PAGE會議室用法制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保各類會議及活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室，包括但不限于[具體會議室名稱列舉]等。（三）基本原則1.合理安排原則：根據(jù)會議需求和參會人數(shù)，合理安排合適的會議室，避免資源浪費。2.高效使用原則：提高會議室的使用頻率和使用效率，確保會議按時、順利召開。3.統(tǒng)一管理原則：會議室由公司行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配，未經(jīng)許可不得擅自使用。二、會議室使用申請與審批（一）申請流程1.申請人：公司各部門員工如需使用會議室，應(yīng)提前填寫《會議室使用申請表》。2.申請內(nèi)容：申請表應(yīng)詳細填寫會議主題、時間、預(yù)計時長、參會人數(shù)、是否需要特殊設(shè)備（如投影儀、音響等）等信息。3.提交方式：申請人將填寫完整的申請表提交至公司行政部門。可通過郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)或直接送達行政辦公室等方式提交。（二）審批流程1.行政部門初審：行政部門收到申請表后，對申請信息進行初步審核，包括會議室是否可用、申請時間是否沖突等。2.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：對于重要會議或涉及多個部門的會議，行政部門初審?fù)ㄟ^后，需提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門將申請表反饋給申請人，并為其預(yù)留會議室。3.緊急申請：如遇緊急會議，申請人可先電話聯(lián)系行政部門說明情況，行政部門在確認會議室可用后，可先安排使用，申請人應(yīng)在會議結(jié)束后及時補辦申請手續(xù)。三、會議室使用安排（一）使用順序1.優(yōu)先級別：根據(jù)會議的重要性、緊急程度等因素，確定會議室使用的優(yōu)先級別。一般情況下，重要會議、公司級會議優(yōu)先安排，部門內(nèi)部會議次之。2.時間沖突協(xié)調(diào)：如出現(xiàn)多個部門申請同一時間段會議室的情況，行政部門應(yīng)根據(jù)優(yōu)先級別進行協(xié)調(diào)，盡量滿足各方需求。對于無法協(xié)調(diào)的沖突，應(yīng)與相關(guān)部門溝通，重新安排會議時間。（二）使用時長1.常規(guī)會議：一般會議的使用時長應(yīng)根據(jù)會議預(yù)計時長合理安排，原則上不超過會議室預(yù)訂的最長使用時間。2.特殊情況：如因會議內(nèi)容復(fù)雜、討論激烈等原因需要延長使用時間的，申請人應(yīng)提前向行政部門說明情況，經(jīng)行政部門同意后方可延長。（三）使用結(jié)束1.清理要求：會議結(jié)束后,參會人員應(yīng)自覺清理會議室，將桌椅擺放整齊，帶走會議文件、資料等物品，保持會議室整潔。2.反饋檢查：行政部門工作人員應(yīng)在會議結(jié)束后及時對會議室進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有物品損壞、衛(wèi)生未清理等情況，應(yīng)及時通知相關(guān)責(zé)任人進行處理。四、會議室設(shè)備使用與維護（一）設(shè)備清單會議室配備的設(shè)備包括但不限于投影儀、音響系統(tǒng)、麥克風(fēng)、白板、電腦等。行政部門應(yīng)建立會議室設(shè)備清單，詳細記錄設(shè)備的型號、數(shù)量、配置等信息。（二）設(shè)備使用1.操作培訓(xùn)：如需使用特殊設(shè)備，行政部門應(yīng)提前安排專業(yè)人員對使用人員進行操作培訓(xùn)，確保其能夠正確使用設(shè)備。2.使用規(guī)范：使用人員應(yīng)嚴格按照設(shè)備操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。在使用過程中如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即停止使用，并及時通知行政部門維修人員。（三）設(shè)備維護1.定期檢查：行政部門應(yīng)定期對會議室設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。檢查內(nèi)容包括設(shè)備的外觀、性能、連接情況等。2.故障維修：對于設(shè)備出現(xiàn)的故障，行政部門應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。維修人員應(yīng)在接到通知后盡快到達現(xiàn)場進行維修，并記錄維修情況。3.設(shè)備更新：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和技術(shù)的進步，行政部門應(yīng)根據(jù)實際情況及時對會議室設(shè)備進行更新和升級，以滿足會議需求。五、會議室環(huán)境衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.清潔責(zé)任：會議室的日常清潔工作由行政部門安排專人負責(zé)，每日會議結(jié)束后進行全面清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等。2.定期消毒：為了保障參會人員的健康，行政部門應(yīng)定期對會議室進行消毒處理，特別是在流感高發(fā)季節(jié)或會議密集期間，增加消毒頻次。（二）衛(wèi)生保持1.參會人員自律：參會人員應(yīng)自覺保持會議室的衛(wèi)生，不得在會議室吸煙、亂扔垃圾等。2.食品管理：如需在會議室提供食品和飲料，應(yīng)提前做好防護措施，避免食物殘渣、飲料灑落在地面或設(shè)備上。會議結(jié)束后，應(yīng)及時清理剩余食品和飲料包裝。六、會議室安全管理（一）消防安全1.消防設(shè)施配備：會議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并確保其處于良好的備用狀態(tài)。2.安全通道暢通：會議室的安全通道應(yīng)保持暢通無阻，不得堆放雜物。嚴禁在安全通道內(nèi)停放車輛或設(shè)置障礙物。3.用火用電安全：在會議室使用電器設(shè)備時，應(yīng)嚴格遵守安全用電規(guī)定，不得私拉亂接電線，不得使用大功率電器設(shè)備。如需使用明火，應(yīng)提前向行政部門申請，并采取相應(yīng)的防火措施。（二）人員安全1.設(shè)備操作安全：使用人員在操作會議室設(shè)備時，應(yīng)注意自身安全，避免因操作不當(dāng)造成人身傷害。2.會議秩序維護：會議組織者應(yīng)維護好會議秩序，避免因人員擁擠、爭吵等情況引發(fā)安全事故。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)申請使用會議室：未按規(guī)定填寫申請表并獲得審批，擅自使用會議室的行為。2.擅自更改使用時間或使用時長：未經(jīng)行政部門同意，擅自更改已預(yù)訂的會議室使用時間或延長使用時長的行為。3.損壞會議室設(shè)備或環(huán)境衛(wèi)生：因故意或過失導(dǎo)致會議室設(shè)備損壞、環(huán)境衛(wèi)生嚴重破壞的行為。4.違反安全規(guī)定：違反會議室消防安全、人員安全等相關(guān)規(guī)定的行為。（二）處理措施1.警告：對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的行為，行政部門將給予警告，并要求其立即改正。2.罰款：對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的行為，行政部門將視情況給予罰款處理，罰款金額根據(jù)違規(guī)情節(jié)確定。3.限制使用：對于違規(guī)行為屢教不改的部門或個人，行政部門有權(quán)限制其使用會議室一段時間，直至其改正違規(guī)行為。4.其他處理：如因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司行政部門負責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或需要對制度進行調(diào)整時，行政部門將根據(jù)實際情況進行研究和處理，并及時