PAGE檢驗(yàn)記錄使用規(guī)范制度一、總則1.目的本規(guī)范制度旨在確保公司檢驗(yàn)記錄的準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，便于追溯產(chǎn)品質(zhì)量、滿足法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供可靠依據(jù)。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及產(chǎn)品檢驗(yàn)的部門(mén)及人員，包括原材料檢驗(yàn)、過(guò)程檢驗(yàn)、成品檢驗(yàn)等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的檢驗(yàn)記錄。3.職責(zé)分工質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋檢驗(yàn)記錄使用規(guī)范制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。對(duì)各部門(mén)的檢驗(yàn)記錄進(jìn)行定期檢查和審核，確保記錄符合要求。各檢驗(yàn)部門(mén)負(fù)責(zé)按照本制度要求，準(zhǔn)確、及時(shí)地填寫(xiě)和保存檢驗(yàn)記錄。對(duì)檢驗(yàn)記錄的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，確保記錄能夠真實(shí)反映檢驗(yàn)過(guò)程和結(jié)果。其他相關(guān)部門(mén)在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合質(zhì)量部門(mén)和檢驗(yàn)部門(mén)做好檢驗(yàn)記錄的相關(guān)工作。如提供必要的信息、協(xié)助查閱記錄等。二、檢驗(yàn)記錄的基本要求1.記錄內(nèi)容檢驗(yàn)項(xiàng)目應(yīng)明確記錄所檢驗(yàn)的產(chǎn)品或項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、批次等信息，確保能夠準(zhǔn)確標(biāo)識(shí)檢驗(yàn)對(duì)象。檢驗(yàn)方法詳細(xì)記錄所采用的檢驗(yàn)方法、依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范，以便追溯檢驗(yàn)過(guò)程的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。檢驗(yàn)數(shù)據(jù)如實(shí)記錄檢驗(yàn)過(guò)程中獲取的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，包括測(cè)量結(jié)果、試驗(yàn)數(shù)據(jù)、觀察現(xiàn)象等。數(shù)據(jù)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改。檢驗(yàn)結(jié)論根據(jù)檢驗(yàn)數(shù)據(jù)，明確給出檢驗(yàn)結(jié)論，如合格、不合格或待進(jìn)一步驗(yàn)證等。檢驗(yàn)結(jié)論應(yīng)客觀、公正，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。檢驗(yàn)人員簽名檢驗(yàn)人員應(yīng)在記錄上簽署姓名，以確認(rèn)記錄的真實(shí)性和本人對(duì)檢驗(yàn)結(jié)果負(fù)責(zé)。檢驗(yàn)日期記錄檢驗(yàn)活動(dòng)發(fā)生的具體日期，精確到年、月、日、時(shí)、分，確保記錄的時(shí)效性。2.記錄格式統(tǒng)一規(guī)范公司應(yīng)制定統(tǒng)一的檢驗(yàn)記錄格式，確保各部門(mén)、各環(huán)節(jié)的記錄具有一致性和可比性。格式應(yīng)包括表頭、正文和簽字欄等必要部分，便于填寫(xiě)和查閱。清晰易讀記錄格式應(yīng)設(shè)計(jì)合理,字跡清晰，易于辨認(rèn)。避免使用過(guò)于復(fù)雜或模糊的表格和符號(hào)，確保記錄內(nèi)容能夠一目了然。電子與紙質(zhì)結(jié)合根據(jù)實(shí)際情況，檢驗(yàn)記錄可采用電子文檔和紙質(zhì)文檔兩種形式保存。電子文檔應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，便于檢索和查詢；紙質(zhì)文檔應(yīng)整齊裝訂，妥善保管。三、檢驗(yàn)記錄的填寫(xiě)規(guī)范1.及時(shí)填寫(xiě)檢驗(yàn)人員應(yīng)在檢驗(yàn)活動(dòng)完成后及時(shí)填寫(xiě)檢驗(yàn)記錄，不得拖延或事后補(bǔ)記。確保記錄與檢驗(yàn)過(guò)程同步，真實(shí)反映實(shí)際情況。2.字跡工整填寫(xiě)記錄時(shí)，應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或黑色中性筆，字跡工整、清晰，不得潦草、模糊。數(shù)字和文字應(yīng)規(guī)范書(shū)寫(xiě)，避免錯(cuò)別字和涂改現(xiàn)象。3.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確檢驗(yàn)數(shù)據(jù)應(yīng)依據(jù)準(zhǔn)確的測(cè)量工具和方法獲取，不得隨意估算或偽造。對(duì)于異常數(shù)據(jù)或不符合規(guī)定的數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明和分析，并采取相應(yīng)的處理措施。4.內(nèi)容完整按照記錄格式要求，逐項(xiàng)填寫(xiě)檢驗(yàn)記錄的各項(xiàng)內(nèi)容，不得遺漏重要信息。對(duì)于無(wú)內(nèi)容可填的項(xiàng)目，應(yīng)填寫(xiě)“無(wú)”或“/”等明確標(biāo)識(shí)。5.更改規(guī)范如發(fā)現(xiàn)記錄有誤需要更改時(shí)，應(yīng)采用規(guī)范的更改方法。在錯(cuò)誤處劃一條橫線，在其上方填寫(xiě)正確內(nèi)容，并由更改人簽字確認(rèn)。嚴(yán)禁刮擦、涂抹或使用修正液等不當(dāng)方式更改記錄。四、檢驗(yàn)記錄的審核與批準(zhǔn)1.內(nèi)部審核檢驗(yàn)人員自查檢驗(yàn)人員完成記錄填寫(xiě)后，應(yīng)首先進(jìn)行自我檢查，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行更正，并簽字確認(rèn)。部門(mén)主管審核各檢驗(yàn)部門(mén)主管應(yīng)對(duì)本部門(mén)的檢驗(yàn)記錄進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、邏輯性以及與檢驗(yàn)過(guò)程的一致性等。審核無(wú)誤后，在記錄上簽字批準(zhǔn)。2.