PAGE山西省會議錄像制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強山西省各類會議的管理與監(jiān)督，確保會議內(nèi)容的準確記錄、保存和有效利用，提高會議決策的科學(xué)性、公正性和透明度，特制定本會議錄像制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于山西省內(nèi)各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織召開的各類重要會議、專題會議、決策性會議等。（三）基本原則1.合法性原則：會議錄像活動應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保錄像資料的收集、整理、存儲和使用合法合規(guī)。2.真實性原則：錄像內(nèi)容必須真實、準確地反映會議實際情況，不得進行任何形式的篡改或偽造。3.保密性原則：對于涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的會議錄像，應(yīng)嚴格按照相關(guān)保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：會議錄像的操作流程、設(shè)備使用、資料整理等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準，確保錄像工作的質(zhì)量和效率。二、會議錄像的組織與實施（一）責(zé)任部門各組織應(yīng)明確會議錄像的責(zé)任部門，負責(zé)會議錄像工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、設(shè)備管理、人員安排等具體事宜。一般情況下，辦公室或行政部門為會議錄像的牽頭責(zé)任部門，可根據(jù)實際情況指定專門的工作人員或團隊負責(zé)具體操作。（二）設(shè)備配備1.應(yīng)配備專業(yè)的錄像設(shè)備，包括攝像機、錄像機、麥克風(fēng)、三腳架等，確保設(shè)備性能良好、功能齊全，能夠滿足不同會議場景的錄像需求。2.定期對錄像設(shè)備進行維護、保養(yǎng)和檢查，及時更新設(shè)備軟件和硬件，確保設(shè)備正常運行，錄像質(zhì)量符合要求。（三）人員安排1.安排專業(yè)的錄像人員負責(zé)會議錄像工作，錄像人員應(yīng)具備熟練的操作技能、良好的溝通能力和責(zé)任心，能夠準確把握會議重點，及時、準確地記錄會議內(nèi)容。2.對錄像人員進行定期培訓(xùn)，使其熟悉會議錄像的操作流程、技術(shù)規(guī)范和相關(guān)法律法規(guī)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（四）錄像要求1.提前到達會議現(xiàn)場，熟悉會議場地布局和設(shè)備情況，做好錄像前的準備工作，包括設(shè)備調(diào)試、電源連接、錄像參數(shù)設(shè)置等。2.在會議開始前，應(yīng)開啟錄像設(shè)備，從會議開始至結(jié)束全程進行錄像，確保錄像內(nèi)容完整、連續(xù)。3.調(diào)整好攝像機的角度和焦距，保證畫面清晰、穩(wěn)定，能夠全面、準確地記錄會議場景、參會人員、會議發(fā)言等內(nèi)容。4.合理使用麥克風(fēng)，確保聲音清晰、無雜音，能夠準確記錄會議發(fā)言內(nèi)容。5.在錄像過程中，應(yīng)注意保持安靜，避免干擾會議進行，不得隨意中斷錄像或調(diào)整錄像設(shè)備。6.對于重要的會議文件、資料、圖表等，應(yīng)進行特寫拍攝或單獨記錄，以便后期查閱和整理。三、會議錄像資料的整理與存儲（一）資料整理1.會議結(jié)束后，錄像人員應(yīng)及時將錄像資料從設(shè)備中導(dǎo)出，并進行初步整理。按照會議名稱、日期、地點等信息對錄像文件進行分類命名，確保文件名清晰、準確，便于查找和管理。2.對錄像資料進行剪輯和標(biāo)注，刪除無關(guān)的片段，如會議開始前的準備過程、會議結(jié)束后的清理過程等，保留與會議核心內(nèi)容相關(guān)的部分。同時，在錄像資料中添加必要的數(shù)據(jù)標(biāo)注，如會議主題、參會人員、發(fā)言順序等，以便于后期查閱和理解。（二）存儲方式1.采用多種存儲方式相結(jié)合的方法，確保會議錄像資料的安全存儲。一般可采用硬盤存儲、光盤存儲、云存儲等方式，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立專門的會議錄像資料存儲庫，對存儲設(shè)備進行分類存放和標(biāo)識管理，便于查找和維護。存儲庫應(yīng)具備防火、防潮、防盜、防蟲等安全防護措施，確保錄像資料的存儲環(huán)境安全可靠。3.對于采用云存儲方式的會議錄像資料，應(yīng)選擇具有良好信譽和技術(shù)實力的云服務(wù)提供商，并簽訂詳細的服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保云存儲服務(wù)的穩(wěn)定性和安全性。