PAGE規(guī)范電子報銷憑證入賬制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范電子報銷憑證入賬流程，確保財務(wù)信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在辦理各類費用報銷業(yè)務(wù)時涉及的電子報銷憑證入賬管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子報銷憑證的取得、使用和入賬應(yīng)符合國家法律法規(guī)及稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定。2.真實性原則：報銷憑證必須真實反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實際發(fā)生情況，不得虛構(gòu)或篡改。3.準(zhǔn)確性原則：電子報銷憑證的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額等。4.完整性原則：報銷憑證應(yīng)具備完整的要素，如發(fā)票聯(lián)次、印章、電子簽名等，確保能夠作為合法有效的記賬依據(jù)。二、電子報銷憑證的定義與范圍（一）定義電子報銷憑證是指通過電子方式生成、存儲和傳輸?shù)?，能夠證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生并作為報銷依據(jù)的各類憑證，包括但不限于電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書等。（二）范圍1.增值稅電子普通發(fā)票：由增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)開具的，格式為PDF或OFD的電子發(fā)票。2.財政電子票據(jù)：由財政部門監(jiān)制的，以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類票據(jù)，如行政事業(yè)性收費票據(jù)、政府性基金票據(jù)等。3.電子客票行程單：用于報銷國內(nèi)航空旅客運輸服務(wù)的電子憑證。4.電子行程單：用于報銷鐵路、公路、水路等旅客運輸服務(wù)的電子憑證。5.電子海關(guān)專用繳款書：海關(guān)征收進(jìn)出口稅費時開具的電子繳款憑證。三、電子報銷憑證的取得與審核（一）取得要求1.員工應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，及時取得合法有效的電子報銷憑證。電子發(fā)票應(yīng)從增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)開具，且具備全國統(tǒng)一的發(fā)票號碼。2.取得電子報銷憑證后，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并與實際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符。對于不符合要求的電子報銷憑證，應(yīng)及時要求開票方重新開具或補充相關(guān)信息。3.員工取得電子報銷憑證后，應(yīng)妥善保存，防止丟失、損壞或被篡改。建議將電子報銷憑證下載至本地，并按照類別和時間順序進(jìn)行整理歸檔。（二）審核要點1.真實性審核：審核電子報銷憑證的票面信息是否與實際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一致，包括發(fā)票開具方、購買方、商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、金額等。通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺等渠道，對電子發(fā)票的真實性進(jìn)行查驗。2.合法性審核：審核電子報銷憑證是否符合國家法律法規(guī)及稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定，如發(fā)票開具是否規(guī)范、是否加蓋發(fā)票專用章或電子簽名等。對于財政電子票據(jù)，應(yīng)審核其是否由財政部門監(jiān)制且在規(guī)定的使用范圍內(nèi)。3.完整性審核：審核電子報銷憑證的各項要素是否齊全，如發(fā)票聯(lián)次是否完整、是否有開票日期、發(fā)票號碼、購買方和銷售方信息等。對于電子客票行程單和電子行程單，應(yīng)審核其是否包含航班、車次、座位號、票價等必要信息。4.關(guān)聯(lián)性審核：審核電子報銷憑證與報銷業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，確保報銷內(nèi)容與實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)且合理。如報銷辦公用品費用，應(yīng)提供相應(yīng)的購物清單或發(fā)票明細(xì)；報銷差旅費，應(yīng)提供出差審批單、交通票據(jù)、住宿發(fā)票等相關(guān)憑證。四、電子報銷憑證的入賬流程（一）提交報銷申請員工在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，應(yīng)按照公司規(guī)定的報銷流程，在財務(wù)報銷系統(tǒng)中提交報銷申請，并上傳電子報銷憑證的原件或加蓋單位公章的復(fù)印件。（二）部門審批報銷申請?zhí)峤缓螅蓡T工所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)制度和實際情況，對報銷事項的真實性、合理性和必要性進(jìn)行審核，并簽署審批意見。（三）財務(wù)審核財務(wù)部門收到報銷申請后，對電子報銷憑證及相關(guān)附件進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括但不限于憑證的真實性、合法性、完整性和關(guān)聯(lián)性等。對于不符合要求的報銷申請，財務(wù)部門應(yīng)及時通知員工補充或更正相關(guān)信息。（四）報銷支付經(jīng)財務(wù)審核通過的報銷申請，按照公司的資金支付流程進(jìn)行報銷支付。報銷款項可以通過銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支付或其他符合公司規(guī)定的方式支付給員工。