PAGE法庭檔案室制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)法庭檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度規(guī)范要求。（二）適用范圍本制度適用于本法庭檔案室的檔案管理工作，包括各類案件檔案、行政文件檔案、業(yè)務(wù)往來(lái)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：法庭檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理工作。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為法庭工作提供有力支持。二、檔案收集（一）收集范圍1.案件檔案：包括立案材料、庭審記錄、證據(jù)材料、裁判文書(shū)等與案件審理相關(guān)的所有文件。2.行政文件檔案：法庭內(nèi)部的各類行政公文、通知、報(bào)告等。3.業(yè)務(wù)往來(lái)檔案：與其他單位或部門的業(yè)務(wù)合作協(xié)議、信函、會(huì)議紀(jì)要等。4.其他檔案：具有保存價(jià)值的各類資料，如榮譽(yù)證書(shū)、調(diào)研成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交檔案室。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行初步整理，確保檔案資料齊全、完整。3.對(duì)于重要案件或緊急事項(xiàng)的檔案，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)移交檔案室。（三）收集流程1.各部門在工作完成后，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料整理成冊(cè)，填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、移交部門等信息。3.檔案收集人員核對(duì)檔案移交清單后，辦理檔案接收手續(xù)，并在清單上簽字確認(rèn)。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.案件檔案按照案件性質(zhì)、年度、案號(hào)進(jìn)行分類。2.行政文件檔案按照文件類型、年度進(jìn)行分類。3.業(yè)務(wù)往來(lái)檔案按照業(yè)務(wù)類型、年度進(jìn)行分類。（二）整理方法1.去除檔案中的金屬物、訂書(shū)釘?shù)龋_保檔案整齊、平整。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行排序，同一類檔案按照時(shí)間順序排列。3.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。（三）整理流程1.檔案整理人員按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)分類后的檔案進(jìn)行排序、編號(hào)，并編制檔案目錄。3.將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、名稱、保管期限等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.法庭檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜，用于存放檔案。3.檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。（二）保管期限1.案件檔案的保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.行政文件檔案的保管期限根據(jù)文件的重要性和實(shí)際需要確定，一般為5年至10年。3.業(yè)務(wù)往來(lái)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和合同約定確定，一般為3年至5年。（三）保管措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉、防潮等工作，定期投放防蟲(chóng)藥品、干燥劑等。4.加強(qiáng)檔案室的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室。五、檔案利用（一）利用范圍1.法庭工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.其他單位或個(gè)人因合法事由查閱、借閱檔案。（二）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。4.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）利用流程1.查閱、借閱人員填寫(xiě)申請(qǐng)表，提交部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.將申請(qǐng)表交檔案室工作人員，檔案室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案。3.查閱、借閱人員在檔案室查閱、借閱檔案，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。4.檔案室工作人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無(wú)損。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)由法庭檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員參加。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，注明檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息。（二）銷毀程序1.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案應(yīng)填寫(xiě)銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性。4.銷毀清單應(yīng)保存?zhèn)洳?。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立法庭檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為法庭工作提供更加便捷的服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等，確保檔案信息化管理工作的順利開(kāi)展。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.完善檔案信息管理系統(tǒng)的功能，實(shí)現(xiàn)檔案的分類檢索、全文檢索、借閱管理等功能。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全維護(hù)，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。八、人員職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.為法庭工作人員提供檔案利用服務(wù)，解答檔案利用過(guò)程中的問(wèn)題。（二）各部門檔案收集人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理工作，確保檔案資料齊全、完整。2.按照檔案移交要求，及時(shí)將檔案移交檔案室，并辦理移交手續(xù)。3.協(xié)助檔案室管理人員做好檔案管理工作，提供必要的檔案信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.法庭設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案室的工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作的質(zhì)量和效率等。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促檔案室管理人員進(jìn)行整改。（二）考核辦法1.制定檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案室管理人員和各部門檔案收集人員進(jìn)行考核