（三）存儲期限1.根據(jù)會議的性質(zhì)、重要程度和相關(guān)法律法規(guī)要求，確定會議錄像資料的存儲期限。一般情況下，重要會議的錄像資料應(yīng)長期保存，一般性會議的錄像資料可保存一定期限，如15年等。2.在存儲期限屆滿后，對已過保存期限的會議錄像資料進行清理和銷毀。清理和銷毀過程應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行，確保錄像資料的徹底刪除，防止信息泄露。四、會議錄像資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.明確會議錄像資料的查閱權(quán)限，嚴格按照規(guī)定的程序和范圍進行查閱。一般情況下，涉及會議決策過程、重要文件等核心內(nèi)容的錄像資料，僅限相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門或特定人員查閱；對于一般性會議信息的錄像資料，可根據(jù)工作需要，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準后，由指定人員查閱。2.建立查閱登記制度，對查閱會議錄像資料的人員、時間、內(nèi)容等進行詳細記錄，確保查閱行為可追溯。（二）使用規(guī)定1.會議錄像資料僅供本組織內(nèi)部使用，未經(jīng)批準，不得擅自對外提供或傳播。如需對外提供會議錄像資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)，并確保提供的資料符合保密要求。2.使用會議錄像資料時，應(yīng)嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)和本組織的保密規(guī)定，不得對錄像資料進行任何形式的篡改、剪輯、傳播或用于其他非法目的。3.對于因工作需要復(fù)制會議錄像資料的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)制后的錄像資料應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。五、會議錄像資料的保密管理（一）保密責(zé)任1.各組織應(yīng)明確會議錄像資料保密工作的責(zé)任主體，加強對相關(guān)工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和責(zé)任意識。2.錄像人員、資料管理人員等直接接觸會議錄像資料的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任，確保其嚴格遵守保密規(guī)定。（二）保密措施1.對會議錄像資料存儲場所進行物理隔離，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。存儲場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對人員出入情況進行實時監(jiān)控。2.在會議錄像資料的存儲、傳輸、使用等過程中，采用加密技術(shù)，確保資料的保密性。對涉及敏感信息的錄像資料，應(yīng)進行加密存儲和傳輸，并設(shè)置不同級別的訪問密碼。3.加強對會議錄像資料電子文檔的管理，設(shè)置嚴格的文件訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。定期對電子文檔進行病毒查殺和安全檢查，確保文檔安全。（三）保密監(jiān)督與檢查1.建立會議錄像資料保密監(jiān)督檢查制度，定期對保密措施的執(zhí)行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取相應(yīng)的補救措施，防止信息泄露造成不良后果。六、會議錄像設(shè)備的管理與維護（一）設(shè)備管理1.建立會議錄像設(shè)備臺賬，詳細記錄設(shè)備的型號、規(guī)格、購置時間、使用情況等信息，確保設(shè)備管理的規(guī)范化和信息化。2.明確設(shè)備的使用部門和責(zé)任人，嚴格按照操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或拆卸設(shè)備。（二）維護保養(yǎng)1.制定會議錄像設(shè)備維護保養(yǎng)計劃，定期對設(shè)備進行清潔、調(diào)試、校準等維護工作，確保設(shè)備性能良好。2.對設(shè)備出現(xiàn)的故障和問題，應(yīng)及時進行維修和處理。對于無法自行維修的設(shè)備，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。（三）設(shè)備更新與報廢1.根據(jù)會議錄像工作的發(fā)展需求和設(shè)備的使用狀況，適時對會議錄像設(shè)備進行更新?lián)Q代，