PAGE規(guī)范日常用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司日常用品管理，規(guī)范日常用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，確保日常用品的合理配置與有效利用，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司范圍內(nèi)涉及日常用品使用的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保日常用品管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)公司實(shí)際需求，合理配置日常用品，避免浪費(fèi)與過(guò)度配置。3.節(jié)約性原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用日常用品，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)及人員在日常用品管理中的職責(zé)，確保管理工作有序開(kāi)展。二、日常用品分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書(shū)寫(xiě)工具：包括各類筆（如中性筆、圓珠筆、鋼筆等）、鉛筆、記號(hào)筆等。標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)工作實(shí)際需求，每人每月配備適量書(shū)寫(xiě)工具，以滿足日常文件書(shū)寫(xiě)、記錄等工作要求。2.紙張類：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)部門(mén)業(yè)務(wù)量及工作性質(zhì)，合理核定各部門(mén)每月紙張類用品的用量。例如，行政部門(mén)每月打印紙用量根據(jù)文件收發(fā)及辦公需求進(jìn)行預(yù)估，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目文檔打印需求進(jìn)行配置。3.文件夾、檔案袋類：用于文件整理與存放。標(biāo)準(zhǔn)：按照文件類別及數(shù)量，合理配備文件夾、檔案袋。如財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)每月財(cái)務(wù)資料數(shù)量，配備相應(yīng)規(guī)格的文件夾用于分類存放憑證、報(bào)表等文件。（二）辦公設(shè)備類1.電腦及周邊設(shè)備：包括臺(tái)式電腦、筆記本電腦、顯示器、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)崗位工作需求配置電腦設(shè)備。例如，設(shè)計(jì)崗位配備高性能電腦以滿足圖形處理需求；普通辦公崗位配備滿足日常辦公軟件運(yùn)行的電腦。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備根據(jù)部門(mén)業(yè)務(wù)量及打印、復(fù)印需求進(jìn)行配置，如行政部門(mén)因文件收發(fā)頻繁，可配備一臺(tái)多功能一體機(jī)滿足打印、復(fù)印、掃描需求。2.辦公桌椅：根據(jù)員工崗位性質(zhì)及辦公空間合理配置。標(biāo)準(zhǔn)：辦公椅應(yīng)符合人體工程學(xué)設(shè)計(jì)，保證員工舒適辦公；辦公桌根據(jù)辦公空間及工作需求選擇合適尺寸及款式。例如，開(kāi)放式辦公區(qū)域可配備簡(jiǎn)約的組合辦公桌，獨(dú)立辦公室可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別及辦公需求配備相應(yīng)規(guī)格的辦公桌椅。（三）清潔用品類1.地面清潔用品：如拖把、掃帚、吸塵器、清潔劑等。標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)辦公區(qū)域面積及清潔頻率，合理配備清潔用品。例如，大面積辦公區(qū)域配備大功率吸塵器，小面積辦公區(qū)域可配備小型拖把、掃帚等。清潔劑根據(jù)清潔需求選擇合適類型及用量。2.桌面清潔用品：如抹布、桌面清潔劑等。標(biāo)準(zhǔn)：每個(gè)辦公桌面配備適量抹布，定期進(jìn)行清潔。桌面清潔劑根據(jù)污漬情況合理使用，確保桌面整潔。（四）耗材類1.打印機(jī)墨盒、硒鼓：根據(jù)打印機(jī)使用頻率及打印量合理配備。標(biāo)準(zhǔn)：統(tǒng)計(jì)各打印機(jī)每月平均打印量，結(jié)合墨盒、硒鼓的使用壽命，提前預(yù)估用量并進(jìn)行采購(gòu)。例如，每月打印量較大的打印機(jī)，應(yīng)適當(dāng)增加墨盒、硒鼓的儲(chǔ)備量。2.復(fù)印機(jī)碳粉：依據(jù)復(fù)印機(jī)使用情況進(jìn)行配置。標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)復(fù)印機(jī)每月復(fù)印頁(yè)數(shù)及碳粉容量，確定碳粉的采購(gòu)數(shù)量。如每月復(fù)印量穩(wěn)定的復(fù)印機(jī)，可定期采購(gòu)適量碳粉以保證正常使用。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)日常用品的使用情況及需求預(yù)測(cè)，每月[具體日期]前填寫(xiě)《日常用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需日常用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)匯總各部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行審核與分析，制定月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。（二）采購(gòu)流程1.供應(yīng)商選擇行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)物品的性質(zhì)及需求，通過(guò)多種渠道（如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等）收集潛在供應(yīng)商信息。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。選擇至少[X]家合格供應(yīng)商建立供應(yīng)商名錄。2.采購(gòu)實(shí)施根據(jù)月度采購(gòu)計(jì)劃，行政部門(mén)向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物品的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)與發(fā)貨，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。3.驗(yàn)收采購(gòu)物品到貨后，行政部門(mén)組織相關(guān)人員（如使用部門(mén)代表、質(zhì)量檢驗(yàn)人員等）進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收合格的物品辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物品及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨等。（三）采購(gòu)預(yù)算控制1.公司設(shè)立日常用品采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)預(yù)算應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃及實(shí)際需求進(jìn)行編制。