PAGE檔案原件管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案原件管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案原件管理工作中的行為。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案原件應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：確保檔案原件的齊全、完整，涵蓋公司運(yùn)營的各個(gè)方面。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案原件的安全，防止丟失、損壞、泄露。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的檔案原件嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案原件的范圍（一）文書檔案1.公司各類紅頭文件、通知、報(bào)告、請示等。2.會議紀(jì)要、決議、記錄等。3.工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等。（二）合同檔案1.各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議。2.租賃合同、采購合同、銷售合同等。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。2.審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。（四）人事檔案1.員工入職登記表、簡歷、勞動合同等。2.員工培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)等。3.員工薪酬福利資料等。（五）技術(shù)檔案1.產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、圖紙等。2.工藝文件、操作規(guī)程等。（六）其他檔案1.公司證照、資質(zhì)證書等。2.重大活動照片、視頻資料等。三、檔案原件的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案原件的收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對于日常工作中形成的檔案原件，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門。3.涉及多個(gè)部門的檔案原件，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理后移交。（二）整理方法1.按照檔案類別進(jìn)行分類，如文書檔案、合同檔案等。2.對每類檔案進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。4.對檔案原件進(jìn)行裝訂、編頁，確保整齊、牢固。四、檔案原件的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理部門對收集整理后的檔案原件進(jìn)行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案原件按照編號順序存入檔案庫房，并在檔案目錄中登記歸檔日期。3.建立電子檔案目錄，實(shí)現(xiàn)檔案原件的信息化管理。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)，確定不同檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要合同等。3.長期保管的檔案包括一般業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括一般性文件、資料等，保管期限為[X]年。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案原件的安全。五、檔案原件的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案原件，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。3.檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同查閱，確保檔案原件的安全和完整。4.查閱人員不得在檔案原件上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案原件的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因和期限。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案原件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照等。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案原件，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查。六、檔案原件的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性等因素，對檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、日期等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案原件徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將清單存檔。七、檔案原件的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化要求1.對重要的檔案原件應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案原件內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。3.建立電子檔案的分類目錄和索引，便于查詢和利用。（二）數(shù)字化流程1.檔案管理部門制定數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化的范圍、時(shí)間、質(zhì)量要求等。2.選擇專業(yè)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案數(shù)字化處理。3.對數(shù)字化后的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保符合要求。4.將數(shù)字化檔案上傳至電子檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行存儲和管理。八、檔案原件管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案原件管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組由公司內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門人員組成。（二）檢查內(nèi)容1.檔案原件的收集、整理、歸檔情況。2.檔案原件的保管條件和安全措施落實(shí)情況。3.檔案原件的查閱、借閱和銷毀程序執(zhí)行情況。4.檔案原件數(shù)字化管理工作開展情況。（三）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。2.