí)、信息等內(nèi)容,確認(rèn)無(wú)誤后,在《樣品轉(zhuǎn)運(yùn)交接清單》上簽字確認(rèn)。2.接收部門(mén)或人員在接收樣品后,應(yīng)按照規(guī)定對(duì)樣品進(jìn)行妥善保管,并及時(shí)將樣品使用或處理情況反饋給樣品提供部門(mén)或轉(zhuǎn)運(yùn)部門(mén)。如發(fā)現(xiàn)樣品存在問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸部門(mén)溝通解決,并做好記錄。五、樣品上送流程(一)上送申請(qǐng)1.當(dāng)需要將樣品上送給上級(jí)部門(mén)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)或其他相關(guān)單位時(shí),由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《樣品上送申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明樣品的名稱、數(shù)量、來(lái)源、上送原因、預(yù)計(jì)上送時(shí)間等信息,并提交給管理部門(mén)審批。2.管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核,重點(diǎn)審查上送的必要性、合法性、安全性等因素。如申請(qǐng)符合要求,則予以批準(zhǔn);如存在問(wèn)題,及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)溝通并提出修改意見(jiàn)。(二)樣品整理與包裝1.樣品提供部門(mén)按照上送要求,對(duì)樣品進(jìn)行進(jìn)一步整理和包裝。確保樣品的完整性和準(zhǔn)確性,對(duì)樣品標(biāo)識(shí)進(jìn)行再次核對(duì)和確認(rèn),保證標(biāo)識(shí)清晰、準(zhǔn)確、完整。2.根據(jù)上送單位的具體要求,可能需要對(duì)樣品進(jìn)行特殊處理或附加相關(guān)資料,如填寫(xiě)特定的報(bào)告、提供檢測(cè)原始記錄等。樣品提供部門(mén)應(yīng)按照要求完成這些工作,并與樣品一同準(zhǔn)備好待上送。(三)上送安排1.根據(jù)樣品的性質(zhì)、數(shù)量和上送地點(diǎn)等因素,選擇合適的上送方式,如專人送達(dá)、郵寄、快遞等。對(duì)于一些重要或緊急的樣品,應(yīng)優(yōu)先選擇專人送達(dá)的方式,確保樣品能夠安全、及時(shí)地送達(dá)目的地。2.安排專人負(fù)責(zé)上送工作,明確其職責(zé)和任務(wù)。上送人員應(yīng)提前了解上送路線、交通狀況等信息,合理安排行程時(shí)間,確保能夠按時(shí)到達(dá)上送地點(diǎn)。3.在出發(fā)前,對(duì)上送的樣品及相關(guān)資料進(jìn)行再次核對(duì),確保無(wú)誤后,辦理出門(mén)手續(xù)(如有要求)。(四)上送過(guò)程跟蹤1.在上送過(guò)程中,上送人員應(yīng)保持與接收單位的溝通,及時(shí)反饋樣品的運(yùn)輸狀態(tài)和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間。如遇到特殊情況可能影響上送時(shí)間,應(yīng)提前告知接收單位,并協(xié)商解決方案。2.對(duì)于郵寄或快遞上送的樣品,上送人員應(yīng)保留好相關(guān)憑證,如快遞單號(hào)等,以便查詢跟蹤樣品的運(yùn)輸情況。同時(shí),要求快遞公司或郵寄機(jī)構(gòu)提供運(yùn)輸過(guò)程中的物流信息,及時(shí)掌握樣品的動(dòng)態(tài)。(五)交接與反饋1.樣品送達(dá)上送單位后,上送人員應(yīng)與接收單位辦理正式的交接手續(xù)。交接時(shí),雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)樣品的名稱、數(shù)量、包裝、標(biāo)識(shí)、資料等內(nèi)容,確保與上送申請(qǐng)表一致。接收單位在確認(rèn)無(wú)誤后,在交接清單上簽字蓋章。2.上送完成后,上送人員應(yīng)及時(shí)將交接情況反饋給本單位的管理部門(mén)和樣品提供部門(mén)。接收單位如有任何反饋意見(jiàn)或問(wèn)題,上送人員應(yīng)及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門(mén),并協(xié)助處理后續(xù)事宜。六、記錄與檔案管理(一)記錄要求1.樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送過(guò)程中的各項(xiàng)操作均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄,記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,不得隨意涂改或偽造。2.記錄內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、編號(hào)、數(shù)量、來(lái)源、去向、包裝情況、標(biāo)識(shí)信息、轉(zhuǎn)運(yùn)時(shí)間、運(yùn)輸工具、運(yùn)輸路線、交接時(shí)間、交接人員等信息,確保能夠清晰地反映樣品的流轉(zhuǎn)過(guò)程。3.記錄應(yīng)采用紙質(zhì)或電子文檔的形式進(jìn)行保存,保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。對(duì)于涉及重要樣品或有追溯要求的記錄,應(yīng)長(zhǎng)期保存。(二)記錄填寫(xiě)與審核1.記錄應(yīng)由具體操作人員按照規(guī)定的格式和要求及時(shí)填寫(xiě),填寫(xiě)完成后應(yīng)簽字確認(rèn)。2.質(zhì)量控制部門(mén)或管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)記錄進(jìn)行審核,檢查記錄的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)要求相關(guān)人員進(jìn)行整改,并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。(三)檔案管理1.將樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送過(guò)程中的相關(guān)記錄、申請(qǐng)表、交接清單等資料進(jìn)行整理歸檔,建立專門(mén)的樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送檔案。2.檔案應(yīng)按照類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類存放,便于查找和查閱。同時(shí),應(yīng)建立檔案索引,方便快速定位所需資料。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù),確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況,應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救,并做好記錄。