（五）入賬處理財務(wù)人員在完成報銷支付后，應(yīng)及時將電子報銷憑證及相關(guān)附件進(jìn)行整理，并按照會計核算的要求進(jìn)行入賬處理。電子報銷憑證應(yīng)作為記賬憑證的附件，與紙質(zhì)記賬憑證一并裝訂成冊，按照會計檔案管理的規(guī)定進(jìn)行保管。五、電子報銷憑證的歸檔與保管（一）歸檔要求1.電子報銷憑證應(yīng)按照年度、月份和類別進(jìn)行分類歸檔。每個類別下的電子報銷憑證應(yīng)按照報銷日期順序排列，并建立相應(yīng)的索引目錄，以便于查找和核對。2.電子報銷憑證的歸檔格式應(yīng)統(tǒng)一，建議采用PDF格式保存。同時，應(yīng)確保電子報銷憑證的元數(shù)據(jù)完整，包括發(fā)票號碼、開票日期、金額等信息，以便于后續(xù)的查詢和統(tǒng)計。3.對于電子報銷憑證的紙質(zhì)打印件，應(yīng)與電子原件一同歸檔，并在紙質(zhì)打印件上注明“與原件一致”字樣，由財務(wù)人員簽字確認(rèn)。（二）保管期限電子報銷憑證的保管期限按照國家會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會計憑證的保管期限為30年。在保管期限內(nèi)，應(yīng)確保電子報銷憑證的安全存儲，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。（三）存儲方式電子報銷憑證應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤、磁帶等。同時，應(yīng)定期對存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，并按照規(guī)定的時間間隔進(jìn)行更新。（四）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子報銷憑證時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露電子報銷憑證的內(nèi)容。2.外部單位因?qū)徲?、稅?wù)檢查等原因需要查閱電子報銷憑證時，應(yīng)按照國家法律法規(guī)的要求，提供相應(yīng)的證明文件，并提前與公司財務(wù)部門預(yù)約。查閱過程中，應(yīng)由公司財務(wù)人員陪同，并對查閱情況進(jìn)行記錄。3.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱電子報銷憑證時，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管電子報銷憑證，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還電子報銷憑證，并由財務(wù)人員進(jìn)行核對。六、電子報銷憑證的風(fēng)險防范與控制（一）風(fēng)險識別1.虛假電子報銷憑證風(fēng)險：如偽造、篡改電子發(fā)票信息，使用虛假的電子客票行程單等進(jìn)行報銷。2.重復(fù)報銷風(fēng)險：同一電子報銷憑證被多次用于報銷。3.數(shù)據(jù)安全風(fēng)險：電子報銷憑證在傳輸、存儲過程中可能發(fā)生數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改等情況。4.合規(guī)風(fēng)險：電子報銷憑證的入賬不符合國家法律法規(guī)及稅務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定，導(dǎo)致公司面臨稅務(wù)風(fēng)險和法律責(zé)任。（二）風(fēng)險防范措施1.加強員工培訓(xùn)：定期組織員工參加電子報銷憑證相關(guān)知識的培訓(xùn)，提高員工對電子報銷憑證的認(rèn)識和辨別能力，確保員工能夠正確取得、審核和使用電子報銷憑證。2.建立風(fēng)險預(yù)警機制：利用財務(wù)報銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能，對電子報銷憑證的報銷情況進(jìn)行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)異常報銷行為，并發(fā)出預(yù)警提示。對于重復(fù)報銷、大額異常報銷等情況，應(yīng)進(jìn)行重點核查。3.強化技術(shù)手段：采用先進(jìn)的電子發(fā)票管理系統(tǒng)和財務(wù)報銷系統(tǒng)，實現(xiàn)電子報銷憑證的自動識別、查驗和審核功能，提高工作效率和準(zhǔn)確性。同時，加強數(shù)據(jù)安全防護(hù)，采用加密技術(shù)、備份存儲等措施，確保電子報銷憑證數(shù)據(jù)的安全。4.嚴(yán)格內(nèi)部控制：完善公司內(nèi)部的報銷審批流程，明確各部門和人員在電子報銷憑證管理中的職責(zé)，加強對報銷業(yè)務(wù)的全過程監(jiān)督。財務(wù)部門應(yīng)定期對電子報銷憑證的入賬情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.加強與稅務(wù)部門的溝通：及時了解國家稅收政策的變化，掌握電子報銷憑證在稅務(wù)處理方面的要求，確保公司的電子報銷憑證入賬工作符合稅務(wù)法規(guī)的規(guī)定。積極配合稅務(wù)部門的檢查工作，提供真實、準(zhǔn)確的電子報銷憑證資料。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對電子報銷憑證的入賬情況進(jìn)行審計檢查，重點審查電子報銷憑證的真實性、合法性、完整性和合規(guī)性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）財務(wù)自查財務(wù)部門應(yīng)定期對電子報銷憑證的入賬工作進(jìn)行自查，確保電子報銷憑證的入賬流程符合公司制度和國家法律法規(guī)的要求。自查內(nèi)容包括電子報銷憑證的取得、審核、入賬、歸檔等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時進(jìn)行糾正。（三）違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)