2.行政部門(mén)在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)費(fèi)用不超出預(yù)算范圍。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。四、使用管理（一）領(lǐng)用制度1.員工因工作需要領(lǐng)用日常用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《日常用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量及領(lǐng)用原因。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)員工的領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后簽字批準(zhǔn)。3.員工憑批準(zhǔn)后的《日常用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取所需物品。行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放物品，并做好發(fā)放記錄。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照日常用品的使用說(shuō)明正確使用，不得隨意損壞或丟棄。2.辦公設(shè)備類物品應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)與保養(yǎng)，確保正常運(yùn)行。例如，電腦應(yīng)定期殺毒、清理系統(tǒng)垃圾；打印機(jī)、復(fù)印機(jī)應(yīng)定期更換墨盒、硒鼓，進(jìn)行卡紙等故障排查與清理。3.清潔用品應(yīng)按照規(guī)定的使用方法與用量使用，避免浪費(fèi)與環(huán)境污染。（三）節(jié)約使用1.倡導(dǎo)員工節(jié)約使用日常用品，如雙面打印、復(fù)印紙張，減少一次性用品的使用等。2.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)日常用品的使用情況進(jìn)行檢查與統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象及時(shí)進(jìn)行糾正與教育。五、保管管理（一）倉(cāng)庫(kù)管理1.行政部門(mén)設(shè)立日常用品倉(cāng)庫(kù)，負(fù)責(zé)日常用品的存儲(chǔ)與保管。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，確保物品存放安全。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的庫(kù)存臺(tái)賬。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)記錄物品的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.定期盤(pán)點(diǎn)：行政部門(mén)應(yīng)每月對(duì)日常用品倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行一次盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)工作由倉(cāng)庫(kù)管理人員及財(cái)務(wù)人員共同參與。2.不定期抽查：公司財(cái)務(wù)部門(mén)或?qū)徲?jì)部門(mén)可根據(jù)工作需要對(duì)日常用品庫(kù)存進(jìn)行不定期抽查，檢查庫(kù)存管理情況。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（三）庫(kù)存安全1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，確保庫(kù)存物品安全。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)安全管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。3.對(duì)于易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行單獨(dú)存放與管理，確保安全。六、廢舊物品處理（一）廢舊物品界定1.日常用品在使用過(guò)程中因損壞、報(bào)廢等原因無(wú)法繼續(xù)使用的，即為廢舊物品。2.廢舊物品包括辦公文具類、辦公設(shè)備類、清潔用品類、耗材類等各類物品。（二）處理流程1.各部門(mén)發(fā)現(xiàn)廢舊物品后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《廢舊物品處理申請(qǐng)表》，注明廢舊物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。2.行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的廢舊物品處理申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后組織相關(guān)人員對(duì)廢舊物品進(jìn)行清理與分類。3.對(duì)于可回收利用的廢舊物品，行政部門(mén)聯(lián)系專業(yè)回收公司進(jìn)行回收處理，并做好回收記錄?；厥沼涗洃?yīng)包括回收公司名稱、回收物品名稱、數(shù)量、回收價(jià)格等信息。4.對(duì)于不可回收利用的廢舊物品，行政部門(mén)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如交由有資質(zhì)的垃圾處理公司進(jìn)行處理等。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司設(shè)立日常用品管理監(jiān)督小組，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及員工代表組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)日常用品管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督與檢查。（二）檢查內(nèi)容1.采購(gòu)管理：檢查采購(gòu)計(jì)劃的制定與執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇與管理情況、采購(gòu)預(yù)算控制情況等。2.使用管理：檢查員工領(lǐng)用制度的執(zhí)行情況、日常用品的使用規(guī)范與節(jié)約使用情況等。3.保管管理：檢查倉(cāng)庫(kù)管理情況、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)情況、庫(kù)存安全情況等。4.廢舊物品處理：檢查廢舊物品處理流程執(zhí)行情況、回收記錄及處理結(jié)果等。（三）檢查頻率監(jiān)督小組定期對(duì)日常用品管理工作進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，并根據(jù)工作需要進(jìn)行不定期抽查。（四）問(wèn)題處理1.監(jiān)督小組在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門(mén)或人員發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.責(zé)任部門(mén)或人員應(yīng)按照整改通知要求制定整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。整