七、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部監(jiān)督1.質(zhì)量控制部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送過(guò)程進(jìn)行日常監(jiān)督檢查,定期或不定期地對(duì)各部門(mén)的操作情況進(jìn)行抽查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送制度執(zhí)行情況的監(jiān)督,對(duì)違反制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理,并及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),不斷完善制度和流程。(二)外部監(jiān)督1.積極配合上級(jí)主管部門(mén)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等對(duì)樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送工作的監(jiān)督檢查,如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中提出的問(wèn)題和建議,應(yīng)認(rèn)真對(duì)待,及時(shí)整改落實(shí),并將整改情況反饋給相關(guān)部門(mén)。(三)檢查內(nèi)容1.檢查樣品包裝是否符合要求,標(biāo)識(shí)是否清晰、準(zhǔn)確、完整。2.核對(duì)樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送記錄是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,與實(shí)際操作情況是否相符。3.檢查運(yùn)輸工具是否合適,運(yùn)輸過(guò)程中的防護(hù)措施是否到位,樣品是否安全、及時(shí)送達(dá)指定地點(diǎn)。4.審查交接手續(xù)是否齊全,交接雙方是否認(rèn)真核對(duì)樣品信息并簽字確認(rèn)。5.檢查檔案管理是否規(guī)范,記錄和資料是否妥善保存,便于追溯查詢。八、培訓(xùn)與考核(一)培訓(xùn)計(jì)劃1.管理部門(mén)應(yīng)制定樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送相關(guān)的培訓(xùn)計(jì)劃,定期組織相關(guān)人員參加培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括制度規(guī)范、操作流程、安全知識(shí)、應(yīng)急處理等方面。2.根據(jù)不同崗位的需求和人員的實(shí)際情況,確定培訓(xùn)的方式和時(shí)間安排。培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式,確保培訓(xùn)效果。(二)培訓(xùn)實(shí)施1.培訓(xùn)講師應(yīng)由熟悉樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送工作的專業(yè)人員擔(dān)任,培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)注重理論與實(shí)踐相結(jié)合,通過(guò)實(shí)際案例分析、模擬操作等方式,提高培訓(xùn)人員的實(shí)際操作能力。2.培訓(xùn)人員應(yīng)認(rèn)真參加培訓(xùn),做好學(xué)習(xí)記錄。培訓(xùn)結(jié)束后,應(yīng)對(duì)培訓(xùn)人員進(jìn)行考核,考核合格后方可上崗操作。(三)考核機(jī)制1.建立樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送相關(guān)工作的考核機(jī)制,對(duì)參與樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送工作的人員進(jìn)行定期考核。考核內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、操作技能水平、工作質(zhì)量等方面。2.考核結(jié)果應(yīng)與個(gè)人績(jī)效掛鉤,對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)不符合要求的人員進(jìn)行批評(píng)教育或采取相應(yīng)的處罰措施,激勵(lì)員工不斷提高工作質(zhì)量和效率。九、應(yīng)急處理(一)應(yīng)急預(yù)案制定1.針對(duì)樣品轉(zhuǎn)運(yùn)及上送過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種突發(fā)事件,如交通事故、樣品泄漏、丟失等,制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施、應(yīng)急資源保障等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和完善,確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。同時(shí),應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行應(yīng)急演練,提高應(yīng)急處置能力。(二)應(yīng)急處置措施1.在發(fā)生突發(fā)事件時(shí),現(xiàn)場(chǎng)人員應(yīng)立即采取相應(yīng)的應(yīng)急措施,如保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)、疏散人員、防止樣品進(jìn)一步泄漏或擴(kuò)散等,并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)報(bào)告。2.根據(jù)事件的性質(zhì)和嚴(yán)重程度,啟動(dòng)相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案,組織專業(yè)人員進(jìn)行應(yīng)急處置。如發(fā)生交通事故,應(yīng)及時(shí)報(bào)警,并配合交警部門(mén)進(jìn)行處理;如樣品泄漏,應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施,對(duì)泄漏的樣品進(jìn)行清理和處理,防止污染環(huán)境。3.在應(yīng)急處置過(guò)程中,應(yīng)及時(shí)收集和記錄相關(guān)信息,為后續(xù)的調(diào)查和處理提供依據(jù)。同時(shí),應(yīng)做好與相關(guān)部門(mén)和單位的溝通協(xié)調(diào)工作
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