質(zhì)量部門(mén)抽檢審核質(zhì)量部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的檢驗(yàn)記錄進(jìn)行抽檢審核。抽檢比例應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不少于[X]%。審核內(nèi)容包括記錄的規(guī)范性、數(shù)據(jù)的可靠性、檢驗(yàn)結(jié)論的準(zhǔn)確性等。對(duì)于抽檢中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。3.特殊情況的批準(zhǔn)對(duì)于一些特殊情況或緊急檢驗(yàn)任務(wù)，如來(lái)不及進(jìn)行常規(guī)審核程序時(shí)，可由質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)特批后先行記錄，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊審核手續(xù)。五、檢驗(yàn)記錄的保存與歸檔1.保存期限一般規(guī)定檢驗(yàn)記錄的保存期限應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品特性、法律法規(guī)要求及行業(yè)慣例確定。一般情況下，原材料檢驗(yàn)記錄應(yīng)保存至該批原材料生產(chǎn)的產(chǎn)品保質(zhì)期結(jié)束后[X]年；過(guò)程檢驗(yàn)和成品檢驗(yàn)記錄應(yīng)保存至產(chǎn)品交付后[X]年。特殊要求對(duì)于涉及重大質(zhì)量事故、法律法規(guī)糾紛或有特殊追溯要求的產(chǎn)品，檢驗(yàn)記錄的保存期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)，直至問(wèn)題解決或法律法規(guī)規(guī)定的期限屆滿。2.保存方式紙質(zhì)記錄紙質(zhì)檢驗(yàn)記錄應(yīng)分類裝訂成冊(cè)，存放在專門(mén)的檔案柜中。檔案柜應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止記錄受潮、發(fā)霉或損壞。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)記錄的借閱登記制度，嚴(yán)格控制記錄的借閱范圍和借閱期限。電子記錄電子檢驗(yàn)記錄應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)路徑和命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲(chǔ)。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和修改電子記錄。3.歸檔管理定期歸檔各檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)定期將本部門(mén)的檢驗(yàn)記錄進(jìn)行整理歸檔，歸檔時(shí)間間隔一般為[X]月或[X]季度。歸檔時(shí)，應(yīng)按照記錄的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，確保歸檔記錄便于查閱和檢索。標(biāo)識(shí)清晰歸檔后的檢驗(yàn)記錄應(yīng)在檔案柜或存儲(chǔ)介質(zhì)上進(jìn)行清晰標(biāo)識(shí)，注明記錄的類別、年份、月份等信息。同時(shí)，應(yīng)建立檔案索引目錄，方便快速查找所需記錄。六、檢驗(yàn)記錄的查閱與使用1.查閱權(quán)限內(nèi)部查閱公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檢驗(yàn)記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檢驗(yàn)記錄查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到質(zhì)量部門(mén)或相關(guān)檢驗(yàn)部門(mén)查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱記錄，不得擅自將記錄帶出或復(fù)制。外部查閱如因法律法規(guī)要求、客戶需求或其他特殊原因需要向公司外部提供檢驗(yàn)記錄時(shí)，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，由質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容提供記錄，并做好記錄的發(fā)放登記工作。2.使用范圍檢驗(yàn)記錄僅用于公司內(nèi)部質(zhì)量追溯、產(chǎn)品質(zhì)量分析、過(guò)程改進(jìn)、法律法規(guī)合規(guī)性證明以及客戶需求等合法合規(guī)的用途。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得將檢驗(yàn)記錄用于其他目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。3.保密要求查閱和使用檢驗(yàn)記錄的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)記錄內(nèi)容予以保密。不得擅自傳播、復(fù)制、篡改或泄露檢驗(yàn)記錄中的任何信息，確保記錄信息的安全性和保密性。七、檢驗(yàn)記錄的銷毀1.銷毀條件當(dāng)檢驗(yàn)記錄的保存期限屆滿或因其他原因需要銷毀時(shí)，由質(zhì)量部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，并填寫(xiě)《檢驗(yàn)記錄銷毀申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)注明銷毀記錄的類別、年份、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批程序《檢驗(yàn)記錄銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀操作。3.銷毀方式紙質(zhì)記錄紙質(zhì)檢驗(yàn)記錄的銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行，確保記錄內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。電子記錄電子檢驗(yàn)記錄的銷毀應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行格式化處理。同時(shí)，應(yīng)保留數(shù)據(jù)刪除操作記錄，以備查證。4.監(jiān)督與記錄在檢驗(yàn)記錄銷毀過(guò)程中，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定要求進(jìn)行。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檢驗(yàn)記錄銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將申請(qǐng)表與銷毀記錄一并存檔。八、附則1.